文書作成や業務標準化のプロフェッショナルとして、多くの企業のドキュメントコンサルテーションを手掛ける株式会社ヒューマンサイエンス。パーパスとして掲げる『「わかりたい人」のために、「伝えたい人」のそばへ。』を実現するため、最新のテクノロジーである生成AIの活用にも積極的に取り組んでいます。
今回は、AI活用を推進する安岡さんと、現場での実践を牽引する木村さんに、属人化を防ぎながらAIを組織に浸透させるための工夫や、今後の展望について詳しく伺いました。
写真右：株式会社ヒューマンサイエンス 安岡さん
写真左：株式会社ヒューマンサイエンス 木村さん
AI活用を組織全体へ。定型業務の「アプリ化」が浸透の鍵に
Q.まず、貴社の事業内容についてお聞かせください。
安岡さん: 私たちは、マニュアル作成やドキュメントに関するコンサルテーションを事業の核としています。お客様の業務を見える化し、標準化することで業務改善を支援してきました。現在は、そこにAIなどの最新テクノロジーを連携させ、『「わかりたい人」のために、「伝えたい人」のそばへ。』というパーパスの実現を目指してビジネスを展開しています。t特に私たちのグループは、既存の事業ドメインの強みを活かしつつ新規事業を企画し新たな顧客を開拓して、事業の裾野を広げていくことをミッションとしています。
Q.どのような背景から、生成AIの本格的な導入を検討されたのでしょうか？
安岡さん: 生成AIに関心を持ち、自ら積極的に取り組む層がいる一方で、日々の業務に追われ、なかなかキャッチアップが難しいメンバーもいました。私たちは、後者のメンバーも含めた組織全体で、より効果的にAIを使い、その成果を実感できる状態を作りたいという思いがありました。
全員が能動的にAI活用を進めていくための仕組みを模索する中で、Bocek社のTaskhubをご紹介いただき、導入を決めました。
Q.実際にTaskHubを導入されてみて、どのような点に効果を感じていますか？
木村さん: Taskhubが持つ、「定型的な業務を『アプリ』という形にできる点が非常に良いと感じています。これが、このツールを選んだ一番の理由と言っても過言ではありません。
例えば、誰か一人がセミナーの告知文を作成するアプリを作れば、同じような業務を行うコンサルタント全員がそれを使えます。また、これまで社員が行っていた作業をアプリ化することで、外部のスタッフの方へタスクごとスムーズに移管できるようになるなど、業務の割り振りが格段にしやすくなりました。アプリという形式で、人にタスクを渡しやすくなったことが大きなメリットです。
安岡さん: 特定の業務で効率化が見られると、直接同じ業務をしていなくても、関連部署のメンバーが「こういうアプリがあるなら、自分の業務でも使えるかもしれない」と気づくきっかけになります。そうして利活用のアイデアが自然と広まっていく。Taskhubを導入したことで、AI活用の裾野がさらに広がっていく状況を実感しています。
▼TaskhubのUIイメージ
ツールありきでは考えない、人間を主体とした業務設計
Q.Taskhub導入以前からAI活用に取り組まれていたそうですが、具体的にはどのように始められたのですか？
木村さん: 私たちにとって最初のAI活用は、ブログ記事の執筆でした。生成AIが登場した時、「これでマニュアルが書けるのではないか」と誰もが考えましたが、お客様の機密情報を使って検証するわけにはいきません。そこで、まずはリスクの少ないブログという領域で、生成AIがどれほど文章を生成できるのかを試すことから始めました。
2023年頃、まだGPT-3.5だった時代です。「あなたはプロのマーケターです」と役割を与えるプロンプトを試したり、マークダウン記法が有効だと知ったり、手探りで知見を蓄積していきました。今では、ブログ原稿の作成において、何らかの工程でAIを使うというワークフローが完全に確立されています。
Q.AIを組織に浸透させる上で、特に大切にされているポリシーはありますか？
木村さん: 「既存のツールを導入して、それありきで物事を考えるのはやめよう」ということを徹底しています。それをやってしまうと、「ツールでできないこと」が「私たちにできないこと」になってしまい、主体が人間なのかAIなのか分からなくなってしまいます。それでは組織としての発展がありません。あくまで「私たちが生成AIを使っている」という主体的な意識を持ち続けることを、何よりも大事にしています。
「プロンプトの固定化」と「共通の生成AI活用ゴールの設定」で属人化を解消
Q.「属人化」防ぐために、貴社ではどのような工夫をされましたか？
安岡さん: 私たちの部門は、もともとお客様の業務を可視化し、マニュアルという形で標準化するコンサルテーションを提供しています。そのノウハウが自社のAI活用にも活かされています。「なんとなく使う」ことで属人化が進む事態は絶対に避けようという方針のもと、AIを活用する対象業務を明確にし、再現性を担保するための評価軸を設けてPDCAを回しました。そして、特に効果が高かった事例や取り組み方を共有する場を設けることで、アーリーアダプターから徐々に組織全体へと知見が浸透していきました。
木村さん: 現場目線での工夫は2つあります。1つ目は「プロンプトの固定化」です。使うプロンプトが人によって異なると、出力結果もばらけてしまいます。そこで、標準となるプロンプトを作成し、ワークフローの中に組み込んでしまいました。
2つ目は「目指すゴールの線引き」です。生成AIの出力にどこまでこだわるかを個人の判断に任せると、最終的な品質にばらつきが生じ、標準化につながらず、かえって非効率になります。そこで、「ここまではAIに任せ、この品質は人間が担保する」という基準を作業するメンバー間で共有し、目線を合わせるようにしました。
AI推進の中で25%の工数削減と組織文化の変革を実現
Q.一連の取り組みを通じて、定量的・定性的にどのような効果が得られましたか？
安岡さん: まず定量的な効果として、レポート作成やブログ執筆、リサーチといった間接業務において、AIを導入した部分の工数は、感覚値ですが全体で25%以上は削減できていると思います。
定性的な効果はさらに大きいと感じています。単に個人がAIに触れるだけでなく、組織としての「取り組み方」を定めて実践したことで、AIの活用が単なるスキルではなく「組織知」のレベルにまで高まりました。当初は「どうせ100点満点の成果は出ないだろう」と様子見だったメンバーも、具体的な成功事例や評価軸が共有されることで「生成AIとの付き合い方」を理解し、組織として向き合う心理的なハードルが大きく下がりました。
今では、半期ごとの目標設定の場で、メンバーから「自分はこういう分野でAIを使っていきたい」といった積極的な意見が次々と出てくるようになり、組織全体の熱量の高まりを実感しています。
全社横断での活用、そして「AIエージェント」による事業変革へ
Q.今後の展望についてお聞かせください。社内での活用と、事業としてのビジョンはどのようにお考えですか？
木村さん: まずは、Taskhubのアプリを作れる人をさらに増やしていきたいです。今はまだ一部のメンバーが中心ですが、この裾野を私たちのグループ以外にも広げていきたいと考えています。
安岡さん: 木村の話の通り、Taskhubというプラットフォームを会社の他の部門にも横展開していくことで、事業部ごとの縦割りを越えた業務効率化を実現したいです。また中期的には、生成AIをメンバーのスキルアップに繋げていきたいです。生成AIは「今まで取り組めなかった分野にも挑戦できる」という発想を後押ししてくれます。Taskhubの活用を通じて、主体的に生成AIを活用していくためのステップアップを促していきたいです。
事業ビジョンとしては、私たちの専門領域であるマニュアル作成のプロセス自体を、AIによって革新していくことを目指しています。マニュアル作成は、多くの企業にとって定常的な業務ではなく、専門部署もないため、ノウハウが蓄積されにくい領域です。私たちは、その「暗黙知」を持つプロフェッショナルとして、生成AI技術を駆使し、マニュアル作成の各工程を担う「AIエージェント」を開発・連携させることで、プロセス全体の自動化・効率化を進めていきたい。この分野を開拓していくことが、私たちの大きな目標です。
Q.最後に、読者の皆様へメッセージをお願いします。
木村さん: 最近、私たちが提供する生成AIサービスの特設サイトを公開しました。私たちは「マニュアル屋」として、「マニュアルを使う方々のために、生成AIで何ができるか」という独自の切り口でサービスを構築しています。
様々な業界の方にご興味を持っていただける内容になっていると思いますので、ぜひ記事のリンクからご覧いただけると嬉しいです。
▼生成AIサービスの特設サイトはこちら
