Taskhubが社内の総務担当になる
従来の課題
😞 問い合わせ対応で業務が中断: 「〇〇さんってどの部署だっけ？」といった簡単な確認の連絡が総務部に殺到。担当者はその都度、本来の業務を中断して対応に追われていた。
😞 ファイル検索のタイムロス: 最新の社員名簿がどのフォルダにあるか分からず、探すだけで一苦労。ファイルを開いてからも、目的の人物を見つけるのに時間がかかっていた。
Taskhubを使った結果
✨ 問い合わせはAIチャットに一本化: 社員に関する質問はすべてTaskhubに聞けばOK。総務部への問い合わせがゼロになり、担当者はコア業務に集中できます。
✨ 秒速で社員情報を検索: 氏名などを入力するだけで、AIが最新の社員名簿から即座に該当者情報を提示。ファイルを探す手間がなくなり、業務がスムーズに進みます。
Taskhubの使い方
事前に社員名簿をアップロードする
今回は、以下の社員名簿のサンプルを使用します。
https://docs.google.com/spreadsheets/d/1WZZOTR1HxftWJsPrJz4KUZRa7vvgfhlbh–DTKrwXS0/edit?usp=sharing
探したい社員の情報をフォームに入力する
Taskhubの画面で、検索したい社員の名前や所属部署といった情報をフォームに入力します。氏名や部署など、分かっている情報の一部を入力するだけで検索が可能です。
社員情報が即座に出力される
入力して数秒待つと、あらかじめアップロードしておいた社員名簿などの情報源を基に、該当する社員の情報が出力されます。氏名だけでなく、部署や役職もAIが探し出してくれます。社内の膨大なデータから手作業で担当者を探す手間が省け、業務効率が格段に向上します。
導入効果
導入前は、社員からの「〇〇さんはどの部署ですか？」といった問い合わせが総務部に殺到し、本来の業務を圧迫していました。Taskhub導入後は、社員が各自で情報を検索できるようになったため、問い合わせ対応の工数を月間約20時間削減。空いた時間で、以前から課題だった福利厚生制度の見直しといった、より創造的な業務に集中できています。
大手メーカー 総務部 30代 K.S.さん
新規プロジェクトの立ち上げ時、部署を横断して適切なスキルを持つ人材を探すのに、人づてで確認して回るしかなく、人選だけで1週間以上かかることもありました。Taskhub導入後は、AIにキーワードを投げるだけで最適な候補者がリストアップされるように。アサインまでの時間が平均3日に短縮され、スピーディーな事業展開が可能になりました。
IT企業 プロジェクトマネージャー 40代 Y.T.さん
お客様から専門的な質問を受けた際、社内の誰に聞けばよいか分からず、回答が遅れることが機会損失に繋がっていました。導入後は、Taskhubで製品名や技術領域を検索すれば、すぐに担当者が見つかるように。顧客へのレスポンス速度が劇的に向上したことで、「対応が早い」と評価され、商談の成約率が前年比で15%アップしました。
中堅商社 営業職 20代 H.O.さん
このアプリのプロンプトについて
システムプロンプト
以下の回答ルールに忠実に従ってください。
- ファイル検索ツールが無効でない限り、必ずファイル検索ツールを使用する。
- 回答が存在しない場合は、再度別のクエリでファイル検索ツールを実行する。
- 3回ファイル検索ツールを実行しても回答がない場合は「回答がわからない」旨をユーザーに伝える。
- google検索はユーザーから依頼があった場合以外は使わない。
プロンプトテンプレート
命令: 以下の情報と一致する・近い社員を紹介して欲しい。
氏名: {記入する}
部署・役職: {記入する}
