「ChatGPTでメールの返信文を作成したいけど、どんなプロンプトを入力すればいいの？」
「英語のビジネスメールの返信を考えるのに時間がかかりすぎて困っている…。」
こういった悩みを持っている方もいるのではないでしょうか？
本記事では、ビジネスシーンで即活用できるメール返信用プロンプトを、誰でもタスク形式で使える生成AIツール『Taskhub』を提供する弊社がご紹介します。
言語を問わずプロフェッショナルな印象を与えるメールの返信文を素早く作成する方法を解説していきますので、ぜひ最後までご覧ください。
Eメール返信作成プロンプト利用ガイド
ここで紹介するプロンプトは、あくまでも参考例です。ご自身でカスタマイズして最適なプロンプトを作成することをお勧めします。
こんな人におすすめ！
- 日々大量のメール対応に追われているビジネスパーソン
- 英語でのメールのやり取りに不安を感じている営業職・事務職の方
- 丁寧で適切な返信文の作成に時間がかかっている管理職の方
Eメール返信作成プロンプトで得られる効果
- メール返信時間の大幅な短縮が可能に
- 一貫性のある丁寧な文面を効率的に作成
- 多言語対応による国際コミュニケーションの向上
ChatGPTでEメール返信文作成を効率化！3のメリット
1. 業務効率化と時間短縮の実現
- 定型文の自動生成による作業時間の削減
- 複数の返信案からの選択が可能
- 返信文の品質を保ちながら処理速度の向上
2. ビジネスシーンでのプロフェッショナルな文面の自動作成
- 適切な敬語と丁寧な表現の自動選択
- 文法やスペルミスの防止
- 状況に応じた適切なトーンの設定
- ビジネスマナーに準拠した文章構成
3. 多言語対応によるグローバルコミュニケーションの促進
- 多言語での返信文作成が可能
- 文化的な配慮を含んだ翻訳
- ローカライズされた表現の適切な使用
ChatGPTでのEメール返信文作成プロンプトご紹介
#命令
以下の情報に基づいてEメールの返信文を作成してください。
#意識すること
- ビジネスメールとしての適切な敬語を使用
- 簡潔で分かりやすい文章を心がける
- 送信者の意図を正確に理解した返信
- 必要に応じて具体的な情報や日時を含める
- 文末は丁寧に締めくくる
#必要事項
1. 元のメールの内容：[ここに内容を入力]
2. 返信の目的：[選択：承諾/謝罪/確認/依頼など]
3. 返信の締め切り：[緊急性の有無]
4. 追加すべき情報：[必要な場合]
#ターゲット
[ここに入力]
#用途
[ここに入力]
例- 日常的なビジネスコミュニケーション
- クライアントへの提案や報告
- 社内での情報共有
- 問い合わせ対応
- 商談や予約の確認
メール返信文作成プロンプトの実行例3選
それでは実例を見て、ご自身の活用イメージをより膨らませてみましょう。前述のプロンプトテンプレート命令文に、以下の入力テキストを記入し、実行しました
事例1：取引先への納期遅延の謝罪メール
入力プロンプト：
「商品の納期が2週間遅れることになった取引先へのお詫びメールを作成してください。丁寧でビジネスライクな文体でお願いします。」
アウトプット：
件名：納期遅延に関するお詫びとご報告
○○様
いつもお世話になっております。
△△株式会社の□□でございます。
この度は、ご注文いただいた商品の納期が当初の予定より2週間程度遅延する見込みとなり、
誠に申し訳ございません。
現在の進捗状況と今後の対応について、下記の通りご報告させていただきます。
...
事例2：セミナー参加のお礼メール
入力プロンプト：
「先日参加したオンラインセミナーの講師の方へのお礼メールを作成してください。特に内容が参考になった点も含めて書いてください。」
アウトプット：
件名：先日のセミナーについて
○○様
先日は大変有意義なセミナーをありがとうございました。
特にマーケティング戦略における顧客分析の手法について、
実践的なお話を聞かせていただき、大変勉強になりました。
...
事例3：採用面接後のフォローアップメール
入力プロンプト：
「昨日行った採用面接のフォローアップメールを作成してください。面接での学びと、入社への強い意欲を伝えたいです。」
アウトプット：
件名：昨日の面接ありがとうございました
○○様
昨日は貴重なお時間をいただき、ありがとうございました。
御社の企業理念や今後の展望について詳しくお話を伺え、
より一層御社で働きたいという思いを強くいたしました。
...ChatGPTでEメール返信文を作成する際の3つの注意点
1. 送信者の意図と文脈を正確にプロンプトに含める
メール返信を ChatGPT に依頼する際は、元のメールの内容と文脈を詳細に伝えることが重要です。以下の要素を必ず含めましょう
- 元メールの目的
- 送信者との関係性（上司、取引先、同僚など）
- やり取りの経緯や背景
これにより、より適切なトーンと内容の返信文を生成できます。
2. ビジネスマナーと企業文化に関する指示を明確に
返信文の形式や言葉遣いについて、以下の点を明確に指示することが重要です
- フォーマリティのレベル（敬語、ビジネス用語の使用など）
- 企業固有の決まり文句
- 業界特有の表現や用語
これらを明示することで、より実用的な返信文を得られます。
3. 生成された文章の確認とカスタマイズ
ChatGPT が生成した返信文は、以下の観点で必ず確認・編集が必要です
- 事実関係の正確性
- 個人情報やセンシティブな情報の取り扱い
- 文章の自然さと一貫性
特に機密情報や重要な取引に関わる内容は、「人による最終確認」も行いましょう。
ChatGPTでのEメールの返信文作成プロンプトまとめ
ビジネスシーンにおけるEメールのやり取りは、日々の業務の中で大きな時間を占めています。本記事では、効率的なメール返信を実現するための実用的なプロンプトをご紹介してきました。
これらのプロンプトを活用することで、返信文の品質向上と作成時間の短縮が期待できます。しかし、個別のプロンプトを管理・活用していくのは意外と手間がかかるものです。
そこでおすすめなのが、生成AI活用プラットフォーム「Taskhub」です。Taskhubは200種類以上の実用的なAIタスクを搭載し、メール作成をはじめとする様々な業務効率化を実現します。日本初のタスク型インターフェースにより、誰でも簡単に目的に応じた生成AIの活用が可能です。
特に、Azure OpenAI Serviceを基盤としたセキュリティの高さと、AIコンサルタントによる手厚いサポート体制は、企業での運用において大きな安心感となります。
プロンプトエンジニアリングに時間をかけたくない方、すぐに実践的な生成AI活用を始めたい方は、Taskhubのサービス概要資料をぜひダウンロードしてみてください。すぐに使える実用的なAIタスクが、あなたの業務効率化をサポートします。
