「報告書を作るのに時間がかかりすぎて、他の業務に支障が出ている…」
「上司に提出する報告書、どんな内容を書けばいいのかわからない…」
こういった悩みを持っている方もいるのではないでしょうか？
本記事では、効率的な報告書作成のための3つの具体的なプロンプト例と実際のアウトプット例を、誰でもタスク形式で使える生成AIツール『Taskhub』を提供する弊社が実際に使っているプロンプトをご紹介します。
これらのプロンプトを活用すれば、報告書作成の時間を大幅に短縮し、より質の高い文書を作成することができます。
きっと役に立つと思いますので、ぜひ最後までご覧ください。
報告書作成プロンプトの利用ガイド
ここで紹介するプロンプトは、あくまでも一例です。品質を保証するものではありません。ご自身の用途に合わせてカスタマイズしながら、最も使いやすいプロンプトを作成してみてください。
こんな人におすすめ！
- 報告書作成に時間がかかりすぎて困っているビジネスパーソン
- 報告書の構成や表現に自信が持てない新入社員
- より効率的な文書作成方法を模索している管理職
報告書作成プロンプトで得られる効果
- 報告書作成時間を大幅に短縮できる
- 論理的で分かりやすい文書構成が実現できる
- プロフェッショナルな文書表現が身につく
これらのプロンプトを活用することで、報告書作成の悩みから解放され、より質の高い文書を効率的に作成できるようになります。文書作成のストレスが軽減され、本来の業務により多くの時間を割けるようになるでしょう。
報告書作成にChatGPTを活用する3つのメリット
1. 作業時間の大幅な短縮と効率化
報告書作成において、ChatGPTをプロンプトとして活用することで、通常数時間かかる作業を30分程度まで短縮できます。特に以下の点で効率化が図れます：
- 文章構成の自動提案
- データ分析の要約作成
- キーポイントの抽出と整理
2. 一貫性のある専門的な文章表現の実現
ビジネス文書に相応しい表現や専門用語を適切に使用した報告書を作成できます：
- 業界固有の専門用語の適切な使用
- 論理的な文章構造の維持
- 客観的な分析と表現の統一
3. カスタマイズ性の高い柔軟な報告書フォーマット
目的や状況に応じて、様々なスタイルの報告書を作成可能です：
- 経営層向けエグゼクティブサマリー
- 詳細な技術報告書
- プロジェクト進捗レポート
これらのメリットにより、品質の高い報告書を効率的に作成することができ、ビジネスパーソンの業務効率向上に大きく貢献します。
報告書作成プロンプトのご紹介
#命令
あなたは報告書作成の専門家として、以下の条件に基づいて報告書を作成してください。
#意識すること
- 簡潔で分かりやすい日本語を使用すること
- 専門用語は必要最小限にとどめ、使用する場合は説明を付けること
- 論理的な構成を心がけること
- 読み手の立場に立った表現を選ぶこと
- 事実と意見を明確に区別すること
#必要事項
- 報告の目的：[目的を入力]
- 対象期間：[期間を入力]
- 報告対象：[対象を入力]
- 主要な発見事項：[箇条書きで入力]
- 必要なデータや数値：[具体的に入力]
#誰をターゲットにするのか
例：
- 部署の上司
- プロジェクトのステークホルダー
- 経営層
- 取引先
- 社内の関係部署
#用途
[この報告書がどのように活用されるのか、どのような意思決定に使用されるのかを入力]
以上の情報に基づき、以下の構成で報告書を作成します：
1. 要旨
2. 背景と目的
3. 実施内容
4. 結果と分析
5. 結論と提言
文字数：[必要な文字数を入力]してください。報告書作成プロンプトの実行例を3つ紹介
それではプロンプトが上手く機能した実例を見てみましょう。ご自身の活用イメージをより膨らませてみましょう。
前述のプロンプトテンプレートの命令文に、以下の「入力プロンプト」を記入し、実行しました。例1：週次業務報告書の作成
入力プロンプト：
今週の業務内容から週次報告書を作成してください：
- プロジェクトA進捗率60%
- 顧客ミーティング3件実施
- 新規提案書2件作成アウトプット：
【週次業務報告書】
報告期間：2023年○月○日～○月○日
1. 業務進捗状況
– プロジェクトAの進捗は計画通り60%達成
– 顧客ミーティングを3件実施し、全案件で次のアクションを設定
– 新規提案書2件の作成完了
2. 次週の予定
– プロジェクトAの残作業推進
– 提案書のフォローアップ実施
例2：イベント実施報告書の作成
入力プロンプト：
下記のイベント開催結果から報告書を作成してください：
- セミナー名：DX推進セミナー
- 参加者数：45名
- 満足度：4.2/5.0
- 主な意見：「具体例が参考になった」「実践的な内容で良かった」アウトプット：
【DX推進セミナー 開催報告】
開催日時：2023年○月○日
1. 開催結果
– 参加者数：45名（計画比112%）
– 満足度評価：4.2/5.0
2. 参加者からの主なフィードバック
– 具体的な事例紹介が参考になった
– 実践的な内容構成が好評
例3：商品開発進捗報告書の作成
入力プロンプト：
新商品開発の現状から進捗報告書を作成してください：
- 開発フェーズ：プロトタイプ作成段階
- 予算消化率：40%
- 発生した課題：部材調達の遅延アウトプット：
【新商品開発進捗報告書】
報告日：2023年○月○日
1. 現在の開発状況
- プロトタイプ作成段階（全工程の40%）
- 予算消化率：40%（計画内）
2. 課題と対策
- 部材調達の遅延が発生
- 代替サプライヤーの検討を開始ChatGPTを活用した報告書作成時の重要な3つの注意点
1. 事実確認と情報の正確性の担保
報告書作成においては、事実に基づいた正確な情報を記載することが不可欠です。ChatGPTを活用する際も、以下の点に注意が必要です：
- 入力するデータや数値は必ず人間が確認
- 出力された内容を必ずファクトチェック
- 重要な統計やデータは一次情報から引用
2. 機密情報の取り扱いに関する配慮
ビジネス文書や報告書には機密性の高い情報が含まれることが多いため、以下の対策が重要です：
- 企業秘密や個人情報を含むプロンプトは使用しない
- 具体的な数値や詳細情報は人間が後から追記
- 社内規定に準拠した情報セキュリティ対策の実施
3. 文章の一貫性とトーンの統一
報告書としての品質を保つために、以下の点に留意が必要です：
- 社内の文書作成ガイドラインに沿った指示
- 複数回のプロンプトで作成する場合は文体の統一性を確認
- 専門用語や業界特有の表現の適切な使用
これらの注意点を意識することで、ChatGPTを効果的に活用しながら、質の高い報告書を作成することが可能になります。ただし、最終的なレビューと承認は必ず人間が行う必要があります。
ChatGPTで報告書を作成する際のプロンプトのまとめ
ChatGPTやBardなどの生成AIの活用が広がる中、ビジネスシーンでの報告書作成においても、AIの力を借りることで業務効率を大幅に向上させることができます。
しかし、多くの企業では「どのようにプロンプトを書けばよいか分からない」「セキュリティ面が不安」といった課題を抱えています。
そこでおすすめなのが、生成AI活用プラットフォーム「Taskhub」です。Taskhubは200種類以上の実用的なAIタスクを搭載しており、報告書作成をはじめとした様々なビジネス文書の作成を効率化できます。
特に以下のような特徴が魅力です：
- 日本初のタスク型インターフェースによる直感的な操作
- Azure OpenAI Serviceを基盤とした高度なセキュリティ
- AIコンサルタントによる手厚いサポート体制
- メール作成や議事録作成など、幅広い業務に対応
本記事で紹介したプロンプトを活用することで、より質の高い報告書を効率的に作成することができます。まずは、Taskhubのサービス概要資料をダウンロードして、貴社の業務改善にお役立てください。
