Taskhubを社内就業規則の検索チャットボットとして活用する

Taskhubが人事・総務の代わりになる

従来の課題

😞 情報探しに一苦労: 「採用手続きはどうだっけ？」と思っても、社内ポータルのどこにあるか分からない規程や、複数の資料を自分で探し出す必要があった。
😞 問い合わせ対応で業務が中断: 人事や総務には、従業員から同じような質問が何度も寄せられる。その度に担当者が回答し、本来の業務が止まってしまう。

Taskhubを使った結果

✨ 質問するだけで即解決: 従業員は知りたいことをチャットで質問するだけ。AIが関連する複数の社内規則を横断的に検索し、瞬時に回答を生成します。
✨ 問い合わせはAIにおまかせ: AIが24時間365日、社内ヘルプデスクとして自動応答。担当部署は定型的な問い合わせから解放され、コア業務に集中できます。

Taskhubの使い方

就業規則を事前にアップロードしておく

事前にTaskhubのアプリ編集画面からあなたの会社の就業規則をアップロードしておきましょう。今回は、サンプルデータとして以下のデータをアップロードしておきます。

https://drive.google.com/drive/folders/1RdE8Xylxa2wSiU_Vdo99wpiKbLt3881m?usp=sharing

調べたいことをフォームに入力する

Taskhubの画面で、事前にアップロードした社内規則などの情報源について、知りたい内容を「採用手続きについて教えて」といった自然言語で入力します。

導入効果

Taskhub導入前は、社員からの社内規則に関する問い合わせが1日に20件以上あり、その対応だけで半日が終わることも。コア業務である採用活動や制度設計が後回しになり、残業が続いていました。導入後は、社内規定をアップロードしたAIチャットボットを社員に展開。問い合わせが9割減り、月間約40時間の工数削減を達成しました。今は、新しい評価制度の策定という、より戦略的な業務に集中できています。
人事部 30代 S.K.さん

中途入社したばかりの頃は、誰に何を聞けばいいのか分からず、基本的な手続きについても質問しづらい雰囲気がありました。Taskhub導入後は、24時間いつでもAIに質問できるので、心理的な負担がゼロに。「採用手続きについて教えて」と入力するだけで、必要な書類や期限をすぐに教えてくれて、スムーズにオンボーディングを完了できました。おかげで早く業務に集中でき、安心して新しい環境に馴染むことができています。
開発部 20代 Y.N.さん

以前は社内規定が各部署のファイルサーバーに散在し、どれが最新版か分からない状態でした。結果、誤った情報に基づく判断ミスや、人事部への問い合わせが頻発し、全社的な生産性の低下を招いていました。Taskhubで「社内規則検索アプリ」を内製したことで、情報が一元化され、全社員が正確な情報へ即座にアクセスできる基盤が完成。コンプライアンス遵守と業務効率化を同時に実現し、安心して事業を推進できるようになりました。
経営企画室 40代 K.T.さん

このアプリのプロンプトについて

システムプロンプト

以下の回答ルールに忠実に従ってください。
  - ファイル検索ツールが無効でない限り、必ずファイル検索ツールを使用する。
  - 回答が存在しない場合は、再度別のクエリでファイル検索ツールを実行する。
  - 3回ファイル検索ツールを実行しても回答がない場合は「回答がわからない」旨をユーザーに伝える。
  - google検索はユーザーから依頼があった場合以外は使わない。

プロンプトテンプレート

{質問}