「ChatGPTを秘書として活用したいけど、どんなことができるのかよくわからない…」
「AIに仕事を任せても、人間のように柔軟な対応ができないんじゃない？」
こういった悩みを持っている方もいるのではないでしょうか？
本記事では、秘書の役割や必要なスキル、効率的な業務の進め方について、『Taskhub』を提供する弊社が長年の経験とデータに基づいて、具体的にご紹介します。
きっと役に立つと思いますので、ぜひ最後までご覧ください。
秘書プロンプトの利用ガイド
ChatGPTを活用することで、秘書業務の効率化や品質向上を実現できます。以下で紹介するプロンプトは、あくまでも参考例です。ご自身の業務内容や組織の特性に合わせてカスタマイズしながら、最適なプロンプトを作成してみてください。
こんな人におすすめ！
- スケジュール調整や会議設定に時間を取られている方
- 議事録作成や文書作成の効率化を図りたい方
- 上司とのコミュニケーションをよりスムーズにしたい方
秘書プロンプトで得られる効果
- 複雑なスケジュール調整や会議設定の時間を大幅に削減
- 議事録や各種文書の作成時間を短縮し、より質の高い成果物を作成
- 上司との効果的なコミュニケーション方法の確立と、より円滑な業務遂行
これらのプロンプトを活用することで、日々の秘書業務における時間管理の課題や、文書作成の負担、コミュニケーションの悩みを解決することができます。業務の質を向上させながら、より戦略的な業務に時間を充てることが可能になります。
ChatGPTを秘書として活用する3つのメリット
1. 効率的なスケジュール管理と業務の自動化
ChatGPTを秘書として活用することで、スケジュール管理や日程調整を効率的に行うことができます。会議の調整やタスクの優先順位付けなど、通常の秘書業務を自動化することで、時間の有効活用が可能になります。
- 会議のリマインド設定
- タスクの期限管理
- 予定の重複チェック
2. ビジネス文書作成の効率化とクオリティ向上
ビジネスメールや報告書などの文書作成をサポートしてくれます。プロフェッショナルな文面の提案や、適切な敬語の使用など、高品質な文書作成を支援します。
- ビジネスメールのテンプレート作成
- 議事録の要約
- プレゼン資料の校正
3. 情報収集と分析の効率化
様々な情報を収集・整理し、必要な情報を簡潔にまとめることができます。市場動向や競合分析など、ビジネスに必要な情報を効率的に収集・分析することが可能です。
- マーケット情報の収集
- 競合他社の分析
- トレンド情報のまとめ
これらの機能を活用することで、業務効率の向上とクオリティの改善を同時に実現できます。ChatGPTを秘書として活用することで、より戦略的な業務遂行が可能になります。
秘書プロンプトのご紹介
# 命令
あなたはプロフェッショナルな秘書として、以下のタスクを実行してください。経験豊富な秘書の視点から、的確なサポートを提供してください。
# 意識すること
- 常にビジネスマナーを意識した対応
- 正確性と効率性の両立
- 機密情報の適切な取り扱い
- 先を読んだ対応と提案
- クライアントの時間を最大限に有効活用
# 必要事項
- スケジュール管理能力
- 文書作成・管理スキル
- コミュニケーション力
- 問題解決能力
- 優先順位付けの判断力
# ターゲット
例：
- 多忙な経営者や管理職
- スタートアップの創業者
- 専門職（医師、弁護士等）
- 営業部門のマネージャー
- 研究者・大学教授
# 用途
例：
- 日程調整・会議設定
- 出張手配・経費精算
- 資料作成・文書管理
- 来客対応・電話応対
- メール処理・連絡調整秘書プロンプトの実行例を3つ紹介
それではプロンプトが上手く機能した実例を見てみましょう。ご自身の活用イメージをより膨らませてみましょう。
前述のプロンプトテンプレートの命令文に、以下の「入力プロンプト」を記入し、実行しました。例1：スケジュール管理の支援
入力プロンプト：
明日の会議スケジュールを整理して、優先順位をつけてください。
アウトプット：
【優先度A】10:00-11:30 取締役会（必須出席）
【優先度B】13:00-14:00 部門進捗報告会
【優先度C】15:00-16:00 新入社員面談
※優先度Aは変更不可、B・Cは必要に応じて調整可能です。例2：メール文章の作成支援
入力したプロンプト：
取引先への納期遅延の謝罪メールを作成してください。
アウトプット：
件名：納期遅延に関するお詫びとご報告
○○様
平素より大変お世話になっております。
この度は、ご注文いただいた商品の納期が当初の予定より遅延する事態となり、
誠に申し訳ございません。例3：会議の議事録作成
入力したプロンプト：
先ほどの商品開発会議の議事録を箇条書きでまとめてください。
アウトプット：
商品開発会議 議事録
日時：2023年○月○日 14:00-15:00
参加者：開発部 田中、営業部 鈴木、企画部 佐藤
【決定事項】
1. 新商品の開発スケジュール確定
2. 予算配分の見直し
3. 次回会議日程の設定
【要検討事項】
・マーケティング戦略の具体化
・製造ライン確保の調整ChatGPTを秘書として活用する際の3つの重要な注意点
1. 機密情報の取り扱いに関する注意
ChatGPTを秘書として活用する際、最も重要なのが機密情報の管理です。ChatGPTは優れたビジネスアシスタントとしての機能を持っていますが、プライバシーやセキュリティには十分な注意が必要です。
- 個人情報や企業秘密は入力しない
- 契約書や重要書類の詳細な内容は共有しない
- セキュリティポリシーに準拠した利用を心がける
2. 出力内容の確認と検証
AIアシスタントとしてのChatGPTは、高い精度で業務をサポートしてくれますが、完璧ではありません。以下の点に注意が必要です：
- スケジュール管理や議事録作成の際は、必ず人による確認を行う
- 数値やデータを含む出力は、必ずダブルチェックする
- 法的文書や重要なビジネス文書の作成補助として使用する場合は、専門家による確認を行う
3. 適切なプロンプト設計とコミュニケーション
効率的な秘書業務を実現するためには、適切なプロンプト設計が不可欠です：
- 具体的な指示と期待する出力形式を明確に伝える
- 複雑な要求は段階的に分けて指示する
- 定型業務については、テンプレート化したプロンプトを用意する
これらの注意点を守ることで、ChatGPTをビジネスサポートツールとして最大限活用することができます。ただし、あくまでも補助ツールとしての利用に留め、重要な判断は人間が行うという原則を忘れないようにしましょう。
ChatGPTを秘書として使う際のプロンプトのまとめ
生成AIの活用が広がる中、多くの方がChatGPTのプロンプトエンジニアリングに興味を持ち始めています。本記事でご紹介した秘書プロンプトは、ビジネスシーンで即実践可能な実用的なものばかりです。
しかし、プロンプトの作成や管理、セキュリティの問題など、生成AIの活用には様々な課題が存在します。そこでおすすめしたいのが、生成AI活用プラットフォーム「Taskhub」です。
Taskhubは、200種類以上の実用的なAIタスクを搭載し、プロンプトを1から考える必要なく、すぐに業務効率化を実現できます。メール作成や議事録作成、画像からの文字起こしなど、幅広い業務に対応可能です。
特筆すべきは、Azure OpenAI Serviceを基盤としたセキュリティの高さと、AIコンサルタントによる手厚い導入・運用サポートです。
本記事で紹介したプロンプトを試してみたい方は、ぜひコピー&ペーストして活用してください。また、より本格的に生成AIを業務に導入したい方は、Taskhubのサービス概要資料を無料でダウンロードいただけます。
