「議事録作成って時間がかかるし、大事な点を見落としていないか不安…。」
「会議の内容を正確に残したいけど、話が行ったり来たりして、うまくまとめられない。」
こういった悩みを持っている方もいるのではないでしょうか？
本記事では、効率的で質の高い議事録作成のための3つのプロンプト例と実際のアウトプット例を、誰でもタスク形式で使える生成AIツール『Taskhub』を提供する弊社が実際に使っているプロンプトをご紹介します。
きっと役に立つと思いますので、ぜひ最後までご覧ください。
議事録作成プロンプトの利用ガイド
下記のプロンプトは品質を保証するものではありません。ご自身の用途に合わせてカスタマイズしながら最も使いやすいプロンプトを作成してみてください。
こんな人におすすめ！
- 議事録作成に時間がかかりすぎて困っているビジネスパーソン
- 会議の要点を正確に記録したい経営層・管理職
- 議事録作成業務の効率化を目指す事務職・アシスタント
この記事のプロンプトで得られる効果
- 会議の重要ポイントを漏れなく記録できる
- 議事録作成時間を最大50%削減できる
- 一貫性のある読みやすい議事録を作成できる
これらのプロンプトを活用することで、議事録作成の負担を大幅に軽減し、より質の高い記録を効率的に残すことが可能になります。会議の内容を正確に記録し、参加者全員が共通認識を持てるような議事録作成をサポートします。
ChatGPTで議事録作成が変わる！3つの具体的メリット
議事録作成にChatGPTを活用することで、以下の3つの大きなメリットが得られます。
1. 時短効果で業務効率が劇的にアップ 🚀
- 音声データから自動で文字起こしした内容をChatGPTに入力することで、議事録作成時間を最大80%削減
- 要点のまとめや文章の整形を自動化し、作業負担を大幅に軽減
- 空いた時間を他の重要な業務に充てることが可能に
2. 一貫性のある高品質な議事録を作成 📝
- 指定したフォーマットに沿って、統一された形式で議事録を自動生成
- 重要なポイントの漏れを防ぎ、常に必要な情報を確実に記録
- ビジネス文書として適切な表現や用語に自動で修正
3. 柔軟な議事録の活用と共有が容易に 🔄
- 議事録の内容を要約版や詳細版など目的に応じて使い分けが可能
- 部門横断での情報共有や意思決定の透明性が向上
- 過去の議事録との関連付けや検索性の向上により、ナレッジ管理が効率化
このようにChatGPTを活用することで、従来の議事録作成における課題を解決し、より効率的で質の高い情報共有が実現できます。
議事録作成プロンプトのご紹介
#命令
あなたは優秀な議事録作成者として、以下の要件に従って議事録を作成してください。
#意識すること
- 客観的な事実を正確に記録
- 簡潔で分かりやすい表現を使用
- 重要な決定事項や行動項目を明確に記載
- 時系列に沿った整理
- 参加者の発言を適切に要約
#必要事項
- 会議の基本情報（日時、場所、参加者）
- 議題とその目的
- 各議題の議論内容と結論
- 次回のアクションアイテム
- フォローアップが必要な事項
#誰をターゲットにするのか
例：
1. プロジェクトマネージャーが進捗会議の記録を残す場合
2. 部門長が部門会議の重要事項を記録する場合
3. 社内研修担当者が研修内容をまとめる場合
4. チームリーダーが朝会の内容を共有する場合
5. 営業担当者が商談内容を記録する場合
#用途
例：
- 重要な意思決定の記録と共有
- プロジェクトの進捗管理
- チーム内での情報共有
- 組織の知識管理
- コンプライアンス対応
議事録を{文字数}文字程度で作成してください。内容は{会議の種類}に関するものとし、上記の要件を満たすように構成してください。議事録作成プロンプトのご紹介
それではプロンプトが正しく機能した実例を見てみましょう。ご自身の活用イメージをより膨らませてみましょう。
前述のプロンプトテンプレートの必要事項を記入し、実行しました。例1：プロジェクト進捗会議
アウトプット：
日時：2023年12月15日 14:00-15:00
参加者：佐藤PM、鈴木リーダー、田中エンジニア
議題：新規システム開発の進捗確認
【決定事項】
- 来週までにテスト計画書を完成させる
- 外部ベンダーとの連携は佐藤PMが担当
【ToDo】
- テスト環境の構築（担当：田中）
- 仕様書の最終確認（担当：鈴木）例2：営業戦略会議
アウトプット：
日時：2023年12月16日 10:00-11:30
参加者：営業部門全体
議題：2024年Q1戦略立案
【決定事項】
- 新規顧客開拓目標：30社
- セミナー開催を月1回実施
【課題】
- 人員リソースの確保
- 競合他社との差別化戦略例3：製品改善会議
アウトプット：
日時：2023年12月17日 13:00-14:00
参加者：商品企画チーム
議題：ユーザーフィードバック検討
【改善点】
- UIの使いやすさ向上
- パフォーマンス改善
【次回アクション】
- デザインチームとの協議
- 技術的な実現可能性の検証議事録作成にプロンプトを活用する際の3つの重要な注意点
1. 具体的な指示と文脈の提供が不可欠
議事録作成において、ChatGPTに適切な出力を求めるためには、会議の目的や参加者の役割など、具体的な文脈情報を提供することが重要です。
- 会議の種類（定例会議、プロジェクトミーティングなど）
- 参加者の役職や人数
- 議題の優先順位
- 期待する議事録のフォーマット
これらの情報をプロンプトに含めることで、より正確で実用的な議事録を作成できます。
2. 重要な発言や決定事項の明確な区別
AIは文脈を理解する際に、以下のような要素を区別することが難しい場合があります：
- 決定事項と検討事項の区別
- 緊急度の高い課題
- 次回への持ち越し事項
プロンプトでは、これらの要素を明確に区分けして指示することで、より実用的な議事録を作成できます。たとえば：
重要決定事項：「」
検討事項：「」
次回持ち越し：「」というような形式で指定すると効果的です。
3. 機密情報の取り扱いへの配慮
ビジネスの議事録には機密情報が含まれることが多いため、以下の点に注意が必要です：
- 社内機密情報の除外または匿名化
- 個人情報の適切な処理
- セキュリティポリシーとの整合性確認
プロンプトを作成する際は、機密情報をマスキングするなど、情報セキュリティに配慮した指示を含めることが重要です。
プロンプト例：
以下の会議内容について、機密情報をXXXXで置き換えた議事録を作成してください：
- 会議名：〇〇プロジェクト進捗会議
- 日時：2024年〇月〇日
- 参加者：部長A、マネージャーB、担当者C
これらの注意点を意識することで、より効率的で実用的な議事録作成が可能になります。
ChatGPTで議事録を作成する際のプロンプトのまとめ
生成AI技術の発展により、ビジネスシーンでの活用が加速している中で、多くの企業が業務効率化やDX推進の手段としてAIツールの導入を検討しています。
その中で注目を集めているのが、日本初の生成AI活用プラットフォーム「Taskhub」です。Taskhubは、AIプロンプトの作成に悩む企業の課題を解決し、即効性のある業務改善を実現します。200種類以上の実用的なAIタスクを搭載しており、特別な知識がなくても、直感的な操作で目的に応じたAI活用が可能です。
特に、会議の議事録作成や文書要約、画像からのテキスト抽出など、日常的な業務タスクを幅広くカバー。Azure OpenAI Serviceを採用したセキュアな基盤で、企業での利用にも安心です。
AIコンサルタントによる充実したサポート体制も整っており、スムーズな導入から効果的な運用までをトータルでバックアップします。プロンプトエンジニアリングの知識がなくても、すぐに実践的なAI活用を始められるTaskhubについて、詳しい機能や活用事例を知りたい方は、ぜひサービス概要資料のダウンロードからスタートしてください。
