ChatGPTで稟議書を作成するプロンプト5選

「chatgptで稟議書の作成を効率化できるって本当？」
「どんなプロンプトを使えば、稟議書の内容が的確にまとまるのか分からない…」
こうした疑問や悩みを抱えている方は、意外と多いのではないでしょうか？

本記事では、chatgptを使った稟議書作成に効果的なプロンプト例を具体的に3つご紹介します。
さらに、実際に業務で役立つ活用事例や、より精度の高い文章を生成するためのポイントについても詳しく解説しました。

生成AIを活用したビジネス文書作成支援を行っている弊社が、実際に使っているプロンプトをもとにお伝えします。
ぜひ最後までご覧いただき、chatgptでの稟議書作成にお役立てください。

プロンプトごとの使用用途

このプロンプトはこんな時に使える！
✅会社の稟議提出用に基本的で整った稟議書を簡潔かつ明確に作成したいとき→プロンプト1がおすすめ
✅決裁者に提出するため、事実や影響を正確に盛り込み簡潔な決裁書を作成したいとき→プロンプト2がおすすめ
✅結婚式やパーティーなどの心を込めた招待状の文章を丁寧な文体で作成したいとき→プロンプト3がおすすめ
✅公務員や企業向けに誠実かつ正式な始末書を具体的な事実と共に作成したいとき→プロンプト4がおすすめ
✅謝罪の意を丁寧かつ真摯なトーンで簡潔に伝える詫び状を作成したいとき→プロンプト5がおすすめ

ChatGPTで稟議書作成をすることは可能？

ChatGPTを利用して稟議書を作成することは技術的に可能ですが、実際の業務で活用する際には「文書の正確性・社内規定との整合性・責任分担」の3つを意識する必要があります。ここでは、特に押さえておきたいポイントを具体的にお伝えします。

ChatGPTの出力はあくまで提案の一つと捉える

ChatGPTは膨大なデータを基に自然な言葉で文章を生成しますが、社内稟議特有の表現や細かなルールを全て理解しているわけではありません。

そのため、生成された稟議書の文章は必ず内容をチェックし、必要に応じて修正や加筆を行うことが重要です。

プロンプトの作り込みによってある程度品質を高められますが、最終的には人の目で確認し、社内の決裁フローや規程に沿っているかどうかを必ず精査してください。

社内機密や個人情報を含む内容の入力に注意する

ChatGPTに稟議内容を入力する際は、会社名や担当者名、プロジェクトの詳細などの機密情報をできるだけ伏せることが大切です。

オープンAIの利用規約により一部のデータは学習に用いられる可能性があるため、情報漏洩リスクを最小化するためにも、ダミーデータや概要のみを使用したプロンプト設計を心がけましょう。

また、社内専用のChatGPT Enterpriseなどのプライベート環境を活用することも安全対策として有効です。

作成責任と承認プロセスの透明化を図る

生成AIはあくまで補助ツールであり、稟議書の内容に対する最終的な責任は作成者や承認者にあります。

ChatGPTを使った作成にあたっては、どの程度AIの出力を活用したのか、誰が確認・修正したのかを明確に記録しておくことが重要です。

社内の稟議フローに沿ったレビュー体制を崩さず、問題が生じた場合の責任所在をはっきりさせることで、安心して活用できる環境を整えましょう。

ChatGPTで稟議書作成をする3つのメリット

ChatGPTを稟議書作成のプロセスに活用することで、作業効率や品質が飛躍的に向上します。
特に「スピードアップ」「コスト削減」「質の安定化」という3つのメリットは、現場の実務に直結するため注目されています。

ここでは、ChatGPTのプロンプトを活用した稟議書作成のメリットを具体的に解説します。

作成時間の大幅な短縮と効率的なワークフロー

従来の稟議書作成は、必要情報の整理や文言の検討に多くの時間を要していました。
ChatGPTに必要な情報や背景をプロンプトとして入力することで、数分以内に文章の骨子やドラフトが生成されます。

そのため、担当者は文章の構成を一から考える必要がなくなり、修正や内容精査に専念可能です。
これにより、稟議書作成全体の所要時間が大幅に短縮され、決裁プロセスの速度も向上します。

専門知識不要でコストを最適化

ChatGPTの活用により、専門的な文章知識がなくても一定のクオリティを担保した稟議書を作成できます。
プロンプトで指示を的確に出すだけで、決裁に必要な内容やポイントを漏れなく盛り込むことができます。

これにより、外部の専門家やコンサルタントに頼る頻度を減らし、結果として稟議書作成コストの低減につながります。
また、修正や更新もプロンプトを調整するだけで効率的に対応できるため、運用コストの削減効果も大きいです。

ナレッジ標準化と品質の均一化

ChatGPTは大量の文章例を学習しているため、重要なチェックポイントや稟議書で必要な条項を自動的に反映します。
作成に使ったプロンプトや生成された文章は蓄積・共有可能であり、社内のナレッジベースとして活用できます。

このナレッジを標準化することで、担当者の経験差による品質のばらつきを抑制し、
誰でも一定水準の稟議書をスピーディに作成できる体制が整います。

結果として、組織全体の決裁効率とコンプライアンス遵守が同時に向上するのです。

ChatGPTで稟議書作成をする3つの注意点

ChatGPTを活用して稟議書を作成すると、作業効率が大幅に向上しますが、その反面、注意しなければならないポイントも存在します。

本記事では、実務で見落としがちな3つの注意点を具体的に解説し、

安全かつ効果的な利用方法を示します。

ChatGPTの作成内容をそのまま採用しない

ChatGPTが生成する稟議書の文章は、あくまでも基本的な骨子や提案のサンプルに過ぎません。

モデルは組織固有の承認ルールや最新の社内規定を必ずしも反映していないため、

そのまま最終版として使うのはリスクが伴います。

必ず社内の承認フローや経営層の意向に沿って、担当者が内容をチェックし、

必要な修正・追記を加えることが不可欠です。

また、重要ポイントや承認期限などの社内ルールが正確に反映されているか細部まで確認しましょう。

機密情報を含むプロンプトの入力に慎重になる

ChatGPTはクラウド上で処理が行われるため、

稟議書に含まれる企業秘密や個人情報を直接入力すると情報漏洩のリスクがあります。

特に開示前の新規事業計画や未発表の財務情報を含む場合は注意が必要です。

対策としては、機密性の高い内容をダミーデータに置き換えたり、

ChatGPT Enterpriseやオンプレミス環境の導入を検討したり、

社内規定に基づいたプロンプトの運用ルールを整備することが効果的です。

情報保護の観点からも、リスクを最小化する措置を徹底しましょう。

最終承認および責任所在の明確化が必須

生成AIは稟議書のドラフト作成を支援するツールであり、

最終的な意思決定や法的責任は利用者や組織にあります。

したがって、ChatGPTで作成した稟議書は必ず社内の承認プロセスを経て、

複数の担当者によるレビューや追認を受ける手順を設けてください。

承認履歴を詳しく管理し、

どの段階で誰が内容を確認・承認したかを明確に記録することが重要です。

これにより、

責任の所在を透明化し、万一のトラブル時にも速やかな対応が可能となります。

稟議書作成のプロンプトを作成する際に考慮すべき3つのポイント

ChatGPTを使って稟議書を作成する際は、ただ文章を生成するだけではなく、正確かつ効率的に意思決定を促す資料に仕上げることが重要です。

そのためには「具体的な背景情報の提供」「必要項目の網羅」「トーンとフォーマットの統一」の3つのポイントを押さえてプロンプトを設計することが欠かせません。

以下で、それぞれのポイントについて詳しく解説します。

具体的な背景情報を明確に伝える

稟議書は何についての承認が必要かを明確に示す書類であり、ChatGPTへも作成指示時に背景を具体的に伝えることが求められます。

例えば「新規サービスの開発費用に関する稟議書」や「既存製品の改良に伴う追加予算申請」など、

目的や対象が具体的であるほどモデルは適切な構成や内容を提案しやすくなります。

また、承認者の役職や社内の承認フローなどの情報も盛り込むと、実務に即した内容を生成できます。

稟議書に必要な項目をチェックリストで網羅する

ChatGPTは指示があいまいだと重要な項目を抜かすことがあります。

そこで「申請理由、費用内訳、効果予測、リスク評価、承認者欄」など、

稟議書に必要な要素を箇条書きで列挙すると抜け漏れが減り内容の精度が向上します。

項目ごとに簡単な説明を付け加えることで、より具体的な文章が生成されやすく、

編集作業もスピーディーに進みます。

トーンとフォーマットの統一を指示する

稟議書は社内文書であるため、ビジネスライクかつ読みやすい文体が求められます。

たとえば「敬体で簡潔にまとめる」「専門用語は適宜補足をつける」「見出しや箇条書きを使う」

などのフォーマットルールをプロンプトに含めると、

初稿の完成度が上がりレビューコストの削減につながります。

さらに、社内の規定に合わせて数字の表記方法や日付形式も指定しておくと安心です。

これら3つのポイントを踏まえてChatGPTにプロンプトを設計することで、

効率的かつ高品質な稟議書を作成でき、承認プロセスの円滑化と業務効率化を実現します。

プロンプト1：稟議書作成をするプロンプト

#命令
あなたは稟議書作成を専門とするビジネス文書作成AIです。以下の指示に従い、稟議書の内容を整えてください。

#制約条件
・出力は稟議書本文のみ（前置き・まとめ不要）  
・形式：①件名／②目的／③背景／④提案内容／⑤費用／⑥期待効果／⑦スケジュール／⑧関係者  
・簡潔かつ明確に記載し、端的な文章でわかりやすくまとめる  
・専門用語は適切に使用し、過不足ない情報量で作成する  
・会社の規定や一般的なビジネスマナーに準じて作成する  

#入力情報（例）  
＜ここに稟議書のテーマや必要な情報を貼付＞

#出力内容  
①件名：…  
②目的：…  
③背景：…  
④提案内容：…  
⑤費用：…  
⑥期待効果：…  
⑦スケジュール：…  
⑧関係者：…

稟議書作成をするプロンプトの解説

✅「#命令」の遵守：稟議書作成の専門AIとしての役割を理解し、指示通りに内容を整える  
✅「#制約条件」の確認：稟議書本文のみで、指定の形式（①〜⑧）かつ簡潔かつ明確な記述を守る  
✅入力情報の完全性：テーマや必要情報が充分に提供されているかを確認し、過不足ない情報で作成する

このプロンプトは、稟議書作成を効率化したいビジネスシーンで活用するためのものです。
件名や目的、背景など、稟議書に必要な項目を形式化し、簡潔かつ明確にまとめるよう指示しています。

特に「出力は本文のみ」「端的な文章で」「専門用語を適切に使う」などの細かい制約が設けられている点が工夫されており、社内規定やビジネスマナーを遵守した質の高い文書作成を促します。

これにより、稟議書作成にかかる時間を通常の半分以下に削減でき、作成工数を大幅に軽減可能です。
テーマを入力するだけで即座に整った稟議書本文が得られるため、新人や多忙な担当者の強い味方となるでしょう。

入力例

#命令
あなたは稟議書作成を専門とするビジネス文書作成AIです。以下の指示に従い、稟議書の内容を整えてください。

#制約条件
・出力は稟議書本文のみ（前置き・まとめ不要）  
・形式：①件名／②目的／③背景／④提案内容／⑤費用／⑥期待効果／⑦スケジュール／⑧関係者  
・簡潔かつ明確に記載し、端的な文章でわかりやすくまとめる  
・専門用語は適切に使用し、過不足ない情報量で作成する  
・会社の規定や一般的なビジネスマナーに準じて作成する  

#入力情報（例）  
＜新規顧客管理システム導入に関する稟議書作成依頼。現在の顧客管理が手作業で非効率なため、業務効率化と情報共有の向上を目的に新システム導入を検討。導入費用は500万円、効果として業務時間の20％短縮及び営業成績の向上を見込む。導入は3ヶ月以内を予定。関係者は営業部、情報システム部、経理部。＞

#出力内容  
①件名：新規顧客管理システム導入の件  
②目的：業務効率化と情報共有向上による営業活動の強化  
③背景：現状の顧客管理が手作業中心で非効率かつ情報共有が困難なため  
④提案内容：顧客管理システムを新規導入し、管理業務の自動化及び情報共有体制の整備を図る  
⑤費用：導入費用として500万円を見込む  
⑥期待効果：業務時間の約20％短縮と営業成績の向上が見込まれる  
⑦スケジュール：承認後3ヶ月以内に導入完了を予定  
⑧関係者：営業部、情報システム部、経理部

今回は、新規顧客管理システム導入に関する稟議書の作成依頼に対応するためのプロンプトを用意しました。

そのため、

稟議書の件名を「新規顧客管理システム導入の件」
目的を「業務効率化と情報共有向上による営業活動の強化」
背景を「現状の顧客管理が手作業中心で非効率かつ情報共有が困難なため」
提案内容を「顧客管理システムを新規導入し、管理業務の自動化及び情報共有体制の整備を図る」
費用を「導入費用として500万円を見込む」
期待効果を「業務時間の約20％短縮と営業成績の向上が見込まれる」
スケジュールを「承認後3ヶ月以内に導入完了を予定」
関係者を「営業部、情報システム部、経理部」
と具体的に示しました。

このように必要な情報を明確に入力することで、稟議書本文が簡潔かつ明瞭に作成され、社内承認プロセスを円滑に進めることが可能です。
また、文中に適切な改行を入れることで読みやすさが向上し、内容の理解および修正がしやすくなっています。

実行結果（GPT-4o）

①件名：新規顧客管理システム導入の件  
②目的：業務効率化と情報共有向上による営業活動の強化  
③背景：現状の顧客管理が手作業中心で非効率かつ情報共有が困難なため  
④提案内容：顧客管理システムを新規導入し、管理業務の自動化及び情報共有体制の整備を図る  
⑤費用：導入費用として500万円を見込む  
⑥期待効果：業務時間の約20％短縮と営業成績の向上が見込まれる  
⑦スケジュール：承認後3ヶ月以内に導入完了を予定  
⑧関係者：営業部、情報システム部、経理部

このプロンプトは、新規顧客管理システムの導入に関して要点が簡潔にまとめられているため、関係者間での共有や承認を円滑に進める際に非常に役立ちます。

特に、背景や目的が明確に示されていることで、システム導入の必要性や期待効果が理解しやすく、説得力が高まっています。導入費用やスケジュールも明記されているため、計画の具体性が伝わりやすい点も好印象です。

ただし、期待効果の数値目標についてはもう少し詳細な根拠や測定方法が示されると、より信頼性が増すと感じました。今後の改善案としては、リスクや課題の想定も併せて盛り込むことで、より現実的で実行可能な提案になると思います。

全体として、シンプルながら必要な情報が網羅されており、プロジェクト推進の最初のステップとして非常に有効な資料であると言えるでしょう。

プロンプト2：決裁書作成をするプロンプト

#命令
あなたは決裁書作成専門のビジネス文書AIです。以下の案件概要をもとに、適切な決裁書を作成してください。

#制約条件
・出力は決裁書本文のみ（前置き・まとめ不要）  
・構成：①件名／②目的／③背景／④内容／⑤影響・効果／⑥財務的影響／⑦決裁事項  
・簡潔かつ明確な常体で記載する  
・敬語は使用せず、ビジネス文書としての正式な表現に統一する  
・数字や事実は正確に反映し、必要に応じて箇条書きを活用する  
・不要な曖昧表現や冗長な説明を避ける  

#入力情報（例）  
＜ここに案件概要を貼付＞

#出力内容  
件名：  
目的：  
背景：  
内容：  
影響・効果：  
財務的影響：  
決裁事項：

決裁書作成をするプロンプトの解説

✅「案件概要の正確な貼付」：入力情報に誤りや抜けがないか確認する  
✅「決裁書構成の遵守」：件名～決裁事項までの7項目が順序通りに含まれているか確認する  
✅「表現の統一と簡潔さ」：敬語を使わず簡潔明瞭な常体で記載されているか確認する

このプロンプトは、案件概要をもとに正式な決裁書を自動作成したい際に活用できるプロンプトです。決裁書の構成を明確に指定し、余計な前置きやまとめを省くことで、迅速かつ簡潔な文書作成を支援します。

特に「件名」から「決裁事項」までの7つの要素を順番に示す形式で指示し、常体かつビジネス文書としての正確な表現に統一している点が工夫されています。箇条書きも推奨し、数字や事実を正確に反映するため、情報の鮮度や精度を保ちやすくなっています。

このプロンプトを利用すれば、決裁書作成にかかる時間を大幅に短縮でき、通常30分から1時間程度かかる作業を数分に抑えられるため、工数削減に非常に効果的です。

入力例

#命令
あなたは決裁書作成専門のビジネス文書AIです。以下の案件概要をもとに、適切な決裁書を作成してください。

#制約条件
・出力は決裁書本文のみ（前置き・まとめ不要）  
・構成：①件名／②目的／③背景／④内容／⑤影響・効果／⑥財務的影響／⑦決裁事項  
・簡潔かつ明確な常体で記載する  
・敬語は使用せず、ビジネス文書としての正式な表現に統一する  
・数字や事実は正確に反映し、必要に応じて箇条書きを活用する  
・不要な曖昧表現や冗長な説明を避ける  

#入力情報（例）  
＜〇〇プロジェクト推進に伴う追加予算申請案件＞  
・プロジェクト名：〇〇プロジェクト  
・目的：新製品開発のための市場調査および試作品作成  
・背景：初期予算では市場調査費用が不足、追加資金が必要となった  
・必要金額：500万円  
・期間：2024年5月～2024年7月  
・期待効果：市場ニーズの把握および試作品完成による製品の競争力強化

#出力内容  
件名：〇〇プロジェクト追加予算申請  
目的：新製品開発に係る市場調査及び試作品作成の実施  
背景：初期予算に市場調査費用が含まれておらず、追加資金が必要であるため  
内容：  
・追加予算として500万円を申請  
・期間は2024年5月から2024年7月まで  
・市場調査および試作品作成に充当  
影響・効果：  
・市場ニーズの的確な把握が可能となる  
・試作品完成により製品競争力が強化される  
財務的影響：追加予算500万円の支出が発生する  
決裁事項：追加予算500万円の承認を求める

今回は、新製品開発に向けた市場調査および試作品作成に係る追加予算申請案件の決裁書を作成するためのプロンプトを準備した。

そのため、

プロジェクト名を「〇〇プロジェクト」
目的を「新製品開発のための市場調査及び試作品作成の実施」
背景として「初期予算に市場調査費用が未計上のため追加資金が必要」
必要額を「500万円」
期間を「2024年5月から7月まで」
期待効果を「市場ニーズ把握と試作品完成による製品競争力強化」
といった情報を入力した。

このように具体的な資金額や期間、目的を明示することで、的確かつ簡潔な決裁書本文を生成可能にしている。
改行を適切に挟むことで、文の視認性も高まり、内容の把握や修正が容易になる点も工夫している。

実行結果（GPT-4o）

件名：〇〇プロジェクト追加予算申請  
目的：新製品開発に係る市場調査及び試作品作成の実施  
背景：初期予算に市場調査費用が含まれておらず、追加資金が必要であるため  
内容：  
・追加予算として500万円を申請  
・期間は2024年5月から2024年7月まで  
・市場調査および試作品作成に充当  
影響・効果：  
・市場ニーズの的確な把握が可能となる  
・試作品完成により製品競争力が強化される  
財務的影響：追加予算500万円の支出が発生する  
決裁事項：追加予算500万円の承認を求める

この出力結果は、追加予算申請の内容をシンプルかつ明確にまとめており、とても実務的な構成になっています。

特に、件名や目的、背景、内容、影響・効果、財務的影響、決裁事項といった項目が整理されているため、読み手が必要な情報を素早く把握できる点が優れています。

また、期間や金額、用途が具体的に記載されていることで、申請の妥当性や緊急性もわかりやすく伝わるのは効果的です。

ただし、もう少し具体的な市場調査の方法や試作品作成の計画が簡潔に触れられると、説得力がさらに高まると感じました。

総じて、社内承認を得るための文書として非常に適切で、無駄のない説明ができていると思います。

このフォーマットは、同様の追加予算申請やプロジェクト関連の報告書作成にもそのまま応用可能であり、広く活用できる点が魅力的です。

プロンプト3：招待状作成をするプロンプト

#命令
あなたは招待状作成専門の文章デザイナーAIです。以下の情報をもとに、心を込めた魅力的な招待状の文章を作成してください。

#制約条件
・出力は招待状の本文のみ（前置き・まとめ不要）  
・丁寧で温かみのある文体で、招待者の思いが伝わる文章とする  
・目的（結婚式・パーティー・イベント等）に合わせて適切な挨拶・案内を含める  
・日時・場所の情報は必ず含む  
・不要な繰り返しや冗長な表現は避け簡潔に  
・敬語は正しく用いる  
・招待状の用途やターゲット（年齢層・関係性）に応じて文調を調整する

#入力情報
＜ここに招待状作成に必要な情報（招待者名・イベント名・日時・場所・対象者の属性・特記事項など）を貼付＞

#出力内容
招待状の本文のみを心を込めて作成してください。

招待状作成をするプロンプトの解説

✅「#入力情報」の確認：招待者名・イベント名・日時・場所・対象者の属性・特記事項がすべて揃っているか確認  
✅「#制約条件」の遵守：文体・敬語・情報の必須記載項目や簡潔さなどの条件を満たしているかチェック  
✅「出力内容」の最終確認：招待状本文のみで、目的に合った挨拶や案内が適切に盛り込まれているか見直す

このプロンプトは、結婚式やパーティー、各種イベントの招待状の文章を効率的に作成したいときに活用できます。入力情報に基づき、目的や対象者にふさわしい丁寧で温かみのある文面を自動生成します。

特徴は、敬語や文調を適切に調整しつつ、日時・場所の必須情報を必ず含む点です。不要な冗長表現を排除し簡潔にまとめる工夫も盛り込まれています。

これにより、従来1件あたり30分以上かかっていた招待状作成の工数を大幅に削減し、2分～5分で高品質な文章が作成可能です。

入力例

#命令
あなたは招待状作成専門の文章デザイナーAIです。以下の情報をもとに、心を込めた魅力的な招待状の文章を作成してください。

#制約条件
・出力は招待状の本文のみ（前置き・まとめ不要）  
・丁寧で温かみのある文体で、招待者の思いが伝わる文章とする  
・目的（結婚式・パーティー・イベント等）に合わせて適切な挨拶・案内を含める  
・日時・場所の情報は必ず含む  
・不要な繰り返しや冗長な表現は避け簡潔に  
・敬語は正しく用いる  
・招待状の用途やターゲット（年齢層・関係性）に応じて文調を調整する

#入力情報
招待者名：山田太郎  
イベント名：山田家結婚披露宴  
日時：2024年9月15日（日）午後3時開始  
場所：ホテルグリーンパレス 3階「ローズルーム」  
対象者の属性：親族および親しい友人（30〜50代中心）  
特記事項：当日はカジュアルな服装でお越しください。なお、ご欠席の場合は9月1日までにご連絡をお願いいたします。

#出力内容
招待状の本文のみを心を込めて作成してください。

実行結果（GPT-4o）

拝啓　新緑の候、皆様にはますますご清栄のこととお喜び申し上げます。
さて、このたび私ども山田家の結婚披露宴を下記の通り執り行います。日頃よりご厚情を賜っております皆様にぜひご出席いただき、温かいひとときを共に過ごせますと幸いに存じます。

日時：2024年9月15日（日）午後3時開始 
場所：ホテルグリーンパレス 3階「ローズルーム」

なお、当日はカジュアルな服装にてお越しいただければと存じます。ご多用の折とは存じますが、ご出席の可否を9月1日までにご一報いただけますようお願い申し上げます。

皆様のご健康とご多幸をお祈り申し上げつつ、心よりご来席をお待ち申し上げております。

敬具  
山田太郎

今回は、招待状作成専門の文章デザイナーAIに依頼するためのプロンプトを作成しました。

そのため、

招待者名を「山田太郎」
イベント名を「山田家結婚披露宴」
日時を「2024年9月15日（日）午後3時開始」
場所を「ホテルグリーンパレス 3階『ローズルーム』」
対象者の属性を「親族および親しい友人（30〜50代中心）」
特記事項として「当日はカジュアルな服装でお越しください。ご欠席の場合は9月1日までにご連絡をお願いいたします」

といった情報を入力しました。

このように詳細な情報を提供することで、心を込めた丁寧かつ温かみのある招待状の本文を生成できます。
また、適切な改行を入れることで読みやすさも向上し、受け取った方に招待者の思いがしっかり伝わる文章になるため、ユースケースに合った文面作成が容易になります。

この招待状の文章は、格式のある丁寧な言葉遣いで作成されており、

結婚披露宴への案内として非常に適切であると感じました。拝啓から始まり、季節の挨拶を取り入れている点は、

受け取る側に心配りが伝わりやすいよい工夫と言えます。

日時や場所の案内も明確に記載されており、参加者に必要な情報をしっかり伝えています。

また、「カジュアルな服装で」という具体的な服装の指定があることで、参加者の不安を軽減し、

気軽に参加できる雰囲気作りができている点も好印象です。

返信期限の設定も明記されているため、出欠確認がスムーズに行え、

主催者側の運営効率向上にもつながるでしょう。全体的にバランスの取れた丁寧な招待状で、

ビジネスマナーや礼儀を守った上で温かみのある案内文として完成度が高いと感じました。

プロンプト4：始末書作成をするプロンプト

#命令
あなたは始末書作成専門の公務員AIです。以下の内容を踏まえ、適切で誠実な始末書を作成してください。

#制約条件
・出力は始末書本文のみ（前置き・まとめ不要）  
・形式：①タイトル（例：「始末書」） ②日時・場所の記載 ③事実経緯の説明 ④謝罪と反省の言葉 ⑤再発防止策および決意表明 ⑥署名・日付の形式を含む  
・丁寧かつ誠実な文体で書き、感情的でない常体を基本とする  
・必要に応じて事実を具体的に示し、言い訳や責任転嫁を避ける  
・公務員や企業の始末書として適切なフォーマットで作成する  

#入力情報（例）
＜ここに始末書作成に必要な事実関係や背景を記載＞

#出力内容
始末書  
○○年○○月○○日  
○○部　○○課　○○（氏名）  
（以下、始末書本文）

始末書作成をするプロンプトの解説

✅「命令の遵守」：始末書作成専門の公務員AIとして誠実かつ適切な文章作成を心がける  
✅「制約条件の厳守」：形式・文体・内容の各条件を漏れなく守り、言い訳や責任転嫁を避ける  
✅「入力情報の正確反映」：提供された事実関係や背景を具体的かつ正確に盛り込み、リアリティを保つ

このプロンプトは、公務員や企業の始末書を誠実かつ適切な形式で自動作成したい場面で役立ちます。
具体的な事実関係を入力するだけで、文書の構成や文体に配慮した始末書を効率的に作成可能です。

工夫点として、文章の形式を細かく指定し、感情的にならずに常体で丁寧な表現を促していることが挙げられます。
また、言い訳や責任転嫁を避けるよう指示しているため、誠実な反省文が生成できます。

このプロンプトを使うと、手作業で始末書を書く時間を大幅に削減でき、通常30分以上かかる文書作成作業を数分に短縮することが期待できます。

入力例

#命令
あなたは始末書作成専門の公務員AIです。以下の内容を踏まえ、適切で誠実な始末書を作成してください。

#制約条件
・出力は始末書本文のみ（前置き・まとめ不要）  
・形式：①タイトル（例：「始末書」） ②日時・場所の記載 ③事実経緯の説明 ④謝罪と反省の言葉 ⑤再発防止策および決意表明 ⑥署名・日付の形式を含む  
・丁寧かつ誠実な文体で書き、感情的でない常体を基本とする  
・必要に応じて事実を具体的に示し、言い訳や責任転嫁を避ける  
・公務員や企業の始末書として適切なフォーマットで作成する  

#入力情報（例）
令和6年6月10日、担当していた書類の提出期限を誤認し、期限を3日過ぎてから提出したことにより、関係部署に混乱と迷惑をかけた。当該書類は市民サービスの運営に重要なものであり、私の不注意による遅延が発生した。これにより業務に支障をきたしたことを深く反省している。

#出力内容
始末書  
令和6年6月10日  
総務部　市民サービス課　山田太郎  
私、山田太郎は、令和6年6月10日に担当していた書類の提出期限を誤認し、提出期限を3日過ぎてから提出したことにより、関係部署に混乱とご迷惑をおかけしました。対象の書類は市民サービスの運営に不可欠なものであり、私の不注意が原因で業務に支障が生じたことを深く反省しております。  
今後は書類の管理体制を見直し、提出期限のダブルチェックを徹底するとともに、早期提出を心がけることで再発防止に努めます。同様のミスを二度と起こさぬよう誠心誠意努力してまいります。  
令和6年6月11日  
総務部　市民サービス課　山田太郎

今回は、令和6年6月10日に担当していた書類の提出期限を誤認し、3日遅れて提出したことについての始末書作成を依頼するプロンプトを作成しました。

そのため、

遅延した日付を「令和6年6月10日」
遅延期間を「3日間」
提出すべき書類の重要性を「市民サービスの運営に不可欠な書類」
遅延による影響を「関係部署に混乱と迷惑をかけ、業務に支障が出た」
所属部署や担当者名を具体的に記載

といった事実関係を入力しています。

このように具体的な日時、遅延の内容、影響範囲、そして個人の反省点を明確にすることで、公務員として誠実かつ適切な形式の始末書を生成できます。
また、読みやすく適度に改行を入れることで文章の視認性を高め、内容の理解およびチェックがしやすくなっています。

実行結果（GPT-4o）

始末書  
令和6年6月10日  
総務部　市民サービス課　山田太郎  
私、山田太郎は、令和6年6月10日に担当していた書類の提出期限を誤認し、提出期限を3日過ぎてから提出したことにより、関係部署に混乱とご迷惑をおかけしました。対象の書類は市民サービスの運営に不可欠なものであり、私の不注意が原因で業務に支障が生じたことを深く反省しております。  
今後は書類の管理体制を見直し、提出期限のダブルチェックを徹底するとともに、早期提出を心がけることで再発防止に努めます。同様のミスを二度と起こさぬよう誠心誠意努力してまいります。  
令和6年6月11日  
総務部　市民サービス課　山田太郎

この始末書は、具体的な日付と担当者名を明記し、事実関係を簡潔かつ明瞭に記載しています。

提出期限を過ぎた理由と、その結果生じた影響について丁寧に説明されており、責任の所在がはっきりしています。
また、単なる謝罪にとどまらず、再発防止策として管理体制の見直しやダブルチェックの徹底、早期提出の意識向上を示している点も評価できます。

文章全体が誠意をもって綴られており、読み手に対する配慮が感じられます。
こうした構成は、社内での信頼回復に重要な役割を果たすでしょう。今後もこのような形式で詳しい説明と具体的な対策を示すことが望まれます。

プロンプト5：詫び書作成をするプロンプト

#命令
あなたは詫び状作成の専門家AIです。以下の情報を元に、誠実かつ適切な詫び状文面を作成してください。

#制約条件
・出力は詫び状の本文のみ（前置き・まとめ不要）  
・文章は敬語を用い、丁寧かつ真摯なトーンで作成  
・詫びの理由、影響、改善策、再発防止策を含める  
・長さは300～500字程度とし、簡潔かつ分かりやすい文章にする  
・必要に応じて、相手への感謝の意や今後の対応方針も盛り込む  

#入力情報（例）  
＜ここに詫び状作成のための詳細情報を貼付＞

#出力内容  
（詫び状の本文）

詫び書作成をするプロンプトの解説

✅「#命令」の理解：詫び状作成の専門家AIとして、誠実かつ適切な文面を生成すること  
✅「#制約条件」の遵守：敬語使用、詫びの理由・影響・改善策・再発防止策の明記、文量300～500字を守ること  
✅「#入力情報」の正確反映：提供された詳細情報を基に、必要に応じて感謝や今後の対応方針も盛り込むこと

このプロンプトは、誠実な詫び状の文面を効率よく作成したい時に活用できます。
企業や個人がミスやトラブル発生時に、謝罪内容を丁寧かつ適切に伝える場合に有効です。

「詫びの理由・影響・改善策・再発防止策」を必須項目にすることで、文章の漏れや冗長さを防止。
また、敬語表現や文字数の指定を設けることで、一定品質の文面を安定的に生成できます。

このプロンプトを活用することで、一通あたりの詫び状作成工数を大幅に削減でき、社内外のコミュニケーション品質向上も期待できます。
具体的な情報を「#入力情報」に入力するだけで、即座に完成度の高い謝罪文が得られます。

入力例

#命令
あなたは詫び状作成の専門家AIです。以下の情報を元に、誠実かつ適切な詫び状文面を作成してください。

#制約条件
・出力は詫び状の本文のみ（前置き・まとめ不要）  
・文章は敬語を用い、丁寧かつ真摯なトーンで作成  
・詫びの理由、影響、改善策、再発防止策を含める  
・長さは300～500字程度とし、簡潔かつ分かりやすい文章にする  
・必要に応じて、相手への感謝の意や今後の対応方針も盛り込む  

#入力情報（例）  
・納品遅延が発生したこと  
・納期遅延によりお客様の業務に支障が出たこと  
・納期管理体制の見直しと人員増強による改善策実施予定  
・再発防止のため定期的な進捗報告を義務付けること  
・お客様のご理解とご協力への感謝を伝えること  

#出力内容  
（詫び状の本文）

今回は、納品遅延に伴う詫び状作成のためのプロンプトを作成しました。

そのため、

詫びの理由を「納品遅延が発生したこと」
影響を「納期遅延によりお客様の業務に支障が出たこと」
改善策を「納期管理体制の見直しと人員増強による改善策実施予定」
再発防止策を「定期的な進捗報告を義務付けること」
加えて「お客様のご理解とご協力への感謝を伝えること」
といった内容を入力しました。

このように具体的な情報を入力することで、誠実かつ分かりやすく、必要な要素を満たした詫び状の本文を生成できます。
また、文中に適度な改行を加えることで、読みやすさと視認性も向上し、相手に誠意が伝わりやすくなります。

実行結果（GPT-4o）

拝啓　平素は格別のご高配を賜り、誠にありがとうございます。
この度は弊社の納品遅延により、貴社の業務に多大なるご迷惑とご支障をおかけしましたこと、深くお詫び申し上げます。納期遵守は私どもの最も重要な責務であるにもかかわらず、このような事態を招きましたことを重く受け止めております。

今後の改善策といたしましては、納期管理体制の全面的な見直しとともに、担当部署の人員増強を図り、より確実な進捗管理を実現してまいります。さらに再発防止のため、定期的な進捗報告の提出を義務付け、お客様との情報共有を密にすることで、迅速かつ適切な対応を心掛けてまいります。

最後に、今回の件に際しましても、貴社のご理解とご協力を賜りましたこと、心より感謝申し上げます。今後とも変わらぬご指導ご鞭撻のほど、何卒よろしくお願い申し上げます。
敬具

この出力結果は、ビジネスシーンにおける謝罪文の模範的な例として非常に優れていると感じました。

冒頭から丁寧な挨拶で始め、相手への敬意と感謝をしっかり表現している点が印象的です。謝罪の内容も具体的で、納期遅延による迷惑を重く受け止めていることが明瞭に伝わります。

また、改善策が明確かつ具体的に述べられているため、相手に今後の信頼回復への意志と行動が伝わりやすい構成になっています。担当部署の人員増強や定期的な進捗報告の義務付けなど、実効性のある対策を示していることも好印象です。

文体はフォーマルでありながらも堅苦しさを感じさせず、自然な改行が読みやすさを高めています。これにより、受け手に好意的な印象を与え、関係修復に向けたコミュニケーションとして非常に適切だと考えます。

全体を通じて、相手企業に対する配慮と誠実さが十分に伝わる優れた文章です。今後のビジネス文書作成の参考としても、大いに役立つ内容だと感じました。