Taskhubが書類の山をゼロにして、情報を共通資産に
従来の課題
😞 報告書が紙のまま放置: 過去の報告書が紙ベースでバラバラに保管されており、キャビネットの肥やしになっている。
😞 知見の検索地獄: 必要な情報を探すのに膨大な時間がかかり、過去の貴重な知見やノウハウが個人の記憶頼りになっていた。
Taskhubを使った結果
✨ 紙の書類はAIが自動でデータ化: OCR機能で、溜まっていた紙の報告書をスキャンするだけで自動でテキストデータに変換します。
✨ 欲しい情報を瞬時に発見: AIがデータ化された報告書の中身を学習。まるで優秀なアシスタントに話しかけるように、必要な情報をすぐに見つけ出せるようになります。
Taskhubの使い方
ファイルをアップロードする
まずはTaskhubのアプリ編集画面から、ファイルをアップロードしましょう。事例は多ければ多いほど回答精度が上がる傾向にあります。
今回は、Excel形式のダミーデータを使用しました。実際にこのアプリを運用する際はアプリの編集画面から、プロンプトはそのまま、ファイルを入れ替えることができれば、十分なクオリティのチャットボットが構築できます。
https://docs.google.com/spreadsheets/d/1atNKj7hY6DR4wasO633MqHai6C8CX4yjgta4be6sqwA/edit?usp=sharing
解決したい課題や目的をフォームに入力する
Taskhubの画面で、「課題・背景」や「活用用途」などの項目に、自社が抱えている問題や、AIを使って実現したいことを「報告書が紙ベースで分散してしまっていた」といった自然言語で入力します。
今回様々な検索条件がありますが、全ての情報を埋める必要はありません。それぞれの記載は任意となっています。
類似の過去事例とAIによる解説が即座に出力される
入力して数秒待つと、入力内容に近しい過去の導入事例一覧だけではなく、AIによる詳細な解説も一緒に示してくれます。専門知識がなくても、AIの解説を基に自信を持って解決策を検討できます。情報収集や企画立案に悩む時間がなくなり、次のアクションへの移行スピードが格段に向上します。
導入効果
導入前は、過去の膨大な技術報告書や仕様書が紙で倉庫に眠っており、類似案件の調査に丸一日かかることもありました。Taskhubで全文書をデータ化し、自然言語で検索できるようにした結果、資料調査がわずか数分で完了。年間で約500時間の工数削減に繋がり、削減した時間で先行技術の調査や新たな研究開発に集中できるようになりました。
化学メーカー 研究開発職 30代 S.K.さん
ベテランの退職に伴い、過去のトラブル対応ノウハウが失われつつあることに危機感を覚えていました。Taskhubを導入し、数十年分の故障報告書やマニュアルを学習させたところ、若手でもAIに相談しながら自己解決できる体制が実現。ベテランへの問い合わせが8割減り、技術伝承がスムーズに進むとともに、現場の対応力も格段に向上しました。
機械メーカー 保守メンテナンス部 40代 H.T.さん
導入前は、過去のヒヤリハット報告書が活用されず、類似の労災事故が繰り返し発生していました。Taskhubで全報告書をデータベース化し、キーワードで瞬時に検索・分析できるようにした結果、危険作業の前に過去事例を全作業員で共有する習慣が定着。類似災害の発生件数をゼロに抑えることができ、安全管理の質が飛躍的に高まりました。
建設業 安全管理部 50代 M.Y.さん
このアプリのプロンプトについて
システムプロンプト
以下の回答ルールに忠実に従ってください。
- ファイル検索ツールが無効でない限り、必ずファイル検索ツールを使用する。
- 回答が存在しない場合は、再度別のクエリでファイル検索ツールを実行する。
- 3回ファイル検索ツールを実行しても回答がない場合は「回答がわからない」旨をユーザーに伝える。
- google検索はユーザーから依頼があった場合以外は使わない。
プロンプトテンプレート
命令: 以下の情報と近い事例を複数紹介して欲しい。
会社名: {会社名}
課題・背景: {課題・背景}
導入部署: {導入部署}
活用用途: {活用用途}
出力形式:
## 過去事例の検索結果
[近しい事例を複数、行を複数行表形式で引用する]
## 解説
[今回の検索した内容とどう近いのか、可能な限り詳細かつロジカルに説明する]
