議事録は無駄?作成不要なパターンの判断基準と工数をゼロにする方法

「毎週の定例会議の議事録、正直書いていて意味があるのか分からない」

「頑張ってきれいにまとめても、誰も読み返していない気がする…」

毎日の業務の中で、こういったモヤモヤを抱えている方も多いのではないでしょうか?

議事録作成は、多くのビジネスパーソンが抱える「時間の使い道として疑問を感じるタスク」の代表格です。

会議の無駄に関する統計データとして、3分の1の会議が不要であるという調査結果もあります。 合わせてご覧ください。 https://otter.ai/blog/one-third-of-meetings-are-unnecessary-costing-companies-millions-and-no-one-is-happy-about-it

しかし、ただ闇雲に廃止すれば良いというわけではありません。

重要な決定事項が蒸発してしまったり、後々「言った言わない」のトラブルに発展したりするリスクもあるからです。

本記事では、現場が疲弊する「無駄な議事録」の正体と、作成不要なパターンの明確な判断基準、そしてどうしても必要な場合に工数を極限まで減らす具体的な方法について解説しました。

業務改善コンサルティングの現場で実際に導入し、チームの残業時間を大幅に削減したノウハウのみをご紹介します。

企業でChatGPTを安全かつ効果的に導入するための完全ガイドはこちらです。 合わせてご覧ください。

明日からの業務効率化に直結する内容ですので、ぜひ最後までご覧ください。

なぜ現場は「議事録は無駄」だと感じてしまうのか

多くの現場担当者が「議事録は無駄だ」と感じてしまう背景には、明確な理由が存在します。

作成にかかる労力に対して、得られる成果や活用度が著しく低いと感じられるとき、人はその業務を無駄だと判断します。

ここでは、現場が徒労感を抱く3つの典型的なパターンについて解説します。

誰も読み返さず、活用されている実感が湧かない

議事録を作成しても、それが一度も読み返されないままフォルダの奥底に眠ってしまうケースは非常に多く見られます。

作成者は会議中に必死にメモを取り、終了後も記憶を呼び起こしながら時間をかけて文章をまとめています。

しかし、メールやチャットツールで共有した際に、チームメンバーから「確認しました」というリアクションさえ返ってこないことも珍しくありません。

このような状況が続くと、作成者は「自分の仕事は誰の役にも立っていないのではないか」という虚無感に襲われます。

本来、議事録は情報の共有や備忘録としての役割を持つはずですが、誰も見ないドキュメントを作成することに意義を見出すのは困難です。

特に、次回の会議で前回の議事録が参照されることもなく、同じような議論が繰り返されている場合、その無駄な感覚は決定的なものとなります。

活用されない成果物に時間を費やすことは、個人のモチベーションを下げるだけでなく、組織全体の生産性を低下させる要因にもなります。

実際に、多くの企業で社内資料が十分に読まれていない実態を示す調査データもあります。 合わせてご覧ください。 https://prtimes.jp/main/html/rd/p/000000087.000149156.html

作成すること自体が目的になり、過剰な品質を求められる

議事録の本来の目的は「決定事項やネクストアクションの共有」であるはずですが、いつの間にか「立派な議事録を作ること」自体が目的化してしまうことがあります。

上司や管理者の中には、誤字脱字の修正や「てにをは」の統一、体裁の美しさに過剰にこだわる人もいます。

内容の正確性よりも、ドキュメントとしての見た目が重視されるようになると、作成者の負担は激増します。

例えば、発言のニュアンスを損なわないようにと、録音データを何度も聞き返して一言一句を正確に書き起こすような作業は、膨大な時間を消費します。

しかし、読み手が必要としているのは、会議で何が決まり、誰が何をいつまでにやるのかという結論だけである場合がほとんどです。

過剰な品質追求は、作成者の工数を圧迫するだけでなく、読み手にとっても「長すぎて要点が掴めない」というデメリットを生みます。

手段と目的が逆転した状態での作業は、担当者に強いストレスと「無駄な仕事をしている」という感覚を与えてしまいます。

こうした議事録作成の負担は、特に若手社員にとって大きな業務負荷となっていることが分かっています。 合わせてご覧ください。 https://www.advanced-media.co.jp/media/2021/09/414fc366d1ae208f25ab49afd3a7dd64.pdf

会議の内容自体が薄く、記録に残す価値がない

そもそも会議の内容自体が薄く、生産性が低い場合、その議事録を作成することに苦痛を感じるのは当然のことです。

単なる報告会や、誰も意見を出さないまま沈黙が続く会議、結論が出ずに次回に持ち越されるだけの会議などがこれに該当します。

中身のない会議をいくら美しくまとめても、そこには有益な情報は含まれていません。

このような場合、議事録担当者は「特に何も決まらなかった」という事実を、あたかも何か成果があったかのように作文しなければならないという理不尽な作業を強いられます。

「〇〇について議論を行った」と記載するものの、実際には雑談レベルの話しかしていなかったり、前回と同じ話の繰り返しだったりすることも多々あります。

価値のない情報を記録として残す行為は、二重の意味で時間の浪費です。

会議自体の質の低さが、議事録作成を「無駄な作業」と感じさせる根本的な原因となっているケースは少なくありません。

まずは会議そのものの在り方を見直さなければ、議事録の無意味さは解消されないでしょう。

そもそも議事録の正しい書き方がわからないという方は、こちらの記事を合わせてご覧ください。議事録のテンプレートも無料でダウンロードできます。

廃止しても問題ない「無駄な議事録」と「必要な議事録」の境界線

すべての議事録が無駄なわけではありません。

重要なのは、記録を残すべき会議と、そうでない会議を明確に区別することです。

ここでは、廃止しても問題ないパターンと、必ず作成すべきパターンの境界線を具体的な基準とともに解説します。

【廃止OK】単なる進捗報告や定例の連絡会

各メンバーが自分の作業状況を順番に報告するだけの定例会議や、連絡事項を伝達するだけの朝会などは、議事録を廃止しても問題ない典型的な例です。

こういった会議の目的は「情報の共有」であり、その場で全員が内容を理解していれば、わざわざ文書化して残す必要性は低いためです。

もし後から確認する必要があるとしても、タスク管理ツールやプロジェクト管理ツール(Backlog、Jira、Trelloなど)上でステータスやコメントを更新すれば十分事足ります。

わざわざWordやテキストエディタで別のドキュメントを作成するのは、情報の二重管理となり非効率です。

共有事項がある場合は、チャットツールで箇条書きにして流すだけで済みます。

形式的な議事録作成をやめ、本来業務に時間を使うことで、チーム全体のパフォーマンス向上が期待できます。

「定例だから書く」という思考停止を脱却し、ツールの機能を活用して記録の代替とすることが推奨されます。

【廃止OK】アイデア出しやブレインストーミングの会議

新しい企画のアイデア出しや、課題解決のためのブレインストーミングなど、発散を目的とした会議も、形式ばった議事録は不要です。

こうした会議で重要なのは、その場で出た生のアイデアや熱量、議論のプロセスそのものです。

これを後から文章で綺麗にまとめようとすると、どうしても細かいニュアンスが抜け落ちたり、文脈が変わってしまったりすることがあります。

代わりに有効なのが、ホワイトボードの写真や、オンラインホワイトボードツール(Miroなど)のスクリーンショットをそのまま保存することです。

あるいは、会議中にマインドマップツールを使ってリアルタイムに記録していく方法もあります。

これなら、誰がどのような流れでその発言をしたのかが視覚的に残るため、テキストだけの議事録よりもはるかに情報量が多く、後から見返した際の想起もしやすくなります。

「清書する」という工程を省き、ライブ感をそのまま保存形式にすることで、効率的に記録を残せます。

【作成必須】重要な意思決定やアクションプランが決まる会議

一方で、絶対に議事録を残さなければならないのが、組織としての意思決定や具体的なアクションプランが決定される会議です。

経営会議、プロジェクトの方針決定会議、予算承認会議などがこれに当たります。

ここでは「何が決まったのか」「なぜその決定に至ったのか」「次に誰が何をするのか」を明確に記録しておく必要があります。

人間の記憶は曖昧で、時間が経つにつれて都合よく書き換えられてしまうことがあります。

決定事項が文書化されていないと、後になって「そんなつもりではなかった」「その条件は聞いていない」といった認識のズレが生じ、プロジェクトの進行に大きな支障をきたす恐れがあります。

また、欠席者への情報共有や、将来的に過去の経緯を振り返る際にも、決定のロジックが記録されていることは極めて重要です。

この場合の議事録は、単なるメモではなく、組織の公式な記録としての役割を果たします。

【作成必須】社外やクライアントとの言った言わないを防ぐ場合

社外のクライアントやパートナー企業との打ち合わせも、議事録の作成が必須となる場面です。

ここでは、契約内容の確認、仕様の決定、スケジュールの合意など、ビジネス上の重要な取り決めが行われることが多いためです。

後日トラブルが発生した際に、議事録は自社を守るための証拠となります。

特に、要件定義や納期に関する話し合いでは、お互いの認識に齟齬がないかをその場で確認し、文書として残しておくことがリスク管理上不可欠です。

会議終了後、速やかに議事録を作成し、相手方にもメール等で送付して「この内容で相違ないか」の確認をとるフローを徹底すべきです。

相手から「確認しました」という返信をもらうことで、その内容は合意事項として確定します。

社外との会議における議事録は、信頼関係を維持し、無用なトラブルを回避するための防衛策として非常に高い価値を持ちます。

議事録を作成していなかった場合に生じる具体的なリスクについては、こちらの記事で解説されています。 合わせてご覧ください。 https://keiyaku-watch.jp/chokoben/media/yakkai_gijiroku_futsugo

議事録作成の「無駄」を徹底的に省くための3つの見直しポイント

必要な議事録であっても、その作成に何時間もかける必要はありません。

多くの人が陥っている「丁寧すぎる議事録」の呪縛を解き、本質的な価値に絞ることで、作成時間は劇的に短縮できます。

ここでは、議事録作成の工数を削減するための3つの見直しポイントを紹介します。

一言一句書き起こす「発言録」形式をやめる

議事録作成で最も時間を浪費するのが、会議中の発言を一言一句忠実に再現しようとする「発言録」形式です。

「Aさんが○○と言い、それに対してBさんが△△と返した」といった会話形式の記録は、読む側にとっても冗長で要点が掴みにくく、作成者にとっては地獄のような作業量を伴います。

裁判の記録やインタビュー記事でない限り、ビジネスの現場で完全な発言録が必要になるケースはほとんどありません。

発言録形式をやめ、議論の要点と結論のみをまとめる「要約」形式に切り替えましょう。

ChatGPTを使って効率的に文章の要約を作成する方法について解説した記事はこちらです。 合わせてご覧ください。

誰が発言したかという主語は重要ですが、その発言に至るまでの枕詞や言い淀み、繰り返しの説明などはすべてカットして構いません。

「議論の経緯」と「結論」が分かれば十分です。

これにより、文字起こしにかかる膨大な時間を削減できるだけでなく、読み手にとっても短時間で内容を把握できる質の高い議事録になります。

整った文章に修正する「清書」の時間をなくす

メモ書きを美しいビジネス文書に書き直す「清書」の時間も、極力なくすべき無駄の一つです。

「だ・である」調への統一や、丁寧語への書き換え、段落の調整などに時間をかけても、議事録の価値である「情報の正確性」や「共有のスピード」は向上しません。

むしろ、清書に時間をかけることで共有が遅れる方が、ビジネスにおいてはマイナスです。

箇条書きベースのシンプルな文体で十分です。

体裁を整えることよりも、事実を素早く書き留めることを優先してください。

社内向けの議事録であれば、多少の文法的な崩れやラフな表現があっても、意味が通じれば問題ありません。

「議事録は読み物ではなく、データである」と割り切り、装飾的な作業を排除することで、作成時間を大幅に圧縮できます。

スピードこそが最大の品質であると認識を改めましょう。

決定事項とタスクのみを記録する「決議録」に変える

さらに極端な効率化を目指すなら、議論の経過すら省略し、「決定事項」と「タスク(ToDo)」のみを記録する「決議録」スタイルへの移行をおすすめします。

多くの会議において、後から参照される情報の9割は「結局何が決まったのか」と「自分は何をいつまでにやればいいのか」の2点に集約されます。

これ以外の情報は、ノイズとして削ぎ落としてしまっても業務に支障が出ないケースが多いのです。

フォーマットとしては、「決定事項」の欄と、「ToDo(担当者・期限)」の欄があれば成立します。

この形式であれば、会議中にその場で埋めることが容易になり、会議終了と同時に議事録が完成します。

読み手も一瞬で自分に関係する情報を把握できるため、双方にとってメリットが大きい方法です。

経過が必要な場合のみ備考として簡単に添える程度にし、基本は結果のみを残す運用に変えることで、議事録作成という概念自体が変わるはずです。

どうしても議事録が必要な場合に工数を最小化するテクニック

議事録作成の工数をゼロに近づけるためには、作成プロセスそのものを変革する必要があります。

会議が終わってから記憶を頼りに書くのではなく、会議の中に作成プロセスを組み込むのが鉄則です。

ここでは、どうしても議事録が必要な場合に、その工数を最小化するためのテクニックを紹介します。

会議中に画面共有しながらリアルタイムで書き終える

最も効果的なのが、会議中に議事録用のドキュメント(GoogleドキュメントやNotionなど)を画面共有し、参加者全員が見ている前でリアルタイムに入力していく方法です。

この方法の最大のメリットは、会議終了と同時に議事録が完成しているため、持ち帰り残業がゼロになることです。

さらに、その場で書かれた内容を全員が確認できるため、認識のズレがあればその場で修正できます。

「今の発言はこういう意味で合っていますか?」と確認しながら記入することで、後から「言った言わない」のトラブルになるリスクも回避できます。

ファシリテーターが書記を兼任するか、専任の書記を決めて画面を共有させましょう。

参加者の視線がドキュメントに集まることで、議論の脱線を防ぎ、会議の進行自体がスムーズになるという副次的な効果も期待できます。

可視化された議論は、会議の生産性を飛躍的に高めます。

フォーマットを固定し、思考せずに埋めるだけにする

毎回ゼロから構成を考えていては時間がかかります。会議の種類ごとに最適なフォーマット(テンプレート)を用意し、項目を埋めるだけの状態にしておきましょう。

基本項目としては「日時・場所」「参加者」「アジェンダ」「決定事項」「ToDo(担当・期限)」「次回予定」があれば十分です。

事前にアジェンダがこのフォーマットに入力された状態で会議を始めれば、あとは議論の結果を空欄に追記していくだけです。

フォーマットが固定されていると、読み手にとっても「どこを見れば何が書いてあるか」が直感的に分かるため、情報の取得効率が上がります。

思考のエネルギーを「どう書くか」ではなく「何を書くか」に集中させるために、テンプレート化は必須の準備です。

社内のWikiやドキュメントツールに標準テンプレートを登録し、誰でもすぐに呼び出せるようにしておきましょう。

録音や文字起こしをやめ、メモ書きをそのまま共有する

録音データを後から聞き直して議事録を作るのは、最も時間の無駄が多いやり方です。

1時間の会議の録音を聞き直すには、最低でも同じく1時間、書き起こしを含めれば2〜3倍の時間がかかります。

特別な事情がない限り、録音への依存はやめましょう。

会議中に取ったメモ書きを、そのまま整形せずに共有するスタイルへの転換を推奨します。

SlackやTeamsなどのチャットツールであれば、自分用のメモをコピー&ペーストして、関係者のグループチャットに投げるだけで十分な「速報議事録」になります。

「乱文ですが、本日のメモを共有します」と一言添えれば、多少の誤字や不完全さは許容される文化を作ることができます。

記憶が鮮明なうちにスピード重視で共有される情報は、数日後に送られてくる完璧な議事録よりも価値が高いことが多いのです。

完璧主義を捨て、スピードと効率を最優先にしましょう。

【最終手段】AIツールを使って議事録作成を自動化・効率化する

現代において、人力だけですべての議事録を作成するのは非効率の極みと言えるかもしれません。

AI技術の進化により、議事録作成の大部分は自動化できるようになりました。

ChatGPTによる会議の議事録作成を効率化する方法について解説した記事はこちらです。 合わせてご覧ください。

ここでは、AIツールを活用して議事録作成を効率化する具体的な手段を紹介します。

ZoomやTeamsの自動文字起こし・要約機能を活用する

Web会議ツールとして普及しているZoomやMicrosoft Teamsには、標準で強力な文字起こし機能や要約機能が搭載されています。

例えば、Teamsの「Intelligent Recap(インテリジェント要約)」機能(Teams Premiumなどで利用可能)を使えば、会議の録画データから自動的に発言録を作成し、さらにはAIが会議のポイントやタスクを自動抽出して要約してくれます。

Zoomにも「AI Companion」という機能があり、同様に会議の要約やチャプター作成を自動で行ってくれます。

これらのツールを利用する最大のメリットは、特別な外部ツールを導入しなくても、普段使っている環境のまま自動化の恩恵を受けられる点です。

精度も日々向上しており、一般的なビジネス会話であれば、十分に実用レベルの内容が出力されます。

会議が終わった数分後にはAIによる要約が届くため、人間はそれをざっと確認し、微修正を加えて共有するだけで済みます。

ZoomのAI機能における文字起こし精度の比較データはこちらです。 合わせてご覧ください。 https://www.zoom.com/en/resources/ai-performance-report/

議事録特化型のAIツール(Notta等)を導入する

より高精度な議事録作成を求めるなら、議事録作成に特化したAIツールの導入を検討しましょう。

代表的なツールである「Notta」などは、日本語の認識精度が非常に高く、複数人の話者識別も正確に行います。

リアルタイムでの文字起こしはもちろん、日程調整やカレンダー連携、重要な箇所へのタグ付けなど、会議周辺の業務を効率化する機能が豊富に揃っています。

特化型ツールの強みは、単なる文字起こしだけでなく、業界用語や社内用語の辞書登録ができたり、議事録に特化した編集画面が使いやすかったりと、ユーザー体験が最適化されている点です。

頻繁に会議があり、かつ正確な記録を残す必要がある部署やチームにとっては、有料ツールを導入するコスト以上の人的リソース削減効果が見込めます。

ChatGPTに箇条書きを投げて整形してもらう

手元のメモ書きをきれいな議事録に整える作業は、ChatGPTなどの生成AIに任せるのが最適です。

会議中に殴り書きした乱雑な箇条書きのメモを、「以下のメモを基に、決定事項とToDoを明確にした議事録形式にまとめて」と指示するだけで、一瞬で整った文章が出力されます。

最新情報として、2025年8月にOpenAIからリリースされた「GPT-5」などの最新モデルでは、「思考時間の自動切替」という機能が搭載されています。

これにより、複雑な会議の文脈や、行間にあるニュアンスを含んだメモであっても、AIが状況を深く推論(Thinking)してから出力するため、従来モデルよりも圧倒的に精度の高い議事録生成が可能になっています。

また、長文の文字起こしテキストを貼り付けて、「要点を3行でまとめて」「アクションプランだけ抽出して」といった指示を出す使い方も非常に有効です。

AIは要約や構造化が得意なため、人間が頭を使って構成を考える時間を大幅に短縮してくれます。

AIを「優秀な秘書」として使い倒すことで、議事録作成の工数は限りなくゼロに近づきます。

議事録の無駄に関するよくある質問

最後に、議事録の廃止や効率化を進める際によく直面する疑問や懸念点について回答します。

現場の改革を進めるためのヒントとして活用してください。

上司に「議事録は必要だ」と言われたらどう説得すべき?

上司が議事録を求める理由は、多くの場合「不安だから」です。

情報が共有されていないのではないか、決定事項が忘れられるのではないかという不安を解消できれば、形式的な議事録である必要はありません。

まずは「議事録作成にこれだけの時間がかかっており、他の重要業務を圧迫している」という現状を定量的に伝えます。

その上で、「決定事項とToDoのみをチャットで即時共有する方法に切り替えさせてほしい」と代替案を提示しましょう。

「情報の鮮度が上がり、確認漏れも防げる」というメリットを強調し、まずはトライアルとして特定の会議から形式を変更してみることを提案するのがスムーズです。

実際にやってみて問題がなければ、それが新しいスタンダードになります。

議事録を書かないと、後で困ることはありませんか?

「必要な議事録」と「不要な議事録」の項で解説した通り、すべての会議で議事録をなくすわけではありません。

意思決定や言った言わないのリスクがある会議については、確実に記録を残すべきです。

困る可能性があるのは、そういった重要な会議の記録を怠った場合のみです。

逆に言えば、単なる情報共有やブレインストーミングの会議であれば、議事録がなくて困ることはまずありません。

万が一、「あの時なんて言ってたっけ?」となったとしても、その程度のあやふやな記憶で済んでいる時点で、業務上の重要度は低いと言えます。

リスクの大小を見極め、メリハリをつけて運用することが重要です。

新人の教育として議事録を書かせるのは無駄ですか?

「新人の登竜門」として議事録作成をさせる文化は多くの企業にありますが、目的設定によっては無駄になります。

単に「文字起こしの練習」や「我慢強さを鍛える」ためにやらせているのであれば、それは無駄であり、新人のモチベーションを削ぐだけです。

しかし、「会議の構造を理解する」「議論の要点を掴む」「ビジネス文書の基礎を学ぶ」という明確な教育目的があり、先輩社員からの適切なフィードバックとセットで行われるのであれば、非常に有意義なトレーニングになります。

ただし、その場合でも一言一句書き起こすような非効率なやり方ではなく、本記事で紹介したような「要点をまとめる」「AIを活用して効率的に作成する」といった、現代的なスキルを習得させる方向で指導すべきです。

古いやり方を押し付けるのではなく、生産性の高い仕事の進め方を教えることこそが、真の教育と言えるでしょう。

議事録作成を通じた理想的なOJTの進め方については、こちらの記事が参考になります。 合わせてご覧ください。 https://schoo.jp/biz/column/673

議事録係は損をしている?「書くことに集中する人」ほど成果が出せない科学的理由

会議中、一言一句漏らさないように必死でキーボードを叩いているあなた。その努力は、実はあなたの「理解力」と「成果」を下げているかもしれません。プリンストン大学とカリフォルニア大学ロサンゼルス校(UCLA)の共同研究によると、パソコンでメモを取る学生は、手書きでメモを取る学生に比べて、概念的な理解度が著しく低いことが判明しました。

この現象は、脳が情報を処理するプロセスの違いに起因しています。パソコンでの記録は、脳を経由せずに指先だけで情報を処理する「逐語的な転記」になりがちです。つまり、耳から入った情報を右から左へと流すだけの作業になってしまい、脳が深く思考するチャンスを失っているのです。

一方で、本当に「賢い人」や成果を出す人は、会議中に記録を取ることに執着しません。彼らは記録作業をAIなどのツールに任せ、自分自身は「議論の本質を見抜くこと」や「決定的な質問を投げかけること」に脳のリソースを全集中させています。

情報の洪水に溺れず、本質的な仕事に集中するためには、記録という「作業」を脳から切り離すことが不可欠です。最新のテクノロジーを活用し、あなたの脳を「記憶装置」から「思考装置」へとアップデートする時期が来ています。

引用元:

Mueller, P. A., & Oppenheimer, D. M. (2014). The Pen Is Mightier Than the Keyboard: Advantages of Longhand Over Laptop Note Taking. Psychological Science.(この研究では、ラップトップを使用したメモ取りが、逐語的な記録を助長し、情報の処理と概念的学習を損なうことを示唆しています。)

まとめ

日々の業務の中で、議事録作成は多くのビジネスパーソンにとって「時間泥棒」の代表格となっています。

記事にもある通り、無駄な議事録を廃止したり、作成プロセスを効率化したりすることは急務ですが、セキュリティへの懸念やツールの選定が難しく、なかなか改革が進まない企業も多いのが現実です。

そこでおすすめしたいのが、Taskhub です。

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しかも、Azure OpenAI Serviceを基盤にしているため、社外秘の会議内容や重要な決定事項を扱ってもデータセキュリティが万全で、情報漏えいの心配もありません。

さらに、AIコンサルタントによる手厚い導入サポートがあるため、「どの会議でどう使えばいいのかわからない」という初心者企業でも安心してスタートできます。

導入後すぐに議事録作成工数の削減効果を実感できる設計なので、複雑なプログラミングや高度なAI知識がなくても、すぐにチーム全体の生産性向上が図れる点が大きな魅力です。

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