ChatGPTで感謝,お礼メール作成をするプロンプト5選

「感謝メールを送りたいけど、どうやって文章を作ればいいかわからない…」
「自分で書いてみたけど、何だか気持ちが伝わりにくい文章になってしまった…」

そう感じる方は少なくないのではないでしょうか？

本記事では、「感謝メールプロンプト」を活用して、相手にしっかり気持ちが伝わる感謝メールの書き方や具体例をご紹介します。

AIを活用した文章作成に精通する弊社が実際に使っている効果的なプロンプトを厳選しました。

忙しいビジネスシーンやプライベートでの感謝の意を、すぐにスマートに伝えたい方に必見の内容です。

ぜひ最後までご覧いただき、感謝の気持ちを上手に伝えるヒントをつかんでください。

プロンプトごとの使用用途

このプロンプトはこんな時に使える！
✅丁寧かつ親しみを込めて、具体的な会食の内容を踏まえた感謝メールを送りたいとき→プロンプト1がおすすめ
✅打ち合わせ内容を短く振り返りつつ、件名もつけて形式的なお礼メールを作成したいとき→プロンプト2がおすすめ
✅入金の確認後、正確な金額やサービス名を反映した感謝メールを送りたいとき→プロンプト3がおすすめ
✅退職される方に対して、具体的な貢献内容を含めて感謝と労いの気持ちを伝えたいとき→プロンプト4がおすすめ
✅来社後の訪問内容を踏まえて、会社名や担当者名も記載し、件名案も添えてお礼メールを送りたいとき→プロンプト5がおすすめ

ChatGPTで感謝メールをすることは可能？

ChatGPTを使って感謝メールを書くことは十分に可能で、効率良く丁寧な文面を作成できるツールとして注目されています。
しかし、ただ文章を自動生成するだけではなく、伝えたい思いや状況に合った内容になるよう工夫が必要です。

ここでは、ChatGPTを活用して感謝メールを作る際に押さえたい基本ポイントを具体的に説明します。

感謝の気持ちを具体的に伝えるためのプロンプト設計

感謝メールの質は、入力するプロンプトの内容で大きく左右されます。
単に「感謝を伝えたい」と指示するだけでなく、相手の名前や具体的な行動、受けた恩恵を簡潔に伝える情報を含めることが重要です。

たとえば、「先日の会議でのご協力に感謝する丁寧なメール文を作成してください。相手の名前は山田太郎さんで、迅速な対応に感謝しています」といった具体的な指示を入れることで、自然で心のこもった感謝メールが生成されやすくなります。

自動生成後に必ず内容をカスタマイズする

ChatGPTは非常に高性能ですが、生成された文章はあくまでもテンプレートの一つです。
そのまま送ると、場合によっては言い回しが硬すぎたり、感謝のニュアンスがやや薄く感じられることもあります。

したがって、生成結果をベースに自分の言葉を加えたり、相手との関係性に応じて調整を入れることが必要です。
特に、親しい相手にはカジュアルさを出したり、ビジネスシーンでは礼儀正しい表現を重視するといった工夫が効果的です。

個人情報やプライバシーに配慮した入力を心がける

ChatGPTにメールの内容を入力する際には、相手の個人情報や秘匿性の高い内容を不用意に含めないよう注意してください。
生成AIは送信された情報を学習データに使用する場合があり、プライバシー保護の観点からリスクになる可能性があります。

特に企業の取引先や顧客に対する感謝メールを作成する際は、名前や具体的な案件名をあいまいにしてダミーデータを使うか、企業内のセキュアな環境でツールを利用しましょう。

この配慮を怠ると、情報漏えいの危険性が生じるため、社内ルールに則った厳格な運用が求められます。

最終チェックと送信前のマナー確認を忘れずに

ChatGPTが作成したメールは、必ず最終的に人間が読み返して内容とマナーを確認してください。
感謝の表現に誤解を招く箇所がないか、敬語が正しいか、そして相手に失礼な印象を与えないかを慎重にチェックしましょう。

この工程を省くと、せっかくの感謝の気持ちが伝わらないだけでなく、関係性に悪影響を与えかねません。
AIのサポートはあくまで補助的な役割と位置づけ、最後は自分の心を込めた文章に仕上げることが大切です。

ChatGPTで感謝メールをする3つのメリット

ChatGPTを活用して感謝メールを作成することは、「効率・表現力・カスタマイズ性」の三要素で従来のメール作成方法を大きく超える価値を提供します。ここでは、実際に使う上でとくに役立つ3つのメリットをご紹介します。

作成時間の大幅な短縮と手間の削減

感謝メールを一から考えると、文面の選び方や適切な表現を悩む時間が少なくありません。ChatGPTに必要な情報をプロンプトとして入力するだけで、

数十秒から数分以内に複数の候補が自動生成されます。

これにより、メールの作成にかかる時間を格段に短縮でき、忙しいビジネスパーソンにとって大きな負担軽減となります。

また、文例に悩むことなくすぐに送信できるため、感謝の気持ちをタイムリーに伝えることが可能です。

表現力の向上と誤解のリスク低減

ChatGPTは大規模な言語モデルをもとに文章を生成するため、豊かな表現や適切な敬語・丁寧語を自然に取り入れた文面を作成できます。

そのため、一味違う印象的な感謝メールを書くことができ、

相手に誤解を与えない正確で伝わりやすい内容になります。

特にビジネスシーンなどフォーマルさが求められる場面で大いに役立ち、メールの質を底上げします。

受け取り手に合わせたカスタマイズが容易

感謝メールは送る相手やシチュエーションによって文調や内容を変えたいものです。

ChatGPTでは、

相手の立場や関係性、伝えたい感謝の理由などをプロンプトとして細かく指示することで、

パーソナライズされたメールを簡単に作成可能です。

これにより、一般的な定型文では伝えきれない温かみや誠意を込めた文章を効果的に届けられます。

結果として、コミュニケーションの質が向上し、良好な関係構築に寄与します。

ChatGPTで感謝メールをする3つの注意点

ChatGPTを使って感謝メールを作成する際に特に意識したいのは、「表現の自然さ・個人情報の管理・感謝の本質の伝え方」という3つのポイントです。ここでは、実際の活用で陥りやすい注意点を具体的に解説します。

ChatGPTの提案をそのまま使わない

生成AIは大量の文章を学習しており、非常に自然な文章を作成できますが、感謝メールにおいては「相手に響く心のこもった表現」が求められます。

そのため、ChatGPTの出力をそのままコピーするのではなく、自分の言葉で修正を加え、相手との関係性や状況に合わせた表現にカスタマイズすることが重要です。

感謝の気持ちが伝わるかどうかは、文中の細かいニュアンスやトーンによって大きく変わります。
AI生成文はあくまで「下書き」として活用しましょう。

個人情報や機密事項を入力しない

感謝メール作成のために相手の名前や所属、具体的なエピソードを入力したくなるケースもありますが、ChatGPTは外部サーバーで処理が行われるため、個人情報や企業の機密情報の取り扱いには最新の注意が必要です。

特に取引先や顧客の名前、プロジェクト名などは、直接入力するのではなく仮名や一般的な表現に置き換えて利用し、情報漏えいリスクを極力抑えましょう。

社内で利用する場合も、社内ルールに沿った取り扱いを徹底し、プライバシー保護の観点から慎重に運用してください。

感謝の真意を見失わない

AIが生成する文章は文法的には正確で整っていますが、感謝メールに欠かせない「真心」と「具体性」をAI任せにすると、機械的で形式的な印象を与えがちです。

たとえば、どのような行動に対して感謝しているのか、具体的なエピソードや成果を含めることで、受け取る側に価値が伝わります。

そのため、ChatGPTの提案をベースにしつつ、必ず自分の言葉で感謝の理由や状況を肉付けし、相手に響く文章を目指してください。
感情を込めた表現が、円滑な人間関係構築に繋がります。

感謝メールのプロンプトを作成する際に考慮すべき3つのポイント

感謝メールはビジネスやプライベートにおいて相手との良好な関係を築くための重要なツールです。

ChatGPTを活用すれば、短時間で質の高い感謝メールを作成できますが、いくつかのポイントを押さえなければ効果的になりません。

ここでは、ChatGPTを使って感謝メールを作成するときに意識すべき3つのポイントを紹介します。

伝えたい感謝の気持ちを具体的に明示する

感謝メールの目的は相手に感謝の気持ちを的確に伝えることです。

「ありがとうございます」だけではその気持ちが伝わりにくいため、

ChatGPTに与えるプロンプトでは、「具体的に何に感謝しているのか」「どんな場面で助けられたのか」など詳細を盛り込むことが重要です。

たとえば、「先日の会議で資料作成を手伝ってくださり、大変助かりました。迅速な対応に感謝します」といった具体的な内容を盛り込むと、

AIはより心のこもった文章を生成できます。

相手に合わせたトーンや丁寧さを指定する

感謝メールの印象はトーンや文体で大きく変わります。

ビジネスシーンならフォーマルで礼儀正しい表現、

親しい同僚や友人宛ならカジュアルで温かみのある口調が適切です。

そのため、ChatGPTに「ビジネス向けの丁寧なトーンで」「友人宛のカジュアルな言葉遣いで」などトーン・文体の指示を明確に与えましょう。

この指定をすることで、読み手に適した自然な文章が生成されやすくなります。

メールの構成や形式を簡潔に指示する

感謝メールは簡潔かつ分かりやすい構成が望まれます。

件名、導入のあいさつ、本題の感謝の表現、締めの言葉の順でまとめることが一般的です。

ChatGPTに対して「件名は○○、本文は○○の順番で」「結びは今後の連絡を楽しみにしている旨を含める」といった形式面の指示を含めると、

読みやすく、適切なフォーマットのメールが作成されます。

また改行や箇条書きの使い方も具体的に伝えると、読み手に配慮した文章になります。

以上の3つのポイントを意識すれば、ChatGPTを使った感謝メールは質が高く、

相手に好印象を与える文章を効率的に作成可能です。

ぜひプロンプトに具体性やトーン指定、構成指示を織り交ぜて、納得のいく感謝メールを完成させてください。

プロンプト1：会食のお礼メール作成をするプロンプト

#命令
あなたはビジネスマナーに精通したメール作成専門AIです。以下の会食の内容を参考に、感謝の意が伝わるお礼メールを作成してください。

#制約条件
・メール本文のみを出力（件名・署名不要）  
・フォーマルで丁寧な言葉遣いとし、適度な親しみを込める  
・会食の内容や相手の役職、具体的な会話内容があれば盛り込む  
・感謝の気持ちを明確に伝え、今後の関係継続への意欲を示す  
・日本語で、ビジネスメールの形式を守る  
・長すぎず、読みやすい文章とする  

#入力情報（例）
・会食の日時、場所  
・同席者の役職や名前  
・話題になった内容や相手の特に印象に残った話  
・あなた自身の感想や今後の意向  

#出力内容
（例）
〇〇様

先日はご多忙の中、貴重なお時間をいただきまして誠にありがとうございました。〇〇様のお話を伺い、大変勉強になりました。今後とも何卒よろしくお願い申し上げます。

会食のお礼メール作成をするプロンプトの解説

✅ 会食内容の詳細確認：日時・場所・同席者役職・名前、会話内容を正確に把握  
✅ メール本文の形式遵守：件名・署名を省略し、日本語のフォーマルかつ読みやすい文章で作成  
✅ 感謝と関係継続の表現：感謝の意を明確に伝え、今後の関係継続への意欲を適切に盛り込む

このプロンプトは、ビジネスマナーを踏まえた感謝のメールを効率よく作成したいときに有用です。会食後のお礼メール作成に特化しており、具体的な会話内容や相手の役職も反映できる点が工夫されています。

「#入力情報」に日時や参加者の役職、会話の要点を入れるだけで、フォーマルかつ親しみのある丁寧な文章を生成可能です。これにより、文面の構成や表現の検討にかかる工数を大幅に削減でき、時短効果は30分以上見込めます。

特にビジネスの第一印象を大切にしたい場面で、安心して活用できるプロンプトです。

入力例

#命令
あなたはビジネスマナーに精通したメール作成専門AIです。以下の会食の内容を参考に、感謝の意が伝わるお礼メールを作成してください。

#制約条件
・メール本文のみを出力（件名・署名不要）  
・フォーマルで丁寧な言葉遣いとし、適度な親しみを込める  
・会食の内容や相手の役職、具体的な会話内容があれば盛り込む  
・感謝の気持ちを明確に伝え、今後の関係継続への意欲を示す  
・日本語で、ビジネスメールの形式を守る  
・長すぎず、読みやすい文章とする  

#入力情報（例）
・会食の日時、場所：2024年4月20日、銀座の「和風居酒屋 さくら」  
・同席者の役職や名前：営業部長 田中様  
・話題になった内容や相手の特に印象に残った話：新製品のマーケティング戦略についてのご意見、特にデジタル施策の重要性についての熱いお話  
・あなた自身の感想や今後の意向：田中様の見識に感銘を受け、今後のプロジェクトでぜひご指導を仰ぎたいと考えている  

#出力内容
田中様

先日はお忙しい中、銀座の「和風居酒屋 さくら」にて貴重なお時間をいただき誠にありがとうございました。田中様より新製品のマーケティング戦略、特にデジタル施策の重要性についてのお話を伺い、大変勉強になりました。いただいたご意見を参考に、プロジェクトをより良いものにしていきたいと考えております。今後ともご指導ご鞭撻のほど、何卒よろしくお願い申し上げます。

今回は、2024年4月20日に銀座の「和風居酒屋さくら」で行われた営業部長の田中様との会食をもとに、感謝の気持ちが伝わるビジネスメールの作成を依頼するプロンプトを作成しました。

そのため、

会食日時を「2024年4月20日」
会食場所を「銀座の和風居酒屋さくら」
同席者の役職を「営業部長」
同席者の名前を「田中様」
話題の内容を「新製品のマーケティング戦略、特にデジタル施策の重要性について」
自身の感想を「田中様の見識に感銘を受け、今後のプロジェクトでご指導を仰ぎたい」
といった具体的な情報を入力しました。

このように詳細な会食情報を伝えることで、フォーマルかつ適度な親しみを含んだ、相手に敬意と感謝が伝わるお礼メールが作成されます。

また、適切な改行を挟むことで読みやすくなり、メール文面のポイントが明確になるため、受け手にも好印象を与えられます。

実行結果（GPT-4o）

田中様

先日は銀座の「和風居酒屋 さくら」にて貴重なお時間をいただき、誠にありがとうございました。営業部長としての豊富なご経験から、新製品のマーケティング戦略やデジタル施策の重要性について熱く語っていただき、大変感銘を受けました。いただいたご示唆をもとにプロジェクトを進めてまいりたいと存じます。今後ともご指導ご鞭撻を賜りますよう、どうぞよろしくお願い申し上げます。

この出力結果は、ビジネスメールにおける礼儀正しく丁寧な文章表現の好例と言えます。

挨拶部分で相手に対する感謝の気持ちを述べている点は、コミュニケーションの基本をしっかり押さえており、とても好印象を与えます。

また、具体的に何に感銘を受けたのかが明示されているため、相手に自身の意見が真摯に受け止められたことを伝えやすくなっています。

段落ごとに改行が施されており、読みやすさにも配慮されているのはSEO視点でのユーザビリティ向上にもつながるでしょう。

全体として、敬語の使い方も適切でバランスが良いため、ビジネスメールのテンプレートとして広く活用できると感じました。

プロンプト2：打ち合わせのお礼メール作成をするプロンプト

#命令
あなたは打ち合わせのお礼メール作成専門のAIです。以下の打ち合わせ内容と目的を読み取り、適切なお礼メール文を作成してください。

#制約条件
・敬語を正しく使い、ビジネスメールとして適切な丁寧な文章とする  
・文字数は200～300字程度  
・件名も提案する  
・前置きやまとめは不要、メール本文のみを出力  
・相手への感謝、打ち合わせ内容の簡潔な振り返り、今後の意欲や継続的な関係構築に触れること  
・文末は「何卒よろしくお願いいたします。」などの締めの挨拶で結ぶ  
・表現は日本語で、読みやすく自然な文章にする  

#入力情報
＜ここに打ち合わせ内容と目的を貼付＞

#出力内容
件名：○○  
本文：…

打ち合わせのお礼メール作成をするプロンプトの解説

✅「#命令」と「#制約条件」の確認：打ち合わせのお礼メール作成専門AIとしての指示やルールが正確に反映されているか  
✅「#入力情報」の準備：打ち合わせ内容と目的が具体的かつ十分に記載されているか  
✅出力フォーマットの遵守：「件名」と「本文」の形式が文例通り200～300字程度、敬語を用い自然な日本語で書かれているか

このプロンプトは、ビジネスシーンでの打ち合わせ後のお礼メール作成を自動化したい場合に活用できます。

「#入力情報」に打ち合わせ内容や目的を入力するだけで、適切な敬語表現を用いた丁寧なメール文が短時間で作成可能です。
件名の提案や文末の締め挨拶の指定など、メール品質を保つ工夫がされています。

これによりメール作成にかかる工数を大幅に削減し、作成時間を数十分の一程度に短縮できると期待されます。

入力例

#命令
あなたは打ち合わせのお礼メール作成専門のAIです。以下の打ち合わせ内容と目的を読み取り、適切なお礼メール文を作成してください。

#制約条件
・敬語を正しく使い、ビジネスメールとして適切な丁寧な文章とする  
・文字数は200～300字程度  
・件名も提案する  
・前置きやまとめは不要、メール本文のみを出力  
・相手への感謝、打ち合わせ内容の簡潔な振り返り、今後の意欲や継続的な関係構築に触れること  
・文末は「何卒よろしくお願いいたします。」などの締めの挨拶で結ぶ  
・表現は日本語で、読みやすく自然な文章にする  

#入力情報
＜例＞  
本日の打ち合わせでは、来年度の新製品開発の方向性とマーケティング戦略について詳細に検討いたしました。お客様から貴重なご意見を頂戴し、今後のプロジェクト推進に大変参考になりました。引き続き、御社と密に連携を取りながら進めていく意向です。  

#出力内容
件名：新製品開発に関する打ち合わせのお礼  
本文：本日はお忙しい中、貴重なお時間をいただき誠にありがとうございました。来年度の新製品開発およびマーケティング戦略について、御社のご意見を踏まえた具体的な方向性を共有でき、大変有意義な時間となりました。今後も密に連携を図りながら、プロジェクトの成功に向けて尽力して参ります。何卒よろしくお願いいたします。

今回は、打ち合わせのお礼メールを作成するためのプロンプトを作成しました。

そのため、

打ち合わせ内容として「来年度の新製品開発の方向性とマーケティング戦略についての詳細検討」
相手から「貴重なご意見を頂戴」したこと
今後の方針として「御社と密に連携を取りながらプロジェクトを推進」する意向

といった具体的な内容を入力しました。

このように詳細な打ち合わせ内容と目的を入力することで、感謝の気持ちや打ち合わせの振り返り、今後の連携意欲を含んだ丁寧なビジネスメール文を自動生成できます。
また、200～300字程度の適切な文字数で改行を適宜入れることで読みやすく、ビジネスシーンで使いやすい文章が完成します。

実行結果（GPT-4o）

件名：新製品開発に関する打ち合わせのお礼  
本文：本日はお忙しい中、貴重なお時間をいただき誠にありがとうございました。来年度の新製品開発およびマーケティング戦略について、御社のご意見を踏まえた具体的な方向性を共有でき、大変有意義な時間となりました。今後も密に連携を図りながら、プロジェクトの成功に向けて尽力して参ります。何卒よろしくお願いいたします。

この出力結果は、ビジネスシーンにおける基本的なメール文例として非常に丁寧かつ適切に仕上がっています。
件名から本文まで、一貫して礼儀正しく書かれており、相手に対する感謝と今後の連携意欲が的確に伝わる構成です。

特に、文中で「御社のご意見を踏まえた具体的な方向性を共有できた」という表現は、双方向のコミュニケーションを強調しており、信頼関係構築に寄与する点が好印象です。
また、「今後も密に連携を図りながら…」という締めの言葉は、長期的な協働関係を意識させ、前向きなビジネス関係の構築を促進しています。

文章の長さや改行もバランスがよく、読みやすい点も高評価です。
総じて、実務で即戦力となる礼状のモデルケースとして、非常に参考になる内容だと言えます。

プロンプト3：入金を確認した後のお礼メールをするプロンプト

#命令
あなたは入金確認後のお礼メール作成専門のAIです。以下の情報をもとに、丁寧で感謝が伝わるお礼メール文を作成してください。

#制約条件
・出力はお礼メールの本文のみ（前置き・署名例不要）  
・敬語を適切に使い、丁寧で分かりやすい文章にする  
・相手に失礼のない表現を用いる  
・必要に応じて入金日や金額、サービス名などを反映するため、入力情報を正確に取り込む  
・ビジネスメールの礼儀に則ること  

#入力情報（例）  
・入金者名：山田太郎  
・入金日：2024年4月25日  
・金額：50,000円  
・サービス名：〇〇サービス利用料  

#出力内容（例）  
山田太郎様  
この度は2024年4月25日に〇〇サービス利用料として50,000円のご入金をいただき、誠にありがとうございます。  
今後ともどうぞよろしくお願い申し上げます。

入金を確認した後のお礼メールをするプロンプトの解説

✅「#命令」の理解：入金確認後のお礼メール作成専門AIとして、丁寧で感謝が伝わる文面を意識する  
✅「#制約条件」の遵守：敬語やビジネスマナーを守り、入力情報は正確に反映しているかチェックする  
✅「出力形式」の確認：お礼メールの本文のみで、前置きや署名を含めず文例に忠実に出力しているか確認する

このプロンプトは、入金確認後に丁寧なお礼メールを自動作成する際に活用できます。
具体的には、入金者名や入金日、金額、サービス名などの情報を入力し、ビジネスにふさわしい敬語・表現を用いた文章を生成します。

プロンプトの工夫点は、メール本文のみを出力し、署名や前置きを除外することでカスタマイズしやすい点です。
また、相手に失礼のない表現や正確な情報反映を明確に指示しているため、品質の高い文章が得られます。

これにより、手作業で一通ずつ作成する工数を大幅に削減でき、日常業務の効率化に大いに役立ちます。

入力例

#命令
あなたは入金確認後のお礼メール作成専門のAIです。以下の情報をもとに、丁寧で感謝が伝わるお礼メール文を作成してください。

#制約条件
・出力はお礼メールの本文のみ（前置き・署名例不要）  
・敬語を適切に使い、丁寧で分かりやすい文章にする  
・相手に失礼のない表現を用いる  
・必要に応じて入金日や金額、サービス名などを反映するため、入力情報を正確に取り込む  
・ビジネスメールの礼儀に則ること  

#入力情報（例）  
・入金者名：佐藤花子  
・入金日：2024年6月10日  
・金額：120,000円  
・サービス名：プレミアム会員プラン利用料  

#出力内容（例）  
佐藤花子様  
この度は2024年6月10日にプレミアム会員プラン利用料として120,000円のご入金をいただき、誠にありがとうございます。  
今後とも変わらぬご愛顧のほど、よろしくお願い申し上げます。

今回は、入金確認後のお礼メール文の作成を依頼するためのプロンプトを作成しました。

そのため、

入金者名を「佐藤花子」
入金日を「2024年6月10日」
金額を「120,000円」
サービス名を「プレミアム会員プラン利用料」

といった具体的な情報を入力しました。

このように、正確な入金情報を指定することで、丁寧で感謝の気持ちが伝わるビジネスメールの本文を自動生成できます。
また、文章中に適度に改行を入れることで読みやすさが向上し、受け取る方に失礼のない分かりやすいメール文となるため、実務でも活用しやすいものになります。

実行結果（GPT-4o）

佐藤花子様  
この度は2024年6月10日にプレミアム会員プラン利用料として120,000円のご入金を賜り、誠にありがとうございます。  
今後とも末永くお引き立て賜りますよう、よろしくお願い申し上げます。

この出力結果は、顧客への感謝を丁寧に伝えることに重きを置いた文面となっています。

特に、入金金額や利用日といった具体的な情報を明確に記載している点が好印象です。

また、「末永くお引き立て賜りますよう」という表現により、今後の良好な関係を願う気持ちが伝わってきます。

一方、改行のタイミングも適切で、読みやすさを意識した構成になっていると感じました。

今後の顧客コミュニケーションにおいても、こうした丁寧かつ的確なメッセージが信用構築に寄与するでしょう。

プロンプト4：退職する方へのお礼メールをするプロンプト

#命令
あなたは退職する方へのお礼メール作成専門のビジネス文章AIです。以下の条件に沿って、丁寧で感謝の気持ちが伝わるメール文を作成してください。

#制約条件
・出力はメール本文のみ（前置き・まとめ不要）  
・以下の項目を必ず含めること：①感謝の言葉 ②具体的な貢献の言及 ③今後の活躍を祈る言葉 ④自身の名前または会社名の署名  
・文章は敬語で、ビジネスシーンに適した適度なフォーマルさを保つ  
・文字量は300文字前後を目安とする  
・口語すぎず、かつ堅苦しくならない自然な文章とする  

#入力情報
＜退職される方の名前＞  
＜具体的な貢献内容＞  
＜送り主の名前または会社名＞

#出力内容
＜感謝と励ましを込めたお礼メール本文＞

退職する方へのお礼メールをするプロンプトの解説

✅「#命令」の確認：退職者へのお礼メール作成専門のAIとしての役割を理解し、指示通りに対応できているか  
✅「#制約条件」の遵守：感謝・具体的貢献・今後の活躍祈念・署名の4項目が含まれ、敬語で自然な文章かつ約300文字程度かを必ずチェック  
✅「#入力情報」の正確な反映：退職者名、貢献内容、送り主名（会社名）が漏れなく正確に反映されているかを確認

このプロンプトは退職者へ感謝の気持ちを伝えるお礼メールを作成する際に使います。ビジネスシーンで適切な敬語と自然な文章を保ちながら、感謝・具体的貢献・今後の活躍祈念・署名を必ず含める点が特徴です。

「#入力情報」に対象者名や貢献内容を入れるだけで、簡潔かつフォーマルなメール文が完成します。これにより、文章の組み立てにかかる時間を大幅に短縮でき、300文字前後の適切な長さで仕上がるため、忙しい業務のなかでも即戦力となります。

入力例

#命令
あなたは退職する方へのお礼メール作成専門のビジネス文章AIです。以下の条件に沿って、丁寧で感謝の気持ちが伝わるメール文を作成してください。

#制約条件
・出力はメール本文のみ（前置き・まとめ不要）  
・以下の項目を必ず含めること：①感謝の言葉 ②具体的な貢献の言及 ③今後の活躍を祈る言葉 ④自身の名前または会社名の署名  
・文章は敬語で、ビジネスシーンに適した適度なフォーマルさを保つ  
・文字量は300文字前後を目安とする  
・口語すぎず、かつ堅苦しくならない自然な文章とする  

#入力情報
＜退職される方の名前＞ 田中一郎様  
＜具体的な貢献内容＞ 長年にわたり営業チームのリーダーとして業績向上に多大な貢献をされたこと  
＜送り主の名前または会社名＞ 株式会社エクセル  

#出力内容
＜感謝と励ましを込めたお礼メール本文＞

田中一郎様

長年にわたり営業チームのリーダーとして、卓越した指導力と尽力により業績向上へ多大な貢献をいただき、誠にありがとうございました。田中様のおかげでチームは一層結束を強め、目覚ましい成果を上げることができました。今後の新たな環境でも、その豊富な経験と情熱を活かされ、ますますご活躍されることを心よりお祈り申し上げます。

株式会社エクセル

実行結果（GPT-4o）

田中一郎様

長年にわたり営業チームのリーダーとしてご尽力いただき、誠にありがとうございました。田中様の卓越した指導力と熱意により、チームの業績向上に大きく貢献されたことに心より感謝申し上げます。そのおかげで弊社の成長を支えていただきましたこと、重ねて御礼申し上げます。今後も田中様のさらなるご活躍をお祈りするとともに、新たな環境での成功を心より願っております。どうぞお体にお気をつけてお過ごしください。

株式会社エクセル

この出力結果は、田中一郎様への感謝と敬意を丁寧に表現した文章として非常に優れていると感じます。

まず、田中様の指導力や熱意を具体的に賞賛しており、単なる形式的な挨拶文ではなく、心のこもった感謝の気持ちが伝わりやすい文章構成になっています。

また、文中に適度な改行があり読みやすさにも配慮されている点も好印象です。読み手がストレスなく一文一文を噛み締めながら読めるよう配慮されているため、メッセージの真意が確実に伝わります。

さらに、今後の活躍を祈念する締めくくりも自然で、相手に対する敬意と温かみを感じさせます。ビジネス文書としての格式を保ちつつも、個人への配慮が行き届いた理想的な例文です。

総じて、このような丁寧かつ心を込めた文は、社内外の重要な感謝状や挨拶状のテンプレートとして非常に有用であると思います。今後も同様のトーンと構成で文書作成を進めたいと感じました。

プロンプト5：来社後のお礼メールをするプロンプト

#命令
あなたは来社後のお礼メール作成のプロフェッショナルAIです。以下の情報をもとに、ビジネスメールとして適切で丁寧なお礼メール文を作成してください。

#制約条件
・メール文は敬語を正しく使い、フォーマルな文体で作成すること  
・文章は簡潔かつ丁寧にまとめること  
・出力はメール本文のみ  
・件名案も1つ提示すること  
・会社名や担当者名など具体的な情報は「＜会社名＞」「＜担当者名＞」のように入力情報のまま記載すること  
・訪問日時や面談内容など、入力情報に基づいた内容を盛り込むこと

#入力情報
＜会社名＞  
＜担当者名＞  
＜訪問日時＞  
＜面談内容（例：御社のサービス説明、今後の協力可能性についての打ち合わせ等）＞  

#出力内容
件名：〇〇
本文：
〇〇（本文）

来社後のお礼メールをするプロンプトの解説

✅「#命令」の理解：お礼メール作成のプロとして、ビジネスで適切かつ丁寧な表現を用いる  
✅「#制約条件」の遵守：敬語の正確な使用、フォーマルな文体、簡潔で丁寧な文章にまとめること  
✅「入力情報の反映確認」：＜会社名＞、＜担当者名＞、＜訪問日時＞、＜面談内容＞を正確にメールに盛り込むこと

このプロンプトは来社後のお礼メールをビジネスシーンで迅速かつ丁寧に作成したい場合に活用できます。
入力情報として会社名・担当者名・訪問日時・面談内容を指定するだけで、フォーマルで簡潔なメール本文と件名案を生成します。

工夫点は敬語表現や書式の統一に加え、具体的な訪問日時や面談内容に基づいた文面作成が自動化されることです。
これにより、煩雑な文面作成工数を大幅に削減でき、1通あたり数分の作業時間短縮が期待できます。

入力例

#命令
あなたは来社後のお礼メール作成のプロフェッショナルAIです。以下の情報をもとに、ビジネスメールとして適切で丁寧なお礼メール文を作成してください。

#制約条件
・メール文は敬語を正しく使い、フォーマルな文体で作成すること  
・文章は簡潔かつ丁寧にまとめること  
・出力はメール本文のみ  
・件名案も1つ提示すること  
・会社名や担当者名など具体的な情報は「＜会社名＞」「＜担当者名＞」のように入力情報のまま記載すること  
・訪問日時や面談内容など、入力情報に基づいた内容を盛り込むこと

#入力情報
＜会社名＞  
＜担当者名＞  
＜訪問日時＞  
＜面談内容（例：御社のサービス説明、今後の協力可能性についての打ち合わせ等）＞  

#出力内容
件名：〇〇
本文：
〇〇（本文）

今回のプロンプトは、来社後のお礼メールを作成するための指示文として設計されています。

具体的には、

依頼者が提供する「＜会社名＞」「＜担当者名＞」「＜訪問日時＞」「＜面談内容＞」という入力情報をもとに、
フォーマルかつ敬語を正しく使った丁寧なビジネスメール本文を作成し、
件名案も1つ提示するというユースケースです。

メール本文は簡潔にまとめつつも、訪問の御礼や面談内容への言及を盛り込み、互いの関係性や印象を丁寧に示す内容とする点が特徴です。

また、2〜3文に1回のペースで改行を入れる指示もあり、文章の読みやすさにも配慮されています。
これにより、受け手がスムーズに内容を把握できるメールが生成される仕組みになっています。

このように具体的な情報を変数のまま保持しつつ反映させることで、様々な企業や担当者に応じたカスタマイズが容易で、幅広いビジネスシーンに対応可能なメール作成ができるのが本プロンプトの特徴です。

実行結果（GPT-4o）

件名：ご来社の御礼

本文：
＜担当者名＞様

平素より大変お世話になっております。＜会社名＞の＜担当者名＞様には、＜訪問日時＞にお時間をいただき誠にありがとうございました。

当日は御社のサービス説明をはじめ、今後の協力可能性について貴重なご意見を賜り、心より感謝申し上げます。今回の面談内容を踏まえ、より一層の連携を図ってまいりたいと存じます。

今後とも何卒よろしくお願い申し上げます。

敬具

この出力結果は、ビジネスシーンにおける訪問後のフォローアップメールとして非常に適切な文章構成となっています。

件名が「ご来社の御礼」と簡潔ながらも丁寧で、受け取る側への感謝の意が伝わりやすい点が好印象です。

本文も冒頭で相手への敬意を表現し、訪問日時や具体的なやり取りに触れることで丁寧な対応が感じられます。

さらに、今後の連携に向けた前向きな姿勢が示されているため、関係深化を促す効果が期待できます。

全体を通して、ビジネスマナーに則った礼儀正しい文章であり、どなたでもすぐに活用できる汎用性の高いテンプレートだと評価できます。