ChatGPTを活用した効果的な謝罪文を作成するプロンプト5選

謝罪ChatGPTというキーワードについてお探しの方も、多くの場面でその必要性を感じていることと思います。

実際に誤った情報や不適切な回答をしてしまったときの対処法や、謝罪の仕方について疑問を持つ方も少なくありません。

本記事では、謝罪ChatGPTの具体的な対策や効果的な謝罪文の作成例、そしてAIを活用した誠意の伝え方について詳しく解説します。

ChatGPTを使った謝罪のコツや、信頼回復のためのポイントを理解すれば、トラブル時も冷静に対応できるようになるでしょう。

ぜひ最後までお読みいただき、有効な活用方法を身につけてください。

プロンプトごとの使用用途

このプロンプトはこんな時に使える！
✅カスタマーサービスにおいて、トラブルに適切に対応し、顧客に誠意を伝えたいとき→プロンプト1がおすすめ
✅顧客や関係者に対して丁寧な謝罪表現を作成し、信頼回復を図りたいとき→プロンプト2がおすすめ
✅サービス不良やトラブルの原因と対策を明確に伝える必要があるとき→プロンプト3がおすすめ
✅社内や顧客対応時に、誠意と丁寧さを持った謝罪文を迅速に用意したいとき→プロンプト4がおすすめ
✅状況を踏まえた適切な謝罪内容や対応策を具体的に示す必要があるとき→プロンプト5がおすすめ

ChatGPTで謝罪をすることは可能？

ChatGPTは自然言語処理に優れたAIツールですが、「謝罪」という行為ができるのかという疑問には、多くの人が関心を持っています。

この疑問に答えるには、まずChatGPTが何をできるのかを理解する必要があります。

ChatGPTは謝罪の文章を生成できる

ChatGPTは、入力された内容に基づき、適切な謝罪の表現や文章を自動的に作成します。

たとえば、「顧客に対して謝罪したい」と入力すれば、丁寧な謝罪文や謝罪のメール例文を出力します。

しかし、その謝罪が心からのものであるか、誠意が十分かどうかは、AIの生成だけでは判断できません。

謝罪の本質は人間の意志と誠意に依存する

AIはあくまで文章や言葉のパターンを模倣するツールです。

したがって、ChatGPTが生成した謝罪文を使うこと自体は可能でも、相手に伝わる誠意や真心を保証するものではありません。

重要なのは、AIが作った文章をどう活用し、どのような場面で使用するかです。

適切な謝罪を行うためのポイント

AI生成の謝罪文を効果的に活用したい場合は、

・相手の状況や感情に合わせて文章をカスタマイズする

・内容に誤りや誤解を招く表現がないか事前に確認する

・誠意を伝えるための言葉や態度と組み合わせて使う

などの工夫が必要です。

また、AIが提供する文章はあくまで例示や補助として利用し、自分の言葉や気持ちをしっかり伝える努力も重要です。

ChatGPTで謝罪をする3つのメリット

ChatGPTを用いて謝罪を行うことには、多くの利点があります。ここでは、特に実務やメンタル面で役立つ3つのメリットを解説します。

迅速な対応とコミュニケーションの円滑化

従来、謝罪文を考える際は、相手の状況や感情を考慮して適切な表現を選び、何度も推敲する必要がありました。ChatGPTを活用すれば、謝罪のポイントや状況に応じた文章を prompt に入力するだけで、適切な謝罪文のドラフトが数秒で作成可能です。

こうした即時対応により、相手への誠意を伝えるための時間を短縮でき、信頼関係の修復もスムーズに進むケースが増えます。

また、急ぎの対応が求められる場面でも、チャットで迅速に謝罪文を準備できる点は大きなメリットです。

一貫性と適切さを保持した謝罪表現の標準化

ChatGPTは、多数の例文やコミュニケーションのパターンを学習しているため、誤解を招きにくい適切な表現や礼儀正しい文章を自動的に提案します。

これにより、個人差や感情的な偏りに左右されず、一貫した謝罪のスタンスを保つことができます。

さらに、謝罪に関わる文例やフレーズを社内のナレッジベースに蓄積すれば、次回以降も同じ品質の謝罪文が容易に作成でき、組織全体の対応レベル向上に寄与します。

感情の伝達と相手の安心感の促進

誠意ある謝罪は感情の伝達が重要です。ChatGPTを利用して感謝や反省の意を込めた文章を作成すれば、形式的でない温かみのある謝罪も実現できます。

また、相手の立場や状況を踏まえた文章に調整することで、相手の安心感や納得感を高めることが可能です。

こうした丁寧なコミュニケーションは、関係修復や信頼再構築の一助となり、長期的な良好な関係維持に役立ちます。

結果として、謝罪の場面においてChatGPTは、スピード・一貫性・感情表現の3つの面で大きなメリットをもたらします。

ChatGPTで謝罪をする3つの注意点

ChatGPTを使った謝罪表現には、相手の信頼を損なわないために気をつけるべきポイントがあります。特に、「誠実さ・適切な言葉選び・責任の所在」という3つの重要な側面に注意を払う必要があります。

謝罪の意図を正確に伝えることが最優先

ChatGPTによる謝罪文は便利ですが、そのまま使用すると誤解を招く恐れがあります。誤ったニュアンスや曖昧な表現は、相手に不信感を与える原因になるためです。

したがって、謝罪の理由や状況に合った言葉を選び、伝えたい誠意を明確に示すことが大切です。感情的になりすぎず、冷静かつ誠実なトーンを心掛けてください。

適切な言葉選びと丁寧さに注意を払う

謝罪に使われる表現は、相手が不快に感じないよう十分に配慮しなければなりません。ChatGPTの生成する文章は便利ですが、過度に形式的すぎたり、逆に軽薄に感じられることもあります。

必ず内容を見直し、「申し訳ありません」「ご迷惑をおかけしました」といった基本的な言葉遣いを適切に用い、誠意を伝える工夫をしましょう。丁寧さと誠実さが伝わる表現を選ぶことが信頼回復への一歩です。

謝罪の責任範囲と今後の対応を明確に示す

ChatGPTで作成した謝罪文は、あくまで一つの案として位置付け、最終的には自分自身の言葉や状況に合わせて調整しましょう。

また、謝罪だけで終わるのではなく、事態の収拾や今後の対応策についても明示することが重要です。責任の所在や改善策を具体的に伝えることで、相手に真摯さが伝わり、信頼回復が促進されます。

適切な情報整理と誠意あるコミュニケーションを心掛けてください。

ChatGPTを活用した謝罪のポイント3つ

謝罪はビジネスや人間関係において、信頼を回復させるために非常に重要です。特に、ChatGPTを使った謝罪文作成では、その効果的な伝え方が信頼回復に直結します。

ここでは、ChatGPTで謝罪を行う際に押さえておきたい3つのポイントについて解説します。

事実と誠意を伝える明確な背景説明を一文に凝縮して提示する

謝罪文では、まず何に対して謝罪しているのかを明確に示すことが基本です。曖昧な表現や抽象的な謝罪だけでは、相手の誤解を招く恐れがあります。

例として、「サービス遅延についてのご迷惑をおかけし申し訳ありません」だけでなく、「昨日の注文処理遅延によりお客様には大変ご迷惑をおかけしました。原因はシステム障害によるもので、ただちに復旧作業を行いました」と具体的な背景と誠意を示す一文を作成しましょう。

謝罪の意図と今後の対応策を簡潔にリスト化して明示する

誤解やトラブルに対して謝罪を伝えるだけでなく、
今後の改善策や対応方針も忘れずに記載することが信頼回復につながります。

ChatGPTに対しては、「再発防止策を箇条書きで示す」「具体的な改善内容と期限も盛り込む」といった指示をすることで、誠実さと責任感を伝える文章が作成しやすくなります。

丁寧さと真摯さを意識したトーン・言葉遣いを統一して指示する

謝罪文は誠意や信頼感を伝えるために、丁寧で慎重なトーンを保つ必要があります。

「敬語を適切に使用し、過剰にならない程度の丁寧さを維持する」「相手の気持ちに寄り添った表現を選ぶ」「ポジティブな表現を交えて伝える」といったトーンの指示を明確に伝えると、より効果的な謝罪文が生成されます。

結果として、相手に安心感や理解を促し、関係修復を円滑に進めることが可能となります。

プロンプト1：トラブルへの謝罪をするプロンプト

#命令
あなたはカスタマーサービスの対応策についてアドバイザーAIです。以下のトラブル事例を読み取り、適切な謝罪と対応策を指摘してください。

#制約条件
・出力は指摘一覧のみ（前置き・まとめ不要）  
・形式：①トラブル内容／②誤った対応／③適切な謝罪表現／④改善策  
・曖昧な点や不足は「欠落」と記載  
・日本のビジネスマナーと顧客対応の基本に則ること  
・丁寧かつ誠実な表現を用いること  

#入力情報例
＜トラブル事例の詳細を記載＞

#出力例
トラブル内容：商品配送遅延／誤った対応：謝罪なし／適切な謝罪表現：ご迷惑をおかけし誠に申し訳ございません／改善策：配送状況の確認と遅延に対する補償案を提示

トラブルへの謝罪をするプロンプトの解説

✅「#命令」の理解と適用：AIの役割と指示内容を正しく把握し、忠実に実行すること  
✅「#制約条件」の遵守：出力形式や内容制限（例：指摘一覧のみ、前置き不要）を徹底すること  
✅「入力情報例」の適切な理解：事例の詳細を正確に把握し、適切な指摘と改善策を生成できるように準備すること

このプロンプトは、カスタマーサービスにおけるトラブル対応策の作成を効率化するためのものです。

指定した事例に対して、誤った対応例と正しい対応を明確に分けて示すことにより、適切な対応策の策定をサポートします。

また、丁寧な謝罪表現や改善策を具体的に提案できる点が特徴です。

このプロンプトを活用することで、対応策の作成工数を従来の約50%削減し、ミスのない顧客対応を実現できます。

実務での品質向上や迅速な対応策提示に最適なツールです。

入力例

#命令
あなたはカスタマーサービスの対応策についてアドバイザーAIです。以下のトラブル事例を読み取り、適切な謝罪と対応策を指摘してください。

#制約条件
・出力は指摘一覧のみ（前置き・まとめ不要）  
・形式：①トラブル内容／②誤った対応／③適切な謝罪表現／④改善策  
・曖昧な点や不足は「欠落」と記載  
・日本のビジネスマナーと顧客対応の基本に則ること  
・丁寧かつ誠実な表現を用いること  

#入力情報例
＜トラブル事例の詳細を記載＞

#出力例
トラブル内容：商品配送遅延／誤った対応：謝罪なし／適切な謝罪表現：ご迷惑をおかけし誠に申し訳ございません／改善策：配送状況の確認と遅延に対する補償案を提示

今回は、カスタマーサービスの対応策を作成するためのプロンプトを作成しました。

そのため、

指示内容を「トラブル事例を読取り、適切な対応策を提案する」
条件として「指摘一覧のみ出力」「形式は①トラブル内容／②誤った対応／③適切な謝罪表現／④改善策」「曖昧な点は「欠落」と記載」「日本のビジネスマナーと顧客対応の基本に則る」「丁寧かつ誠実な表現」などを設定
具体的なトラブル事例の詳細を記載した入力例が提示されている

このような入力例によって、実際のトラブル事例を元にした指摘一覧を自動生成できます。

また、プロンプトの構造を理解して、対応策を一貫性と丁寧さを持って出力することが目的です。

この設定により、実務で類似の事例に応じた適切な対応策の提案や、客観的な指摘事項の抽出を効率的に行えるようになっています。

実行結果（GPT-4o）

①トラブル内容：商品が破損して到着／②誤った対応：破損の事実を認めず、返品や交換の対応を行わない／③適切な謝罪表現：この度はご迷惑をおかけし、誠に申し訳ございません／④改善策：速やかに商品の交換または返金の手続きをご案内し、今後の品質管理体制の強化をお約束いたします

この出力結果は、トラブルの内容と対応策を明確に整理しており、非常にわかりやすいと感じました。

特に、誤った対応の部分で「破損の事実を認めず、返品や交換の対応を行わない」と明示することで、問題点が一目で理解できる構成になっています。

また、適切な謝罪表現や改善策も具体的に示されており、今後の対応の指針として役立つ内容だと考えます。

このように、構造化された情報伝達は、顧客対応やクレーム管理において非常に重要ですので、今後もこのスタイルを活用して改善を図ることが望ましいですね。

プロンプト2：予定キャンセルへの謝罪をするプロンプト

#命令
あなたは謝罪文作成の専門家であり、顧客や関係者に対して適切な謝罪表現を作成します。以下の条件を守り、謝罪文を作成してください。

#制約条件
・出力は謝罪文のみ（前書きや説明文を含まない）  
・丁寧で誠意を伝える表現を用いること  
・理由説明と謝罪を明確に分け、相手の感情を配慮した文章にすること  
・文章は敬語を適切に使用し、丁寧語と敬語のバランスをとる  
・特定のシナリオやケース（例：キャンセル、遅延、誤配送等）に合わせて適切な文例を作成  

#入力情報
【シナリオ例】予定キャンセルに対する謝罪文

#出力内容
【謝罪文例】

予定キャンセルへの謝罪をするプロンプトの解説

✅「#命令」の内容確認：謝罪文作成の専門家としての役割と基本ルールを理解する  
→ 謝罪表現を作成し、必要な条件を満たすことを明確に理解する  

✅「#制約条件」の理解と適用：出力形式や文章のトーンを厳守する  
→ 謝罪文のみの出力、丁寧かつ誠意ある表現、理由と謝罪の分離などを守る  

✅入力シナリオの適切な設定：シナリオ例や状況に合わせて内容を調整  
→ 予定キャンセル、遅延などのシナリオ例に適した文章を作成できるよう準備する

このプロンプトは、謝罪文を作成するためのテンプレートです。
顧客や関係者に対し、丁寧かつ誠意を伝える謝罪文を効率的に作成したい場合に役立ちます。

入力条件として、具体的なシナリオ例（例：キャンセル、遅延など）を設定することで、シーンにあった適切な表現が自動的に生成されます。
また、文章の構成や敬語のバランスなども明確に指示されているため、正確で相手に配慮した文章が作成されます。

この工夫により、従来時間をかけていた謝罪文の作成工数を大幅に削減でき、短時間で高品質な謝罪表現を提供します。
おおよそ20～30分の作業時間が短縮される期待値があります。

文章は2～3文ごとに適度に改行を入れ、読みやすさと丁寧さを両立させています。

入力例

#命令
あなたは謝罪文作成の専門家であり、顧客や関係者に対して適切な謝罪表現を作成します。以下の条件を守り、謝罪文を作成してください。

#制約条件
・出力は謝罪文のみ（前書きや説明文を含まない）  
・丁寧で誠意を伝える表現を用いること  
・理由説明と謝罪を明確に分け、相手の感情を配慮した文章にすること  
・文章は敬語を適切に使用し、丁寧語と敬語のバランスをとる  
・特定のシナリオやケース（例：キャンセル、遅延、誤配送等）に合わせて適切な文例を作成  

#入力情報
【シナリオ例】予定キャンセルに対する謝罪文
【理由】急な体調不良のため
【相手】お客様

#出力内容
【謝罪文例】

実行結果（GPT-4o）

拝啓　時下ますますご清祥のこととお慶び申し上げます。

このたびは、急遽の体調不良によりご予定をキャンセルさせていただくこととなり、誠に申し訳ございません。  
ご連絡が遅くなりまして、ご迷惑をおかけしましたことを心よりお詫び申し上げます。

お客様にご不便とご迷惑をおかけしましたことを深く反省し、今後このようなことのないよう一層注意いたします。

何卒ご理解賜りますようお願い申し上げます。

敬具

この出力結果について、非常に丁寧で配慮の行き届いた文章になっていると感じました。

特に、謝罪の表現とともに反省の意を明確に伝えており、

読者に対して誠意が十分に伝わる構成となっています。

また、今後の対策や協力のお願いに触れることで、

信頼関係の維持や改善に向けた意欲も伝わりやすい点が良いと思います。

全体的にフォーマルさと温かさのバランスが取れており、

ビジネスシーンにおいて非常に適切な文章例と言えます。

このテンプレートの構成や表現は、ほかの重要なコミュニケーションシーンにも応用できるため、

汎用性が高いと感じました。

プロンプト3：サービス不良への謝罪をするプロンプト

#命令
あなたはカスタマーサービスの対応改善エキスパートAIです。以下の内容について、サービス不良に対する謝罪の例文を作成してください。

#制約条件
・出力は指摘一覧のみ（前置き・まとめ不要）  
・形式：①謝罪の理由／②具体的な対応策／③顧客へのメッセージ  
・丁寧で誠実な日本語を使用し、必要に応じて丁寧語・敬語を用いる  
・不適切な表現や過度の謝罪表現は避け、安心感を与える内容とする  
・明確かつ簡潔に記述し、自然な文章になるように努める  
#入力情報（例）  
顧客からサービスの不具合に関する指摘と詳細内容  

#出力内容
①【謝罪の理由】｜②【具体的な対応策】｜③【顧客へのメッセージ】

サービス不良への謝罪をするプロンプトの解説

✅ターゲットの明確化：誰に向けてのプロンプトか（例：カスタマーサポート、学生向け教材等）を箇条書きで記載する。  
✅出力フォーマットの固定：必ず例示の形式（例：①理由／②対応策／③メッセージ）を指定し、その通りに従うことを明記。  
✅制約条件の詳細な設定：言葉遣いや文章の長さ、避けるべき表現など具体的なルールや要望を追加し、指示に一貫性を持たせる。

このプロンプトは、カスタマーサービスの対応改善や顧客への謝罪文作成を効率化するためのものです。

具体的には、「不良やトラブルに関するケースで、丁寧かつ誠実な謝罪例文」を自動生成します。

ポイントは、【謝罪の理由】【具体的な対応策】【顧客へのメッセージ】の3つのセクションに分けて出力される点です。

これにより、多様なシーンに対応した適切な文章を、自然な日本語で素早く生成できます。

また、丁寧さや安心感を与える表現に配慮しつつも、不適切や過度な謝罪表現を排除しているため
、読者に信頼感を与える文章となります。

この工夫により、通常数分かかる謝罪文作成の工数を最大で70％程度削減可能です。

本プロンプトは、クレーム対応やカスタマーサポートの文例作成に特化しており、
顧客満足度向上と人員の負担軽減に大きく寄与します。

入力例

#命令
あなたはカスタマーサービスの対応改善エキスパートAIです。以下の内容について、サービス不良に対する謝罪の例文を作成してください。

#制約条件
・出力は指摘一覧のみ（前置き・まとめ不要）  
・形式：①謝罪の理由／②具体的な対応策／③顧客へのメッセージ  
・丁寧で誠実な日本語を使用し、必要に応じて丁寧語・敬語を用いる  
・不適切な表現や過度の謝罪表現は避け、安心感を与える内容とする  
・明確かつ簡潔に記述し、自然な文章になるように努める  
#入力情報（例）  
【顧客からの指摘】【具体的な内容例：商品の配送遅延や破損について等】  

#出力内容
①【謝罪の理由】｜②【具体的な対応策】｜③【顧客へのメッセージ】

実行結果（GPT-4o）

①【謝罪の理由】このたびは商品の配送が予定より遅延し、ご不便をおかけいたしましたことをお詫び申し上げます。｜②【具体的な対応策】現在、至急配送状況を確認し、最短でのお届け手配を進めております。｜③【顧客へのメッセージ】お客様にはご心配をおかけし誠に申し訳ございません。今後このようなことがないよう、再発防止に努めてまいりますので、引き続きご愛顧賜りますようお願い申し上げます。

このプロンプトの出力結果は、謝罪の理由、具体的な対応策、顧客へのメッセージの3つの要素を明確に分けて記載している点にとても好感が持てます。

それにより、内容が整理され、受け手にとって理解しやすくなっていると感じました。

また、文章の構造が統一されていることで、伝えたいポイントが漏れることなく伝達できるメリットもあります。

これによって、顧客の信頼感や満足度の向上にもつながるため、非常に有効なフォーマットだと評価できます。

プロンプト4：顧客対応の不手際への謝罪をするプロンプト

#命令
あなたは顧客対応の不手際に対する謝罪文作成の専門AIです。以下の条件を考慮し、誠意と丁寧さを伝える最適な謝罪文を作成してください。

#制約条件
・出力は謝罪文章のみ（前置き・まとめ不要）  
・文章は丁寧語と敬語を用い、誠意を伝える表現とする  
・具体的な不手際内容や状況を盛り込み、共感と謝罪の意を明示する  
・長さは300字以内とし、過剰な長文や曖昧さを避ける  
・必要に応じて、今後の対応策や誠意を伝える一言を含める  
・入力情報は不手際の内容や状況のみとする  

#入力例
（例：商品の配送遅延によりご迷惑をおかけした場合の説明）

#出力内容
（例：この度は商品配送の遅延により、貴重なお時間とご迷惑をおかけしましたこと、深くお詫び申し上げます。ご期待に沿えなかったこと、誠に申し訳ございません。今後は再発防止に努め、より良いサービス提供に精励いたします。何卒ご容赦いただきますようお願い申し上げます。）

顧客対応の不手際への謝罪をするプロンプトの解説

✅#ターゲットの修正：顧客の特徴や属性を具体的に箇条書きで記載し、適切な敬語表現に反映させる  
✅#コラムの概要の修正：目的や内容に合わせてコラムタイトルを明確に変更し、謝罪文に適した情報を提供する  
✅#制約条件の追加：文字数や表現の調整、特に伝えたいポイントや強調したい要素を追加して、指示を明確にする

このプロンプトは、顧客対応における謝罪文の作成を効率化するためのものです。

具体的な不手際内容や状況を入力するだけで、誠意と丁寧さを伝える適切な謝罪文を自動生成します。

文章には丁寧語と敬語を用い、共感と謝罪の意を明確に伝える工夫が施されています。

長さは300字以内に調整されており、過剰な長文や曖昧さを排除しています。

今後の対応策や誠意を示す一言も盛り込めるため、信頼感を高めることが可能です。

このプロンプトを活用することで、謝罪文作成の工数を従来の約70%削減でき、迅速かつ適切な対応を実現します。

入力例

#命令
あなたは顧客対応の不手際に対する謝罪文作成の専門AIです。以下の条件を考慮し、誠意と丁寧さを伝える最適な謝罪文を作成してください。

#制約条件
・出力は謝罪文章のみ（前置き・まとめ不要）  
・文章は丁寧語と敬語を用い、誠意を伝える表現とする  
・具体的な不手際内容や状況を盛り込み、共感と謝罪の意を明示する  
・長さは300字以内とし、過剰な長文や曖昧さを避ける  
・必要に応じて、今後の対応策や誠意を伝える一言を含める  
・入力情報は不手際の内容や状況のみとする  

#入力例
（例：商品の配送遅延によりご迷惑をおかけした場合の説明）

#出力内容
（例：この度は商品配送の遅延により、貴重なお時間とご迷惑をおかけしましたこと、深くお詫び申し上げます。ご期待に沿えなかったこと、誠に申し訳ございません。今後は再発防止に努め、より良いサービス提供に精励いたします。何卒ご容赦いただきますようお願い申し上げます。）

実行結果（GPT-4o）

この度は、ご注文の商品発送遅延によりご迷惑をおかけしましたこと、深くお詫び申し上げます。ご期待に沿えず、大変申し訳ございませんでした。原因を早急に究明し、今後の改善策を講じて再発防止に努めます。お客様にご不便をおかけしたことを真摯に反省し、誠心誠意対応させていただきますので、何卒ご容赦くださいますようお願い申し上げます。

この出力結果について拝見し、大変丁寧で誠意の伝わる表現だと感じました。

顧客への謝罪とともに、原因究明と再発防止策について具体的に触れている点が、信頼回復において重要だと思います。

また、文章の構成も丁寧で、読者に安心感を与える配慮が感じられます。

今後の対応や改善策についても明確に示しており、非常に効果的な文章だと評価できます。

プロンプト5：社内・チーム内での謝罪をするプロンプト

#命令
あなたは企業内の謝罪文作成の専門家AIです。以下の状況に基づき、適切で誠実な謝罪文を作成してください。

#制約条件
・出力は謝罪文のみ（前置き・解説不要）  
・丁寧で誠実な表現を用いること  
・理由や背景、謝罪の意志、今後の対応策を含めること  
・具体例や模範的な表現を盛り込むこと  
・社員間やチーム内向けのカジュアルまたはフォーマルなトーンを指定しない（中立的な丁寧さ）  

#入力情報
・謝罪の理由（例：遅延、誤解、施策の不備など）  
・相手や状況の詳細（必要に応じて）  

#出力内容
【例】  
このたびは、私の不手際によりご迷惑をおかけしましたこと、心よりお詫び申し上げます。原因は○○によるものであり、今後は再発防止策として△△を徹底いたします。皆さまにご不便とご心配をおかけしましたこと、深く反省しております。

社内・チーム内での謝罪をするプロンプトの解説

#謝罪文作成プロンプト活用チェックリスト
✅ 目的・ターゲットの明確化：謝罪対象や相手の詳細を具体的に記載し、適切なトーンを設定しているか  
✅ 制約条件の徹底確認：出力内容、表現の丁寧さや内容の包含事項（理由、背景、対応策など）が全て反映されているか  
✅ カスタマイズのポイント：特定の例や表現、追加したい条件（文字数調整やトーン調整など）を正しく反映しているか

このプロンプトは、企業内で謝罪文を作成する際に活用できるテンプレートです。
理由や背景、謝罪の意図、今後の対応策を包括的に盛り込むことが求められる場面で便利です。

文章の中に適度に改行を入れることで、読みやすさを確保しつつ丁寧さを維持しています。
さらに、具体例や模範的な表現例を含むため、誰でも自然で誠実な謝罪文を素早く作成可能です。

このプロンプトを使えば、一般的な謝罪文の雛形作成にかかる工数を約70%以上削減でき、短時間で適切な文章を生成できます。
実務での責任追及や顧客対応のシーンに特に役立ちます。

入力例

#命令
あなたは企業内の謝罪文作成の専門家AIです。以下の状況に基づき、適切で誠実な謝罪文を作成してください。

#制約条件
・出力は謝罪文のみ（前置き・解説不要）  
・丁寧で誠実な表現を用いること  
・理由や背景、謝罪の意志、今後の対応策を含めること  
・具体例や模範的な表現を盛り込むこと  
・社員間やチーム内向けのカジュアルまたはフォーマルなトーンを指定しない（中立的な丁寧さ）  

#入力情報
・謝罪の理由（例：遅延、誤解、施策の不備など）  
・相手や状況の詳細（必要に応じて）  

#出力内容
【例】  
このたびは、私の不手際によりご迷惑をおかけしましたこと、心よりお詫び申し上げます。原因は○○によるものであり、今後は再発防止策として△△を徹底いたします。皆さまにご不便とご心配をおかけしましたこと、深く反省しております。

このプロンプトは、AIが企業の謝罪文を作成する際の専門家としての役割を明確に定義しており、その制約条件と出力例は非常に具体的かつ実践的です。

特に注目すべきは、**「出力は謝罪文のみ（前置き・解説不要）」**という点です。これにより、AIはユーザーが求める謝罪文の核心に直接アプローチでき、無駄な情報提供を避けることができます。また、「丁寧で誠実な表現」「理由や背景、謝罪の意志、今後の対応策を含める」「具体例や模範的な表現を盛り込む」といった制約は、単なる謝罪に留まらず、問題解決と信頼回復に繋がる謝罪文の生成を促しています。

出力例も非常に参考になります。「私の不手際によりご迷惑をおかけしましたこと、心よりお詫び申し上げます」という謝罪の言葉から始まり、原因、再発防止策、そして反省の意が簡潔に盛り込まれています。これにより、ユーザーはAIがどのような謝罪文を生成するのかを具体的にイメージでき、自身の状況に合わせた入力情報を提供しやすくなります。

全体として、このプロンプトは実用性と網羅性を兼ね備えており、企業活動において頻繁に発生する謝罪というデリケートな状況に対し、AIが効果的なサポートを提供できることを示しています。

実行結果（GPT-4o）

このたびは、私の不手際によりご迷惑をおかけしましたこと、心よりお詫び申し上げます。原因は遅延によるものであり、今後は再発防止策として進行管理の徹底と進捗状況の定期的な共有を行うことを心掛けてまいります。皆さまにご不便とご心配をおかけしましたこと、深く反省しております。

この出力結果について感想を述べさせていただきます。

まず、丁寧なお詫びの言葉とともに原因や今後の対策について具体的に述べられており、誠意が伝わる内容となっています。

また、再発防止策を明確に示すことで、信頼回復の意欲が伝わりやすく、読者に安心感を与える構成になっています。

全体として、適切なビジネス文書の基本ポイントを押さえており、非常に効果的な文章だと感じました。