「報告書を書くのに時間がかかりすぎて、他の業務に支障が出ている…。」
「上司に提出する報告書、どんな内容を盛り込めばいいのかわからない。」
こういった悩みを持っている方もいるのではないでしょうか？
本記事では、効率的な報告書作成のための具体的なプロンプト例と、実際の活用例を『Taskhub』を提供する弊社が実際に使っているプロンプトでご紹介します。
きっと役に立つと思いますので、ぜひ最後までご覧ください。
報告書作成プロンプトの利用ガイド
ここで紹介するプロンプトは、あくまでも参考例としてご活用ください。実際の業務や目的に応じて、プロンプトをカスタマイズすることで、より効果的な結果を得ることができます。
また、AIの出力内容は必ずしも品質を保証するものではありません。ご自身で内容を確認し、必要に応じて修正や調整を行うことをお勧めします。
こんな人におすすめ！
- 報告書作成に時間がかかり、業務効率化を目指したいビジネスパーソン
- 文章力に自信がなく、わかりやすい報告書の書き方を学びたい方
- 報告書のフォーマットや構成に悩んでいる管理職の方
報告書作成プロンプトで得られる効果
- 報告書作成時間の大幅な短縮が期待できます
- 論理的で読みやすい文章構成が実現できます
- 一貫性のある報告書フォーマットを確立できます
これらのプロンプトを活用することで、報告書作成の悩みを解消し、より効率的で質の高い文書作成が可能になります。読み手にとってわかりやすく、かつ作成者の負担も軽減される、理想的な報告書作成をサポートします。
報告書作成におけるプロンプト活用の3つのメリット
1. 構造化された分析と効率的な情報整理
報告書の基本的な構成要素を自動的に提案してくれるため、情報を効率的に整理できます。特に：
- データ分析の観点や切り口の提示
- 重要なポイントの抽出と構造化
- 論理的な文章構成のサポート
これにより、報告書作成の時間を大幅に削減できます。
2. 客観的な視点と多角的な分析の実現
プロンプトを活用することで：
- 偏りのない分析視点の獲得
- 複数の観点からの考察
- データに基づく客観的な評価
といった要素を報告書に盛り込むことができ、より説得力のある内容になります。
3. 一貫性のある報告書フォーマットの維持
定型的なプロンプトを使用することで：
- 報告書の品質の標準化
- 必要な要素の漏れ防止
- consistent（一貫性のある）文書スタイルの維持
が可能となり、組織全体での報告書の質の向上につながります。
これらのメリットにより、報告書作成の効率化とクオリティの向上を同時に実現できます。
報告書作成プロンプトのご紹介
# 命令
今回は、{報告書}を現場で活用できるシーンに合わせて、以下の要件に従って作成をお願いします。
# 意識すること
- 簡潔で分かりやすい日本語を使用すること
- 専門用語は極力避け、必要な場合は説明を加えること
- 客観的な事実を時系列で記載すること
- 具体的な数値やデータを含めること
- 結論から先に記載すること
# 必要事項
- 報告の目的
- 発生日時・場所
- 事実関係の詳細
- 対応内容と結果
- 今後の対策や提案
# 誰をターゲットにするのか
例:
- 現場責任者として報告を求められる工場長
- 月次業績を報告する営業マネージャー
- インシデント報告を行うIT部門リーダー
- プロジェクト進捗を共有するPM
- 品質管理報告を行う製造部門主任
# 用途
例：
- 業務上の重要事項の記録
- 問題発生時の状況説明
- 定期的な業務報告
- 改善提案の提出
- コンプライアンス報告報告書作成プロンプトの実行例を3つ紹介
それではプロンプトが上手く機能した実例を見てみましょう。ご自身の活用イメージをより膨らませてみましょう。
前述のプロンプトテンプレートの命令文に、以下の「入力プロンプト」を記入し、実行しました。例1：営業報告書作成のケース
入力プロンプト：
以下の営業活動について報告書を作成してください:
- 訪問先：株式会社ABC
- 日時：2023年10月15日 14:00-15:00
- 面談者：営業部長 山田様アウトプット：
営業活動報告書
日時：2023年10月15日 14:00-15:00
訪問先：株式会社ABC
面談者：営業部長 山田様
【面談内容】
1. 新規提案商品の説明
2. 価格交渉
3. 導入スケジュールの確認
【決定事項】
– 11月末までに見積書提出
– 12月初旬に再度面談
例2：プロジェクト進捗報告のケース
入力プロンプト：
以下のプロジェクトの進捗報告書を作成してください：
- プロジェクト名：システムリニューアル
- 期間：2023年9月-10月
- 現在の進捗率：75%アウトプット：
プロジェクト進捗報告書
プロジェクト名：システムリニューアル
報告期間：2023年9月-10月
進捗率：75%
【実施済み項目】
– 要件定義完了
– 基本設計完了
– 詳細設計75%完了
【今後の予定】
– 11月末までに詳細設計完了
– 12月よりテスト開始
例3：会議議事録作成のケース
入力プロンプト：
以下の会議の議事録を作成してください：
- 会議名：部門間連携会議
- 開催日：2023年10月20日
- 参加者：5部門の責任者アウトプット：
部門間連携会議 議事録
開催日：2023年10月20日
参加者：各部門責任者5名
【議題】
1. 四半期目標の進捗確認
2. 部門間の課題共有
3. 来期計画の策定
【決定事項】
– 週次での進捗共有会実施
– 部門横断プロジェクトの立ち上げ
報告書作成におけるプロンプト活用の3つの重要な注意点
1. 機密情報の取り扱いに関する配慮
報告書には機密性の高い情報が含まれることが多いため、プロンプトの作成時には以下の点に注意が必要です：
- 個人情報や企業秘密を含むデータは必ず匿名化または一般化する
- 数値データは可能な限り比率や増減率などの相対値で表現する
- 具体的な社名や製品名は一般的な表現に置き換える
2. 文脈と目的の明確な指示
報告書の質を高めるために、プロンプトには以下の要素を明確に含める必要があります：
- 報告書の対象となる期間や範囲
- 想定読者層（経営層、実務担当者など）
- 求められる分析の深さや専門性のレベル
- 重点を置くべき観点（定量/定性分析など）
3. 構造化された出力形式の指定
効率的な報告書作成のために、以下のような出力形式の指定が重要です：
- 見出しや章立ての階層構造
- グラフや表の挿入位置や形式
- 文章のトーンや専門用語の使用レベル
- 結論やサマリーの記載方法
これらの注意点を守ることで、より質の高い報告書作成が可能になり、業務効率の向上にもつながります。
ChatGPTで報告書を作成する際のプロンプトのまとめ
ビジネスの現場において、報告書作成は避けては通れない重要な業務です。しかし、的確な報告書を作成するには多くの時間と労力が必要とされ、多くの企業で課題となっています。
Taskhubは、そんな報告書作成の課題を解決する生成AI活用プラットフォームです。200種類以上の実用的なAIタスクの中には、報告書作成に特化した機能も多数搭載。日本初のタスク型インターフェースにより、AIに不慣れな方でも簡単に報告書を作成することができます。
ビジネス文書作成の実績豊富なAIが、目的や状況に応じた適切な報告書の作成をサポート。さらに、Azure OpenAI Serviceを採用しているため、機密情報を含む報告書も安全に作成できます。
プロンプトエンジニアリングの知識がなくても、すぐに実務で活用できる報告書作成機能をお求めの方は、Taskhubのサービス概要資料を無料でダウンロードいただき、実際の活用事例をご確認ください。
