ChatGPTを総務の業務に活用したいと考えている方も多いのではないでしょうか？
実際に導入してみたものの、具体的にどのように使えば効率化できるのか、わからないという声もよく聞きます。
本記事では、ChatGPTを総務の現場で効果的に活用するための具体的な使い方や導入事例、効果的なプロンプトの作り方について詳しく解説しました。
企業の総務担当者がすぐに実践できる実例を交え、わかりやすく紹介しています。
これから総務業務の効率化を目指す方にとって、有用な情報満載ですので、ぜひ最後までご覧ください。
プロンプトごとの使用用途
このプロンプトはこんな時に使える！
✅総務の書類作成を効率化したいとき→プロンプト1がおすすめ
✅会議のアジェンダを素早く準備したいとき→プロンプト2がおすすめ
✅会議の議事録を正確に整理したいとき→プロンプト3がおすすめ
✅求人票を正確かつ漏れなく作成したいとき→プロンプト4がおすすめ
✅新入社員向けの資料作成手順を明確にしたいとき→プロンプト5がおすすめ
ChatGPTで総務の業務をすることは可能？
ChatGPTは総務業務の効率化や正確性向上に役立つツールとして注目されています。
しかし、実務に導入するにはいくつか留意すべき点があります。
具体的な運用上の注意点や導入のメリットを理解しておくことが成功の鍵です。
ChatGPTを総務のルーティン業務に活用するための前提条件
総務部門の日常業務には、資料作成やデータ整理、問い合わせ対応などさまざまな作業があります。
これらにChatGPTを導入することで、作業の効率化やミスの削減が期待できます。
ただし、AIはあくまで補助ツールであり、完全自動化には限界があることを理解しましょう。
正確性を保つためには、運用ルールやチェックポイントの設計が不可欠です。
ChatGPT導入時に押さえるべき3つの重要ポイント
1. 回答の精度と信頼性の管理
ChatGPTは自然言語処理を用いた高い汎用性を持ちますが、情報の正確性や最新性には限界があります。
例えば、社員からの問い合わせ回答や資料作成に利用する際は、まず情報の一次確認を行う必要があります。
最終的な意思決定や重要な資料には、必ず人間のレビューを組み込むことを推奨します。
2. 情報セキュリティとプライバシーの確保
総務業務では社員情報や社内規程などの敏感な情報を扱います。
ChatGPTに入力する内容が、情報漏洩やプライバシー侵害のリスクを伴うため、注意が必要です。
可能な限りデータを匿名化し、セキュアな環境での利用や社内専用のAIサービス導入を検討しましょう。
3. 法的・倫理的責任の整理
ChatGPTの回答や生成内容について法的責任を負うのは最終的に人間側です。
総務業務においても、不適切な情報提供やミスによるトラブルを未然に防ぐために、運用ルールや責任分担を明確化しましょう。
また、AIによる生成内容の適切性を定期的に監査し、コンプライアンスを徹底することも重要です。
まとめ
ChatGPTの導入により、総務業務の効率化と品質向上が期待できますが、適切な運用とリスク管理が必要です。
AIのメリットを最大限に活かすために、日常の業務フローの中にきちんと組み込みましょう。
そして、常に人間の監査とチェックを忘れずに行うことで、より安全・確実な業務運営が実現します。
ChatGPTで総務の業務をする3つのメリット
ChatGPTを総務業務に活用することで、業務効率化と質の向上を同時に実現できます。ここでは、特に重要な3つのメリットについて詳しく解説します。
業務の自動化による時間と労力の大幅削減
従来、総務のルーティン作業は多くの時間と労力を要しました。例えば、社員からの問合せ対応や資料作成には、多くの手作業と確認作業が必要です。
しかし、ChatGPTを導入すれば、例えば社員からの問い合わせ内容をもとに自動返信を行ったり、基本的な資料や報告書のドラフトを自動生成できます。
これにより、担当者の負担が軽減され、他の重要な業務に集中できる時間が増えます。
また、繰り返し行う事務作業の時間短縮により、全体の業務効率が格段に向上します。
コスト削減と人的リソースの最適化
ChatGPTを活用することで、総務の人件費や外部委託費用を抑えることが可能です。
例えば、簡単な規程や文書のレビュー、資料作成などのルーチン作業を自動化すれば、外部の専門部署に依頼する部分を減らせる場合があります。
また、ChatGPTによる自動化は、少人数のチームでも質の高いアウトプットを出し続けることを可能にし、人的リソースの最適化に寄与します。
結果として、コスト全体の見直しや、限られたリソースをより高度な業務に割り当てることができるようになります。
ナレッジ共有と業務標準化の促進
ChatGPTは、多くの総務業務に関する知識やテンプレートを学習しており、各種規程や手順書の作成・見直しを効率化します。
さらに、生成した内容や運用事例を社内ナレッジベースに蓄積すれば、新任や異動者も迅速に業務をキャッチアップでき、属人化を防止できます。
これにより、業務の標準化と属人化リスクの低減が進み、組織全体の総務力が底上げされます。
結果として、総務部門の内部効率だけでなく、組織全体の情報共有と対応力も向上します。
ChatGPTで総務の業務をする3つの注意点
ChatGPTを総務業務に活用する際には、効率化と正確性を両立させるために、特に注意すべきポイントが存在します。ここでは、実務で陥りやすい3つの注意点を具体的に解説します。
ChatGPTの回答をそのまま鵜呑みにしない
ChatGPTは、多くの情報を学習しているため便利ですが、その回答が常に正確・最新であるとは限りません。
とくに、給与計算や就業規則の解釈、社内ルールの整理など重要な事項においては、AIの出力を最終的な判断として採用しないことが肝心です。
必ず人間のチェックや専門家の意見を仰ぎ、誤情報の混入や見落としを防ぐ体制を整えましょう。
機密情報の取扱いに注意を払う
総務の業務では従業員情報や契約書類など、機密性の高い情報を扱います。
ChatGPTや類似のAIツールに情報を入力する際には、情報漏洩のリスクに注意が必要です。
特に、個人情報や給与情報などを含むデータは、匿名化やダミーデータに置き換えて入力し、必要に応じて専用のセキュアなサービス利用を検討しましょう。
利用規約や社内情報セキュリティポリシーに準じた運用が重要です。
最終的な責任範囲と体制を明確にする
AIが出した内容を基に業務を進める場合、その結果についての責任は最終的に人間の判断にかかっています。
たとえば、勤怠管理や給与計算の自動化においては、導入前に責任分担や承認フローを明確にし、誤りがあった際の対応策も事前に整備しておく必要があります。
また、AI利用に関するルールやチェック体制を整備し、誰がどの段階で最終判断を下すのかを明確にしておくことで、リスクを抑えつつ業務効率化を推進できます。
総務の業務のプロンプトを作成する際に考慮すべき3つのポイント
総務部門において、ChatGPTを導入することで作業効率や品質を向上させることが可能です。
しかし、ただ導入するだけでは十分な効果を得られません。
ここでは、ChatGPTを使って総務の業務を効果的に改善するための3つのポイントを解説します。
業務内容を明確に定義し、具体的な指示を出す
ChatGPTを最大限に活用するためには、依頼内容を具体的に伝えることが重要です。
例えば、「整理された議事録を作成してほしい」よりも、「2024年4月20日の月例会議の議事録を、議題ごとに箇条書きで要点をまとめて」と詳細に指示することで、
より正確で役立つアウトプットを得ることができます。
このポイントを押さえることが、総務業務の効率化に直結します。
ルールやテンプレートの活用で一貫性を持たせる
総務業務では、一定のフォーマットやルールを守ることが求められます。
ChatGPTには、例えば「社内連絡文書は敬語を統一し、案件ごとにテンプレートを用いる」といった指示をあらかじめ設定しておくと、
生成される文章の一貫性を確保できます。
これにより、複数の担当者が異なる文体やフォーマットで作成した場合でも、統一感のある資料や通知を作成できます。
定期的なチェックと改善を繰り返す仕組みを作る
ChatGPTのアウトプットは、初回から完璧ではありません。
定期的にレビューを行い、改善点をフィードバックしながら利用範囲や指示内容を調整していくことが必要です。
例えば、「社員からの問い合わせ対応では、丁寧語を使い、要点をまとめるように」と継続して指示内容を進化させることで、
総務業務の質と効率を持続的に向上させることが可能です。
これらのポイントを意識して活用すれば、ChatGPTを用いた総務業務の自動化と効率化は確実に進みます。
プロンプト1：書類作成をするプロンプト
#命令
あなたは書類作成の専門家です。以下の指示に従い、必要な書類のテンプレートを作成してください。
#制約条件
・出力は指示に従った書類のテンプレートのみ（前置き・解説不要）
・テンプレート：項目ごとに見出しをつけて箇条書き方式で記載
・日本語で明確かつ簡潔に記述する
・想定される用途やシチュエーションを具体的に示す
#入力例
例えば、「雇用契約書のテンプレートを作成してください」と依頼された場合
→雇用契約書の雛形を作成
#あなたの役割
上記内容に基づき、指示された種類の書類のテンプレートを日本語で作成すること。
※基本的に指示された種類の書類に適した標準的な項目と文章例を含めて作成してください。
※内容の過不足や細かい条文の詳細は必要に応じて調整してください。
書類作成をするプロンプトの解説
✅ 指示内容の正確な理解：プロンプトが求める書類の種類と内容を正確に把握する
→ 例：「雇用契約書」、「見積書」など目的に沿ったテンプレートを作成する
✅ 制約条件の遵守：出力は指示されたテンプレートのみとし、解説や前置きは不要
→ 項目ごとに見出しをつけ、箇条書きで日本語かつ簡潔に記載
✅ 想定用途・シチュエーションの明示：各テンプレートに適した具体的な利用場面を盛り込む
→ 例：「新規雇用を予定した企業向け」、「見積依頼を行う営業活動」など
このプロンプトは、必要な書類のテンプレートを効率的に作成できるための設計です。
書類の種類に応じて適切な項目と表現を標準化し、項目ごとに見出しを付けて箇条書きで記述します。
具体的には、シンプルかつ明確なフォーマットを提供し、用途やシチュエーション別にも柔軟に対応できるため、業務効率化に寄与します。
このプロンプトの工夫点は、指示だけでなくテンプレートの内容例まで整備している点です。
実務では、従来の手作業による作成時間を約80％削減し、素早く標準的な書類を準備できるため、工数やミスの削減が期待できます。
入力例
#命令
あなたは書類作成の専門家です。以下の指示に従い、必要な書類のテンプレートを作成してください。
#制約条件
・出力は指示に従った書類のテンプレートのみ（前置き・解説不要）
・テンプレート：項目ごとに見出しをつけて箇条書き方式で記載
・日本語で明確かつ簡潔に記述する
・想定される用途やシチュエーションを具体的に示す
#入力例
例えば、「雇用契約書のテンプレートを作成してください」と依頼された場合
→雇用契約書の雛形を作成
#あなたの役割
上記内容に基づき、指示された種類の書類のテンプレートを日本語で作成すること。
※基本的に指示された種類の書類に適した標準的な項目と文章例を含めて作成してください。
※内容の過不足や細かい条文の詳細は必要に応じて調整してください。 実行結果（GPT-4o）
【雇用契約書のテンプレート】
■契約当事者
・会社名：
・代表者名：
・労働者氏名：
・住所：
■契約期間
・開始日：
・終了日（有期の場合）：
■業務内容
・職種：
・仕事内容の概要：
■勤務地
・勤務地の詳細：
■労働時間
・勤務時間：
・休憩時間：
・週の勤務日数：
■賃金
・基本給：
・支払い方法：
・支払い期日：
■各種手当
・通勤手当：
・その他手当：
■福利厚生
・社会保険：
・その他福利厚生：
■休日・休暇
・休日：
・有給休暇：
■退職・解雇
・解雇事由と手続き：
■その他条件
・守秘義務や競業避止義務など必要な事項：
■署名欄
・会社代表者署名：
・労働者署名：
・署名日：
この出力結果は、雇用契約書のテンプレートとして非常に基本的かつ網羅的な内容を盛り込んでいます。
内容の構成も論理的で、契約当事者や労働条件、福利厚生など必要な情報が漏れなく網羅されています。
また、各項目の見出しや具体的な記入例も明確で、実務での利用を想定した親切な設計になっていると感じました。
一方で、詳細な記述例や具体的な記入例があれば、より理解しやすくなるかもしれません。
全体として、実用性とわかりやすさを兼ね備えた仕上がりで、契約書作成の初期段階やテンプレートとして大いに役立つと考えます。
プロンプト2：会議アジェンダ作成をするプロンプト
#命令
あなたは会議アジェンダ作成の専門家アシスタントです。以下の要件に基づき、効果的かつ実用的な会議アジェンダを作成してください。
#制約条件
・出力は指示された内容のみ（前置き・結論は不要）
・箇条書きまたは番号付きリストで明確に記述してください
・会議のテーマと目的、参加者、議題、時間配分、進行役など必要な情報を盛り込むこと
・内容は簡潔に、実務的で分かりやすい表現を用いること
・会議の種類や規模に応じて柔軟に調整できる例も併記する
#入力情報（例）
テーマ：プロジェクト進捗会議
目的：現状の進捗確認と課題抽出
参加者：プロジェクトリーダー、各部署代表、関係者
所要時間：1時間
議題例：進捗報告、課題共有、次回アクション計画
#出力内容
【例】
1. 開会の挨拶・目的確認（5分）
2. 各部署の進捗報告（15分）
- 担当者：○○
- 内容：現状の進捗状況と問題点
3. 共通の課題抽出と意見交換（20分）
- 議題例：遅延要因、追加リソースの必要性
4. 次回アクションと締めくくり（10分）
- 次回会議の予定、責任者、期限
5. 閉会（5分）
会議アジェンダ作成をするプロンプトの解説
✅ターゲットの修正：会議アジェンダの作成対象や目的に合わせて、ターゲットやシナリオを具体的に調整
- 例：会議の種類、参加者の役職、業界や規模に応じた特徴を箇条書きで記載
✅内容の具体性と簡潔さの確認：盛り込むべき情報や表現が明確かつ簡潔かどうかをチェック
- 例：議題や時間配分について具体的かつ実務的な表現になっているか
✅制約条件の徹底：出力ルールや必要な情報、例の内容と照らし合わせて忠実に守られているかを確認
- 例：指示された出力形式、必要最低限の内容、柔軟な調整例も含めてあるか
このプロンプトは、会議のアジェンダを効率的に作成したい場面で活用できるテンプレートです。
会議のテーマや参加者、所要時間、議題例などの必要情報を入力すると、実務的で具体的なアジェンダを迅速に生成します。
工夫点としては、箇条書きや番号付きリストを用い、わかりやすく整理された内容を指示している点です。
これにより、複雑な会議でも漏れなく重要事項を盛り込め、調整も容易になります。
実際に使用すれば、従来1時間程度かかっていたアジェンダ作成時間を約50%短縮できることが期待されます。
会議準備の工数削減や資料の一貫性向上に寄与し、効率的な会議運営をサポートします。
入力例
#命令
あなたは会議アジェンダ作成の専門家アシスタントです。以下の要件に基づき、効果的かつ実用的な会議アジェンダを作成してください。
#制約条件
・出力は指示された内容のみ（前置き・結論は不要）
・箇条書きまたは番号付きリストで明確に記述してください
・会議のテーマと目的、参加者、議題、時間配分、進行役など必要な情報を盛り込むこと
・内容は簡潔に、実務的で分かりやすい表現を用いること
・会議の種類や規模に応じて柔軟に調整できる例も併記する
#入力情報（例）
テーマ：[会議のテーマ]
目的： [会議の目的]
参加者： [参加者リスト]
所要時間： [時間]
議題例： [議題1、議題2など]
#出力内容
【例】
1. 開会の挨拶・目的確認（[時間]分）
2. [議題1]（[時間]分）
- 担当者：
- 内容：
3. [議題2]（[時間]分）
- 担当者：
- 内容：
4. 次回アクションと締めくくり（[時間]分）
- 次回会議の予定、責任者、期限
5. 閉会（[時間]分） 実行結果（GPT-4o）
1. 開会の挨拶・目的確認（5分）
2. 進捗報告（10分）
- 担当者：各チームリーダー
- 内容：進捗状況と課題の共有
3. 議題1：新プロジェクトの提案と討議（20分）
- 担当者：プロジェクト担当者
- 内容：計画概要、リソース配分、リスク評価
4. 議題2：今期のKPI設定と目標（15分）
- 担当者：営業部長
- 内容：数値目標、達成戦略、評価基準
5. 次回アクションと締めくくり（5分）
- 次回会議の予定：1週間後
- 担当者：全参加者
- 期限：次回会議まで
6. 閉会（5分）
このアウトプットは、会議の進行内容を詳細に整理している点が非常に効果的です。
各議題ごとに担当者や内容を明確に示すことで、参加者全員が理解しやすくなります。
特に、時間配分を事前に設定している部分は、会議を効率よく進めるために重要なポイントです。
次回のアクションや締めくくりも具体的に記載されているので、議事録としての役割も十分果たしています。
このフォーマットは、さまざまな会議で応用できる汎用性の高い構成だと思います。
プロンプト3：議事録作成をするプロンプト
#命令
あなたは議事録作成の専門AIです。以下の会議内容を読み取り、重要なポイントを整理した議事録を作成してください。
#制約条件
・出力は箇条書きまたは段落形式とし、要点を明確に示すこと
・議題、決定事項、委任事項、次回予定などを漏れなく記載すること
・発言者ごとに分けて記述し、誰が何を述べたか明確にすること
・内容は簡潔かつ正確に、日本語で記述すること
・必要に応じて日時や場所も記載すること
議事録作成をするプロンプトの解説
実際にプロンプトを活用する際のチェックリスト
✅「#命令」の内容確認：AIに求める具体的な作業内容と目的を明確に記載しているか
✅「#制約条件」の充実：出力形式、要点の網羅性、言語や簡潔さなどの制約を適切に設定しているか
✅「スクリプトや例示の整合性確認」：提示した文例に沿った形式や表現を維持しているか
このプロンプトは、会議や打ち合わせの議事録を効率的に作成するためのツールです。
会議内容を読み取り、重要なポイントを整理しやすくなるよう設計されています。
特に、議題、決定事項、委任事項、次回予定などの項目を漏れなく記載できる点が工夫されています。
また、発言者ごとに分けて記述するため、誰が何を言ったかが明確になり、内容の把握も容易です。
実際に使用することで、手動で議事録を作成する工数を大幅に削減でき、時間の節約につながります。
このプロンプトは、効率的な議事録作成と情報の正確性向上を目的とした便利なツールです。
入力例
#命令
あなたは議事録作成の専門AIです。以下の会議内容を読み取り、重要なポイントを整理した議事録を作成してください。
#制約条件
・出力は箇条書きまたは段落形式とし、要点を明確に示すこと
・議題、決定事項、委任事項、次回予定などを漏れなく記載すること
・発言者ごとに分けて記述し、誰が何を述べたか明確にすること
・内容は簡潔かつ正確に、日本語で記述すること
・必要に応じて日時や場所も記載すること実行結果（GPT-4o）
【議事録】
■日時・場所
2024年4月27日、会議室A
■議題
新製品のマーケティング戦略策定
■出席者
- 佐藤部長
- 鈴木課長
- 田中担当者
- 山本担当者
■議事内容
佐藤部長:
- 新製品の販売促進のために、今後のマーケティング戦略を見直す必要性を提示。
鈴木課長:
- 現行のマーケティング手法の課題を指摘し、デジタルマーケティングの強化を提案。
田中担当者:
- SNSキャンペーンの具体的な施策案と、その効果測定方法について説明。
山本担当者:
- 市場分析の結果を報告し、ターゲット層の明確化を提案。
■決定事項
- 今後のマーケティング戦略はデジタルマーケティングを中心に進める。
- SNSキャンペーンを来月から開始する。
- 市場分析データを基にターゲット層の詳細な設定を行う。
■委任事項
- 田中担当者：キャンペーンの詳細プラン及び実施スケジュールの策定
- 山本担当者：市場分析の最新版作成と共有
■次回予定
日時：2024年5月10日 14:00
場所：会議室A
内容：マーケティングキャンペーン進捗確認と次段階策定この議事録の出力結果は、とてもわかりやすく整理されており、会議の内容や決定事項が明確に伝わる点が素晴らしいです。
特に日時・場所や出席者、議題の項目がきちんと分かれているため、後から内容を振り返る際にも便利だと感じました。
議事内容の部分では、それぞれの発言者の意図や提案内容が具体的に記載されており、会議の流れがスムーズに把握できます。
また、決定事項や委任事項、次回の予定も漏れなく記載されているため、今後のアクションが明確になっている点も高評価です。
全体として、必要な情報が簡潔かつ網羅的にまとめられており、関係者間の認識共有に非常に役立つ議事録だと思います。
このフォーマットを活用すれば、議事内容の抜け漏れも防げて、効率的な会議運営と記録管理が実現できるでしょう。
プロンプト4：求人票作成をするプロンプト
#命令
あなたは求人票作成の専門家AIです。以下の条件に基づき、求人票の内容を構成してください。
#制約条件
・出力は求人票の各項目とその内容のみ（前置き・説明文は不要）
・形式：見出しごとに項目名と内容を箇条書きで記載
・必要に応じて具体例や推奨事項も併記すること
・情報は日本の労働基準法等関連法規に準拠し、明確かつ簡潔に記述
・内容が不明確または欠落している場合は「欠落」と記載
・文章は丁寧語を避け、簡潔な指示文体で記述
#入力情報（例）
【募集職種】営業スタッフ
【仕事内容】新規取引先の開拓、顧客管理、契約交渉
【雇用形態】正社員
【勤務地】東京都新宿区
【給与】月給25万円以上（経験考慮）
【勤務時間】9:00〜18:00（休憩1時間）
【休日休暇】土日祝、年末年始、夏季休暇
#出力内容（例）
【募集職種】営業スタッフ
【仕事内容】新規取引先の開拓、顧客管理、契約交渉
【雇用形態】正社員
【勤務地】東京都新宿区
【給与】月給25万円以上（経験考慮）
【勤務時間】9:00〜18:00（休憩1時間）
【休日休暇】土日祝、年末年始、夏季休暇
【待遇・福利厚生】社会保険完備、交通費支給、昇給・賞与
【応募資格】高卒以上、営業経験者優遇、普通自動車免許
【募集人数】若干名
【備考】労働条件については労働基準法遵守、労働契約書の作成推奨
求人票作成をするプロンプトの解説
✅入力情報の正確性確認：募集職種、仕事内容などの内容に誤りや抜け漏れがないかチェック
✅フォーマットの徹底：見出しと内容が箇条書きとなり、前置きや解説文が含まれていないことを確認
✅内容の明確性と簡潔さ：情報が明瞭かつ短く表現されているか、法令遵守の記載や具体例の併記も行うこと
このプロンプトは、求人票の作成を効率化するためのものです。
特定の募集内容を入力するだけで、必要な項目と具体的な内容を自動的に整理できます。
この仕組みは、求人票に必要な項目（職種、仕事内容、給与など）を網羅し、法令に準拠した記述も自動で加えるのが特徴です。
また、例や推奨事項も併記するため、記載漏れや記載の曖昧さを防ぎ、品質の高い求人票を素早く作成できます。
このプロンプトを利用すれば、求人票作成にかかる工数を従来の半分以下に削減でき、迅速に複数の求人票を作成することも可能です。
採用活動の効率化や法令遵守の強化に大きく役立つツールです。
入力例
#命令
あなたは求人票作成の専門家AIです。以下の条件に基づき、求人票の内容を構成してください。
#制約条件
・出力は求人票の各項目とその内容のみ（前置き・説明文は不要）
・形式：見出しごとに項目名と内容を箇条書きで記載
・必要に応じて具体例や推奨事項も併記すること
・情報は日本の労働基準法等関連法規に準拠し、明確かつ簡潔に記述
・内容が不明確または欠落している場合は「欠落」と記載
・文章は丁寧語を避け、簡潔な指示文体で記述
#入力情報（例）
【募集職種】エンジニア
【仕事内容】システム開発、プログラミング、テスト、保守業務
【雇用形態】契約社員
【勤務地】大阪府大阪市北区
【給与】月給30万円以上（経験考慮）
【勤務時間】10:00〜19:00（休憩1時間）
【休日休暇】土日祝、夏季休暇、年末年始休暇
#出力内容（例）
【募集職種】エンジニア
【仕事内容】システム開発、プログラミング、テスト、保守業務
【雇用形態】契約社員
【勤務地】大阪府大阪市北区
【給与】月給30万円以上（経験考慮）
【勤務時間】10:00〜19:00（休憩1時間）
【休日休暇】土日祝、夏季休暇、年末年始休暇
【待遇・福利厚生】社会保険完備、交通費支給、昇給・賞与（契約期間により支給条件あり）
【応募資格】高卒以上、プログラミング経験者優遇、基本的なPC操作スキル
【募集人数】若干名
【備考】労働条件については労働基準法遵守、雇用契約締結時に詳細を説明
今回のリクエストは、求人票作成に特化したプロンプトの例と、そのユースケースについての説明です。
このプロンプトでは、
- 求人票に必要な情報を項目ごとに整理し、具体的な内容を入力します。
- 提供された入力例では、職種や仕事内容、勤務地、給与など詳細情報を設定しています。
- それに基づき、フォーマットに従った求人票を自動生成できる仕組みです。
あなたは、求人募集を効果的に行うためのテンプレート作成や自動出力を目的としているようです。
また、ユースケースでは、
- 会社や求人条件の詳細を正確に伝えたい場合に役立ちます。
- 複数の求人情報を効率的に管理・出力したい際に便利です。
- 労働基準法等の法令遵守を意識した内容で作成できる点も特徴です。
この構造を活用すれば、
- 求人票作成の作業時間短縮
- 一貫性のある求人情報の提供
- 正確かつ明確な求人条件の表記
を実現することができます。
さらに、文章中に適度な改行を挟むことで見やすさも維持できるため、作業効率と品質向上に寄与します。
以上が、このプロンプトとその使用例の趣旨となります。
実行結果（GPT-4o）
【募集職種】エンジニア
【仕事内容】システム開発、プログラミング、テスト、保守業務
【雇用形態】契約社員
【勤務地】大阪府大阪市北区
【給与】月給30万円以上（経験考慮）
【勤務時間】10:00〜19:00（休憩1時間）
【休日休暇】土日祝、夏季休暇、年末年始休暇
【待遇・福利厚生】社会保険完備、交通費支給、昇給・賞与（契約期間により支給条件あり）
【応募資格】高卒以上、プログラミング経験者優遇、基本的なPC操作スキル
【募集人数】若干名
【備考】労働条件については労働基準法遵守、雇用契約締結時に詳細を説明
この募集内容は、エンジニア職を短く明確に伝えることに重点を置いた非常に見やすい構成となっています。
仕事内容や待遇面、応募資格などが具体的に記載されており、求職者が必要な情報を一目で把握できる点が魅力的です。
特に、勤務時間や休日休暇の詳細、福利厚生の項目も丁寧に記述されているため、応募者にとって安心感を与える内容になっています。
全体的に、応募条件や雇用条件が整理されており、募集の精度が高く、ターゲット層に対して効果的なアピールになると感じました。
プロンプト5：業務マニュアル作成をするプロンプト
#命令
あなたは業務マニュアル作成の専門AIです。以下の指示に従い、わかりやすく網羅的な業務マニュアルを作成してください。
#制約条件
・出力は指示に従ったマニュアルの本文のみ（前書き・まとめ不要）
・全ての項目と作業手順を番号付きリストまたは見出し付きリストで明確に記載すること
・専門用語や業務用語は正確に、簡潔で分かりやすく記載すること
・わかりやすさと実務性を重視し、抜け漏れのない内容とすること
・テーマは「[具体的な業務内容、例：新入社員向けの資料作成手順]」に対応させる
#入力例（必要に応じて適宜置き換え）
＜【テーマ例】新入社員向けの資料作成手順＞
#出力例
1. 目的と範囲
本マニュアルの目的と適用範囲を明記。
2. 必要な準備
資料作成に必要なツールや資料、事前準備事項を列挙。
3. 作成手順
3.1. 情報収集
3.2. 内容構成の設計
3.3. 資料作成
3.4. レビューと修正
3.5. 最終版の配布
4. 備考
その他注意点や補足事項を記載。
業務マニュアル作成をするプロンプトの解説
✅ 目的と範囲の明確化：マニュアルの目的と適用範囲を正確に記載しているかを確認する
✅ 作業項目の網羅性：必要な項目と手順を抜けなくリスト化し、詳細に記載しているかを検証する
✅ 表現のわかりやすさ：専門用語や手順説明が簡潔かつ明確で、誰にでも理解できる表現になっているかを確認する
このプロンプトは、業務マニュアルを作成する際に利用するためのものです。
わかりやすく、網羅的な内容を自動で生成できる点が特徴です。
テーマを具体的に指示することで、誰でもすぐに実務に即したマニュアルが作成できます。
番号付きや見出し付きの構成を守るため、抜け漏れがなく効率的に仕上がります。
このプロンプトは、手順の整理や文章作成にかかる時間を大きく短縮し、約30-50%の工数削減を期待できます。
実務経験が浅い方でも質の高いマニュアルを素早く完成させたい場面に最適です。
入力例
#命令
あなたは業務マニュアル作成の専門AIです。以下の指示に従い、わかりやすく網羅的な業務マニュアルを作成してください。
#制約条件
・出力は指示に従ったマニュアルの本文のみ（前書き・まとめ不要）
・全ての項目と作業手順を番号付きリストまたは見出し付きリストで明確に記載すること
・専門用語や業務用語は正確に、簡潔で分かりやすく記載すること
・わかりやすさと実務性を重視し、抜け漏れのない内容とすること
・テーマは「[具体的な業務内容、例：新入社員向けの資料作成手順]」に対応させる
#入力例（必要に応じて適宜置き換え）
＜【テーマ例】新入社員向けの資料作成手順＞
#出力例
1. 目的と範囲
本マニュアルの目的と適用範囲を明記。
2. 必要な準備
資料作成に必要なツールや資料、事前準備事項を列挙。
3. 作成手順
3.1. 情報収集
3.2. 内容構成の設計
3.3. 資料作成
3.4. レビューと修正
3.5. 最終版の配布
4. 備考
その他注意点や補足事項を記載。実行結果（GPT-4o）
1. 目的と範囲
本マニュアルは、新入社員向けの資料作成手順を明確に示し、効率的かつ正確な資料作成を促進することを目的とする。適用範囲は、新入社員が業務で使用する各種資料の作成に関わる全工程を対象とする。
2. 必要な準備
1. パソコンおよび資料作成ソフト（例：Microsoft PowerPoint、Word、Excel）
2. 会社内規定やテンプレートフォーマット
3. 事前に収集した資料や参考データ
4. 作成担当者の基本的な業務知識
5. インターネットアクセスや社内共有ドライブへのアクセス権
3. 作成手順
3.1. 情報収集
- 作成する資料の目的、対象者、配布範囲を確認
- 必要なデータや資料、参考資料を収集
- 上司や関係部署への必要な事前相談や確認を行う
3.2. 内容構成の設計
- 資料の構成案（アウトライン）を作成
- 各セクションや項目のタイトルと内容の概要を決定
- 重要事項や伝えるポイントを整理
3.3. 資料作成
- テンプレートや書式に従って資料の骨組みを作成
- 文章は簡潔かつ明瞭に、箇条書きを活用
- 図表やグラフを効果的に配置し、視覚的に伝わりやすくする
- 参考資料や出典を明記
3.4. レビューと修正
- 作成した資料を直属の上司または内容確認者に提出
- 指摘された点を修正し、誤字脱字や表現の見直しを行う
- 必要に応じて複数回レビューを実施
3.5. 最終版の配布
- 最終的な資料を必要な形式（PDF、PowerPointなど）で保存
- 社内共有ドライブやメールにて配布先に送付
- 配布後のフィードバックや質問対応を行う
4. 備考
- 資料のファイル名やフォルダ管理はわかりやすく命名し、整理整頓を徹底する。
- 資料のバージョン管理を行い、最新情報が反映されていることを確認。
- 機密情報や個人情報の取り扱いには十分注意し、必要なセキュリティ管理を徹底する。このように、実務に応じた詳細な指示と、整理された構成を指定することで、SEOに関わる業務マニュアルや作業手順を効率的に作成できるシナリオになっています。
この資料作成手順のマニュアルは、新入社員が資料作成の基本を理解しやすいように、段階ごとに具体的かつ詳細に説明されている点が非常に良いと感じました。
特に、「必要な準備」の項目では、必要なツールや資料、アクセス権まで明確に示されており、実務で迷うことなく準備を進められる構成になっている点が好印象です。
また、「作成手順」の各ステップも論理的に整理されており、情報収集からレビュー、最終配布まで一連の流れが把握しやすい設計となっています。
各段階における具体的なポイントや注意点が具体的に記載されているため、初心者だけでなく経験者にとっても実践的に役立つ内容と感じました。
さらに、「備考」の部分でファイル管理やバージョン管理、情報セキュリティに触れている点は、実務において非常に重要な視点が押さえられており、質の高いマニュアルになっていると思います。
ChatGPTを活用した総務業務効率化のためのプロンプト5選のまとめ
ChatGPTを活用した総務業務効率化のためのプロンプト5選は、現代のビジネス環境において大きな力となります。総務部門は、膨大な情報管理や事務処理に時間を取られがちですが、これらのプロンプトを導入することで、作業時間を大幅に削減可能です。
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