「メールの返信文を作るって簡単じゃないって思うけど、どうやって効率的に書けばいいの？」
「何度も書き直しているうちに、結局同じような文になってしまう…」
こんな風に感じている方も多いのではないでしょうか？
本記事では、効果的な3つの返信文例とそれぞれの実践的な活用方法、さらにプロのライターが活用するテクニックについて詳しく解説しました。初めての方でも手軽にメール返信文を作成できるよう、効率的なコツをご紹介します。
きっとこの記事が役立つと思いますので、ぜひ最後までお読みください。
以下の導入文は、プロンプトを効果的に活用するための指針を提供します。プロンプトの効果は状況によって異なるため、ぜひご自身の目的に合った形に調整してください。
以下のプロンプトは一般的なガイドラインに基づいて提供されていますが、品質を保証するものではありません。
それぞれのターゲットや用途に応じてカスタマイズし、最適なアウトプットが得られるように工夫してください。
chatGPTでメール返信を行う際のプロンプト
# 命令
今回は、「メール返信文作成」を現場で活用できるシーンに合わせて、プロンプトに則って「メール返信文作成」を書いてもらいます。以下の#意識することに従って最高の「メール返信文作成」をしてください。
# 意識すること
- 以下の内容は必ず含めること
- 具体的な説明文（シーンによって必要な文字数を算出すること）
- 必要に応じて見出しを生成し、見出しに応じたテキストを作成すること。
## こんな人におすすめ（ペルソナを具体的に20文字程度で5個出力）
1. 多忙な営業マン
2. 新人事務スタッフ
3. フリーランスデザイナー
4. 大学の研究員
5. 日常的にメールを多く扱う人
- 自然な日本語を意識する。
- 難しい言葉は使わない。
# 命令
このプロンプトは様々な場面でのメール返信を迅速かつ効率的に行うためのガイドです。
# 意識すること
プロンプトに盛り込む内容として、目的や状況に応じてたくさんの応用が可能であることを伝えるのを意識してください。
# 必要事項
- 各見出しに対応した具体的な内容を記載。
- キャッチコピーとペルソナの案を提示。
# 誰をターゲットにするのか
ターゲットは、日常的にビジネスメールの返信を行う必要がある職種や立場の方々を想定しています。
# ターゲットは状況に応じて入力してください
例：新規クライアントからの問い合わせに対する返信、チームメンバーとのスケジュール調整など。
# 用途は状況に応じて入力してください
例：迅速な返信が求められるシーン、丁寧な対応が必要なシーンなど。
上記の#を想定しながらメール文に最適な文章を盛り込んで、記事を見ている人に紹介してください。
下記が先方から送られてきたメール文です。
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ここに相手から送られてきたメール文を挿入してください
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chatGPTでメール文を返信するプロンプトのまとめ
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