Taskhubでは各組織ごとにシステムプロンプトを設定可能です。
システムプロンプトは全社に影響がでるので、変更する場合には細心の注意をはらって変更してください。
1. システムプロンプトとは？
社内AIアシスタントに、会社としての方針や役割を定義するための「基本行動指針」です。企業の理念、コンプライアンス、ブランドイメージに基づき、「専門家としての振る舞い」や「禁止事項」などをAIに常時守らせるための全社共通の設定です。
2. 通常のプロンプトと何が違う？
- 通常のプロンプト（社員の入力）
社員が日々の業務で入力する、個別の「質問」や「作業依頼」です。 - システムプロンプト（管理者による設定）
**全社員に共通して適用される「全社統一ルール」**です。会話の土台となる基盤設定であり、一度設定すればセッションを通じて全社的にAIの言動を統制します。
3. システムプロンプトを設定すると何が嬉しいのか？
- 回答品質の統制とガバナンス強化
AIの回答を社内基準に準拠させ、コンプライアンス違反や情報漏洩リスクを低減できます。社員誰が使っても、企業として許容される範囲の回答が維持されます。 - 全社的な業務効率の向上
「必ず丁寧語で」「社内用語を理解して」といった共通指示を自動化し、全社員が指示を入力する手間を削減することで、組織全体の生産性を高めます。 - 企業文化やブランドボイスの浸透
AIの応答スタイルを企業が目指す姿に統一することで、社員が日々AIと対話する中で、自然と企業文化や対外的なコミュニケーションスタイルを体感できます。
4. システムプロンプトを設定するにあたっての注意点
- 禁止事項・遵守事項を具体的に明記する
「顧客の個人情報は絶対に出力しない」「未確定情報は『未確認』と明記する」など、セキュリティに関するルールは曖昧さをなくし、全社共通の絶対ルールとして明確に記述します。 - 全部門への影響を考慮し、汎用的に設定する
設定変更は全社員の利用体験に直結します。特定の業務に寄りすぎず、全部門にとって有益で、誰が使っても破綻しない汎用的な指示を心がける必要があります。 - 広くフィードバックを収集し、継続的に改善する
設定変更前後の影響について、アンケート等で広く社員から意見を収集することが重要です。全体の利便性を損なわないよう、継続的に設定を見直し、改善していくプロセスが不可欠です。