Taskhubが代わりに日程調整を自動生成
従来の課題
😞 日程調整の往復地獄: メールで「いつが空いてますか？」「この日はどうですか？」を何度も繰り返し、1つのアポ取りに3〜5往復かかってしまう。
😞 手動でカレンダー確認: 自分のGoogleカレンダーを見ながら空き時間を手打ちでメールに書き起こし、誤記やダブルブッキングのリスクが常にある。
Taskhubを使った結果
✨ 1回のメールで日程調整完了: Googleカレンダーと自動連携し、1週間分の空き時間を一覧化したメールを瞬時に生成。相手は候補から選ぶだけで調整完了。
✨ カレンダー確認は全自動: 手動でスケジュール確認する必要なし。AIが正確な空き時間を抽出し、ビジネスマナーに沿った丁寧な日程調整メールまで自動作成してくれます。
Taskhubの使い方
Google Calendarとの連携設定を行う(初回のみ)
Taskhubの画面で、Google Calendarとの連携作業を行います。今ツールでは以下の情報を設定することが可能です。
- どのアカウントを使用するか
- 空き日程/埋まっている日程、どちらを取得するか
- 今日から何日分の空き日程を取得するか
- 空き日程/埋まっている日程、前後に何分のバッファを設けるか
- 土日を除く/土日・祝日を除く/毎日
上記の情報を案内の通りに設定してください。
宛先と日程取得の設定を行う
Taskhubの画面で、メール送信先の会社名・担当者名を入力し、Googleカレンダーと連携して1週間分の空き日程を自動取得します。必要な情報を入力するだけで、AIが自動的にカレンダー情報を読み込んでくれます。
カレンダーから空き日程を取得され、日程調整メールが自動生成
入力して数秒待つと、Googleカレンダーの空き時間を基にした丁寧な日程調整メールが完成します。具体的な候補日程が時間帯別に整理され、ビジネスマナーに沿った文面で出力されます。手動でカレンダーを確認してメール文面を考える手間が省け、日程調整業務が大幅に効率化されます。
導入効果
Taskhub導入前は、クライアントとの日程調整メールを作成するたびに、手動でカレンダーを確認し、空き時間を抽出する作業に1件あたり15分程度を要していました。月間約100件の日程調整が発生し、この業務だけで25時間を消費。導入後は、Googleカレンダー連携により空き日程の抽出から適切な文面でのメール作成まで自動化され、月間約20時間の工数削減を実現。営業活動により多くの時間を割けるようになりました。
従来は日程調整の返信が遅れがちで、クライアントを待たせてしまうことが多々ありました。特に複数の候補日程を整理し、相手に分かりやすくお伝えするメール作成に時間がかかっていたのが課題でした。Taskhub導入後は、カレンダーデータから即座に適切な候補日程と丁寧な文面を自動生成できるように。レスポンス速度が大幅に向上し、クライアントからの信頼度アップと商談成約率の向上に繋がっています。
日程調整業務の属人化により、担当者が不在の際はクライアントからの日程変更依頼に対応できず、ビジネス機会を逸失するリスクがありました。導入後は、誰でも同じ品質で迅速な日程調整メールを作成できる仕組みが構築され、チーム全体の対応力が標準化。結果として、クライアント対応の質的向上と機会損失の防止を同時に実現し、売上安定化に大きく寄与しています。
