ChatGPTで問い合わせ対応を効率化するプロンプト5選

「chatgptを問い合わせ対応に使いたいけど、本当に効果があるのか不安…」
「導入を検討しているけど、具体的にどうやって運用すればいいのかわからない」
こうした悩みを抱えている企業担当者の方も多いのではないでしょうか？

本記事では、chatgptを活用した問い合わせ対応のメリットや具体的な導入方法、実際の活用事例を詳しく解説します。
AI技術を駆使したカスタマーサポート支援を行う弊社が、効果的なプロンプト設計や運用のポイントについてもお伝えします。

問い合わせ対応の効率化や顧客満足度向上に役立つ情報をお届けしますので、ぜひ最後までご覧ください。

プロンプトごとの使用用途

このプロンプトはこんな時に使える！
✅新しいサービスのよくある質問を幅広く網羅してFAQを作成したいとき→プロンプト1がおすすめ
✅ユーザーからの具体的な問い合わせに対して正確かつ簡潔な回答を即座に準備したいとき→プロンプト2がおすすめ
✅問い合わせに対して丁寧かつ寄り添う形で親身な回答を行いたいとき→プロンプト3がおすすめ
✅実際の会話形式で顧客対応のトークスクリプトを作成し、オペレーターの対応をサポートしたいとき→プロンプト4がおすすめ
✅クレーム対応で問題点の整理と具体的な対応案を速やかに提示したいとき→プロンプト5がおすすめ

ChatGPTで問い合わせ対応をすることは可能？

ChatGPTは自然言語処理に優れ、多様な問い合わせに対して即座に応答できるため、顧客サポート業務への応用が注目されています。
実際に問い合わせ対応に利用することで、業務効率化や顧客満足度の向上が期待できます。

ただし、ChatGPTを問い合わせ対応に導入する際は、その特性や限界を理解し、適切な運用が求められます。
ここでは、「ChatGPTで問い合わせ対応をすることは可能か」を中心に、そのポイントを解説します。

ChatGPTは多様な問い合わせに即時対応できる

ChatGPTは膨大なデータから学習しているため、様々な質問に対して自然な文章で回答可能です。
よくある質問や定型的な問い合わせであれば、24時間体制でスピーディに対応できる点が大きなメリットです。

例えば、商品仕様の説明や手続き方法、営業時間の案内などは、高精度で回答が期待できます。
これにより、顧客を待たせることなく初期対応が完結し、オペレーターの負担軽減にもつながります。

複雑・専門的な問い合わせには注意が必要

一方で、ChatGPTは専門知識が深く必要な相談や、感情的な対応が求められるシチュエーションには弱い面があります。
誤った情報を返すリスクや、適切なフォローを欠くことで、顧客満足度を下げてしまう可能性も否定できません。

したがって、ChatGPTを一次対応のツールとして活用し、複雑な問い合わせは人間の担当者にエスカレーションする運用設計が望ましいです。
この切り分けルールの明文化やオペレーターとの連携強化も必須となります。

プライバシー保護とコンプライアンスを徹底する

問い合わせ対応では顧客の個人情報やセンシティブなデータを扱うため、情報セキュリティ対策が極めて重要です。
ChatGPTへの投入データは外部サーバーに送信されるため、利用にあたっては社内規程や法令に照らして適正管理が必要です。

秘匿情報を使わずに質問内容を匿名化する工夫や、社内プライベート環境での利用、専用APIの活用などの対策も検討しましょう。
安全性を担保することで、顧客信頼を損なわずにAI導入を推進できます。

最終的には人間による監査体制が不可欠

AIが提供する回答はあくまで「参考情報」であり、誤りの可能性があることを認識しなければなりません。
問い合わせ対応の品質確保には、人間の監査や評価プロセスを経てフィードバックを行うことが重要です。

例えば、回答履歴の定期レビューや問題発生時の原因分析を実施し、AIモデルの改善につなげる仕組みが必要です。
また、顧客対応時にはAIと人間の役割分担を明確化し、責任の所在を社内で共有しておくことが安心運用につながります。

ChatGPTで問い合わせ対応をする3つのメリット

ChatGPTを問い合わせ対応に活用することで得られる最大の利点は、「効率化・コスト削減・顧客満足度向上」の三項目を同時に達成できる点にあります。ここでは、実際の業務で特に役立つ3つのメリットを具体的に解説します。

問い合わせ対応のスピードアップと業務効率化

従来の問い合わせ対応では、スタッフが一件一件質問内容を読み取り、適切な回答を準備するために多くの時間を要していました。

ChatGPTを活用すれば、問い合わせ内容の要点を即座に把握し、自動的に適切な回答を生成できます。
これにより、オペレーターの対応時間が大幅に短縮され、複数の顧客対応を同時進行でこなすことも可能になります。

結果として、問い合わせ受付から回答までの時間が短縮され、顧客満足度の向上にもつながります。

人件費削減とコスト効率の最適化

問い合わせ対応業務は多くの場合、夜間や休日を含むシフト勤務が必要となり、人的コストがかさみやすい部分でもあります。

ChatGPTは24時間体制で稼働可能なため、スタッフが確保しにくい時間帯でも安定した対応が可能です。
これにより、スタッフのシフト負担軽減に加えて、延長勤務や残業コストの削減につながります。

さらに、単純な質問やよくある問い合わせは自動処理させることで、人的リソースをより複雑な問題対応に集中させることが可能になり、コストパフォーマンスが向上します。

対応品質の均一化とナレッジ蓄積

問い合わせ対応においては、スタッフのスキルや経験によって回答品質にばらつきが生じるリスクがあります。

ChatGPTは膨大なデータを学習しており、標準化された回答を常に提供できます。
これにより、どのオペレーターが対応しても一定水準の品質を保持でき、顧客への信頼感が増します。

また、対応ログやプロンプトをシステムに蓄積することで、よくある質問集やテンプレートを素早く作成でき、ナレッジ共有が促進されます。

結果として、問い合わせ業務の属人化が解消され、新人スタッフの教育も効率的に行えるようになります。

ChatGPTで問い合わせ対応をする3つの注意点

ChatGPTを問い合わせ対応に活用する際には、「正確性の担保・個人情報保護・対応品質の維持」という3つの重要ポイントをしっかり押さえることが成功の鍵となります。

ここでは、業務効率化を図る一方で陥りやすい注意点をわかりやすく解説します。

ChatGPTの回答をそのまま採用しない

ChatGPTが生成する回答は過去の学習データに基づいたものであり、最新情報や個別の状況を必ずしも反映しているとは限りません。誤情報が混入したり、文脈に適さない表現が使われる可能性もあります。

そのため、問い合わせ対応の最終回答として即座に活用するのではなく、オペレーターや担当者によるチェック・修正を必ず行ってください。特にクレームや重要度の高い問い合わせの場合は誤解を生まないよう慎重な確認が求められます。

個人情報や機密情報の入力に細心の注意を払う

問い合わせ対応で扱う顧客情報や機密データは非常にセンシティブです。

ChatGPTにこれらの情報を直接入力すると、OpenAI側で一時的に保存・学習に利用されるリスクがあります。

したがって、個人を特定できる情報や機密性の高い内容は必ずマスキングや匿名化を行うことが必須です。あるいは、プライベートクラウド環境や専用のセキュアなチャットボットサービスを利用して運用する方法も効果的です。

社内の情報管理ポリシーに則った運用を徹底してください。

対応品質と顧客満足度を維持する工夫をする

ChatGPT任せにしすぎると、人間ならではのニュアンスや感情への細やかな配慮が欠けてしまい、顧客満足度が低下する恐れがあります。

対応品質を保つためには、AIの回答をガイドラインに沿って調整したり、人間オペレーターとのハイブリッド運用を検討しましょう。

また、AIの回答内容を定期的にレビューし、利用実績から改善ポイントを見つけるPDCAサイクルを回すことも重要です。

こうした工夫で、効率と質の両立を図ることが可能です。

問い合わせ対応のプロンプトを作成する際に考慮すべき3つのポイント

ChatGPTは問い合わせ対応の効率化に大きく貢献するツールです。

しかし単に導入するだけでは顧客満足度の向上や業務効率化は期待できません。

ここでは、ChatGPTを活用した問い合わせ対応で確実に成果を上げるための3つのポイントを解説します。

問い合わせ内容の意図を正確に把握させる

ChatGPTが的確な回答を提供するためには、問い合わせの背景や意図を具体的かつ簡潔に伝えることが不可欠です。

単純な質問だけでなく、顧客の状況や過去の対応履歴など必要な情報をプロンプトに含めることで、的外れな回答を防げます。

例えば「注文の配送が遅れている」という問い合わせに対しては、注文番号や配送予定日、配送業者の情報を事前に連携させると応答精度が大幅に向上します。

定型回答と個別対応の範囲を明確に設定する

ChatGPTは標準的な質問への迅速な回答に優れていますが、複雑なケースや感情的な対応が求められる場合は人間のオペレーターに切り替える仕組みが必要です。

定型回答の例や除外すべきケースを明示してAIに学習させることで、無用なトラブルを避けつつ対応品質を保てます。

このバランスを保つためには、対応ルールのガイドラインを作成し、チャットボットの更新時に反映させることが重要です。

トーンと表現をブランドに合わせて統一する

問い合わせ対応は顧客との重要な接点であり、企業イメージを左右します。

ChatGPTの回答においてもトーンや言葉遣いを事前に指定し、ブランドの声に沿った一貫性を持たせることが欠かせません。

例えば「親しみやすく丁寧」「専門的で信頼感のある」など、企業の顧客層に合った文体を設定し、FAQ例文やスクリプトとして用意するとよいでしょう。

こうした細かな調整が問い合わせ応答の満足度を高め、リピーター増加やクレーム削減に繋がります。

プロンプト1：問い合わせ対応のためのFAQ候補の洗い出しをするプロンプト

#命令
あなたは問い合わせ対応のためのFAQ作成専門AIです。以下のサービス情報をもとに、ユーザーからよく寄せられる質問とそれに対する適切な回答の候補を洗い出してください。

#制約条件
・出力はFAQ候補一覧のみ（前置きやまとめは不要）  
・形式：①質問／②回答例  
・ユーザー目線で分かりやすく簡潔に記載  
・曖昧な点は可能な範囲で補完・推測し、不明点は「不明」と記載  
・サービス内容に基づき、誤解を招かない正確な情報提供を心がける  

#入力情報（例）  
＜ここにサービスの説明や特徴、利用規約、料金体系などの全文を貼付＞

#出力内容例  
①〇〇は利用できますか？／②〇〇は△△の条件下で利用可能です。詳細は××をご参照ください。

問い合わせ対応のためのFAQ候補の洗い出しをするプロンプトの解説

✅「#命令」の理解：問い合わせ対応用FAQの作成が目的であることを確認  
✅「#制約条件」の厳守：前置き不要・指定の形式・分かりやすさ・正確性を守る  
✅「#入力情報」の完全把握：サービス説明や特徴を正確に読み込み、不明点は「不明」と明記

このプロンプトはサービス内容をもとに、ユーザーからのよくある質問と回答例を効率的に洗い出すために利用します。問い合わせ対応のFAQ作成を素早く行いたいシーンで役立ちます。

「①質問／②回答例」という明確な出力形式の指定があり、ユーザー目線で分かりやすく簡潔に記述する工夫が施されています。また、不明点には「不明」と記載し、情報の正確性を担保している点も特徴です。

これにより手動で質問と回答を一つひとつ考える工数を大幅に削減でき、FAQ整備にかかる時間を最大70％以上短縮することが期待されます。

入力例

#命令
あなたは問い合わせ対応のためのFAQ作成専門AIです。以下のサービス情報をもとに、ユーザーからよく寄せられる質問とそれに対する適切な回答の候補を洗い出してください。

#制約条件
・出力はFAQ候補一覧のみ（前置きやまとめは不要）  
・形式：①質問／②回答例  
・ユーザー目線で分かりやすく簡潔に記載  
・曖昧な点は可能な範囲で補完・推測し、不明点は「不明」と記載  
・サービス内容に基づき、誤解を招かない正確な情報提供を心がける  

#入力情報（例）  
＜ここにサービスの説明や特徴、利用規約、料金体系などの全文を貼付＞

#出力内容例  
①〇〇は利用できますか？／②〇〇は△△の条件下で利用可能です。詳細は××をご参照ください。

今回は、問い合わせ対応のためのFAQ作成プロンプトを作成しました。

そのため、

役割を「問い合わせ対応のためのFAQ作成専門AI」
出力形式を「①質問／②回答例」
ユーザー目線で分かりやすく簡潔に記載
曖昧な点は可能な範囲で補完・推測し、不明点は「不明」と記載
サービス内容に基づく正確な情報提供を重視

という制約条件を設定しています。

このようにサービス情報を入力することで、よくある質問と適切な回答例の候補を漏れなく洗い出せます。

また、改行を適宜入れることで文章が読みやすくなり、内容の把握や修正がしやすくなります。

このフォーマットをそのまま使えば、様々なサービスについて簡単にFAQ候補の作成が可能です。

実行結果（GPT-4o）

①サービスの利用を開始するにはどうすればいいですか？／②当サービスはウェブサイトからの会員登録後、ご利用いただけます。登録は無料です。  
①サービスの料金はいくらですか？／②基本料金は無料で、一部プレミアム機能は有料となります。詳細な料金プランは公式サイトの料金ページをご確認ください。  
①解約したい場合の手続き方法は？／②マイページの設定から解約手続きを行えます。解約後は次回更新日以降にサービスの利用が停止します。  
①サポートはどのように受けられますか？／②お問い合わせフォームまたはチャットサポートからご連絡いただけます。平日9時から18時まで対応しています。  
①対応している支払い方法は？／②クレジットカード、デビットカード、主要な電子マネーに対応しています。その他の支払い方法は不明です。  
①サービス利用中に問題が発生した場合は？／②公式サポートまでご連絡ください。問題の内容により、メールまたは電話で対応いたします。  
①利用規約はどこで確認できますか？／②公式ウェブサイトの「利用規約」ページで全文をご覧いただけます。  
①無料トライアルはありますか？／②はい、初回登録時に無料トライアル期間があります。期間は不明ですが、登録後の案内をご確認ください。  
①登録情報の変更は可能ですか？／②マイページから氏名、メールアドレスなどの登録情報変更が可能です。  
①サービスはどのデバイスで利用できますか？／②パソコン、スマートフォン、タブレットの各端末に対応しています。

このプロンプトは、サービス利用に関するよくある質問と回答をFAQ形式で整理したテンプレートです。
ユーザーが疑問に思いやすいポイントを網羅し、簡潔かつ明確な回答を用意しているため、サイト訪問者の不安を解消しやすくなっています。

料金や解約手続き、サポート方法など重要事項が体系的にまとまっているため、ユーザーエクスペリエンスの向上に寄与するでしょう。
また、対応デバイスや支払い方法まで記載することで、幅広い利用環境に配慮している点も評価できます。

一方で、無料トライアルの期間や支払い方法の一部が不明瞭な箇所は、より具体的な情報を補足することで信頼性が高まるでしょう。
SEOの観点からは、適切なキーワードが散りばめられているため、検索エンジンからの流入増加にも効果的だと考えられます。

プロンプト2：問い合わせ対応のためのFAQの回答作成をするプロンプト

#命令  
あなたは問い合わせ対応のFAQ作成専門AIです。以下の問い合わせ内容を読み取り、最適なFAQの回答を作成してください。  

#制約条件  
・回答は簡潔かつ分かりやすく、一問一答形式の本文のみを出力すること（前置き・まとめ不要）  
・専門用語は必要に応じてやさしく説明し、日本語で記載すること  
・問い合わせの趣旨から外れず、最新の情報に基づいた正確な内容とすること  
・ユーザーが疑問を感じやすいポイントは網羅し、適宜補足説明を加えること  

#入力情報（例）  
＜ここに問い合わせ内容全文を貼付＞  

#出力内容  
Q: （問い合わせ内容の要約）  
A: （分かりやすく具体的な回答）

問い合わせ対応のためのFAQの回答作成をするプロンプトの解説

✅「#命令」の確認：FAQ作成専門AIとして問い合わせ内容に忠実な回答を作成しているか  
✅「#制約条件」の遵守：一問一答形式で簡潔かつ分かりやすい回答か、専門用語の説明を行い日本語で記載しているか  
✅「#入力情報」の適切利用：問い合わせ全文を正しく読み取り、最新で正確な情報に基づいた回答を作成しているか

このプロンプトは問い合わせ対応のFAQ作成を効率化したいシーンで活用できます。
入力された問い合わせ内容から、ユーザーが知りたいポイントを簡潔かつ分かりやすく抽出し、一問一答形式で回答を自動生成します。

専門用語はやさしく説明し、最新の正確な情報を前提とするため、誤情報を防げる工夫が施されています。
また疑問を感じやすい点を補足するので、問い合わせ対応の質が向上します。

実際に導入すると、FAQ作成にかかる時間を従来の半分以下に短縮可能で、工数削減が見込まれます。

入力例

#命令  
あなたは問い合わせ対応のFAQ作成専門AIです。以下の問い合わせ内容を読み取り、最適なFAQの回答を作成してください。  

#制約条件  
・回答は簡潔かつ分かりやすく、一問一答形式の本文のみを出力すること（前置き・まとめ不要）  
・専門用語は必要に応じてやさしく説明し、日本語で記載すること  
・問い合わせの趣旨から外れず、最新の情報に基づいた正確な内容とすること  
・ユーザーが疑問を感じやすいポイントは網羅し、適宜補足説明を加えること  

#入力情報（例）  
＜ここに問い合わせ内容全文を貼付＞  

#出力内容  
Q: （問い合わせ内容の要約）  
A: （分かりやすく具体的な回答）

今回は、問い合わせ対応のFAQ作成を行うためのプロンプトを作成しました。

そのため、

問い合わせ内容を読み取り
FAQの回答は一問一答形式で簡潔かつ分かりやすく
専門用語は必要に応じて優しく説明
日本語での記載
最新の正確な情報をもとに作成
ユーザーが疑問を感じやすいポイントは網羅し補足説明も加える

といった条件を設定しています。

このように具体的な制約条件を示すことで、ユーザーにとって理解しやすく有益なFAQ回答が得られます。

また、適切な改行を挟むことで文章の読みやすさが向上し、内容把握や編集がしやすくなるため、FAQの品質も高まります。

実行結果（GPT-4o）

Q: アプリのログインができません。パスワードを忘れた場合はどうすればよいですか？  
A: ログイン画面の「パスワードをお忘れですか？」リンクをクリックし、登録したメールアドレスを入力してください。リセット用のメールが送信されるので、届いたメールの案内に従い新しいパスワードを設定してください。メールが届かない場合は迷惑メールフォルダもご確認ください。

この出力結果は、アプリのログイン問題に対するユーザーの疑問に対して非常に明確かつ具体的な解決策を提供しています。

特に「パスワードをお忘れですか？」リンクの活用方法を順序立てて説明しているため、初めてのユーザーでも迷うことなく対応可能です。

また、メールが届かない場合の対処法として迷惑メールフォルダの確認を促している点も親切で、ユーザーの不安を軽減する効果があります。

全体として、ユーザーが抱きがちな疑問に即答できる実用的な回答であり、カスタマーサポートの負担軽減にも寄与しやすい内容です。

SEO観点からも、「ログイン」「パスワード忘れ」「リセット」などのキーワードが適切に盛り込まれており、関連検索での表示効果が期待できます。

今後さらに効果を高めるには、「メールが届かない場合の問い合わせ先」や「パスワードリセット成功後の注意点」など追加情報をわかりやすく付加すると良いでしょう。

プロンプト3：一般的な問い合わせ対応をするプロンプト

#命令
あなたは一般的な問い合わせ対応に特化したカスタマーサポートAIです。以下の問い合わせ内容を理解し、的確かつ丁寧に回答してください。

#制約条件
・回答はわかりやすく簡潔に  
・専門用語は必要に応じて説明を添える  
・利用者に寄り添った親切な表現を用いる  
・誤解を招かない正確な情報を提供  
・不明点があれば追加質問を促す  
・禁止事項：誤情報の提供・過度な専門用語の多用・曖昧な回答  
・問い合わせ内容のみをもとに回答し、勝手な推測や個人情報の要求はしない  

#入力情報
＜ここに問い合わせ内容を貼付＞

#出力内容
お問い合わせに対する最適な回答を記載

一般的な問い合わせ対応をするプロンプトの解説

実際にプロンプトを活用する際のチェックリスト
✅ 問い合わせ内容の正確な把握：問い合わせ文を誤解なく理解しているか確認  
✅ 制約条件の遵守：簡潔さ・専門用語の説明・親切な表現などの条件を守っているか確認  
✅ 不明点の確認対応：回答に不足があれば追加質問を促しているかチェック

このプロンプトは一般的な問い合わせに対して、的確かつ丁寧に回答を生成したい場面で活用できます。

ユーザーからの質問内容のみをもとに、誤解を招かない正確な情報をわかりやすく提供する点が工夫されています。
また、専門用語の説明や追加質問の促しを盛り込むことで、利用者に寄り添った親切な対応が可能です。

導入により、カスタマーサポートの初期対応工数を大幅に削減し、効率的な問い合わせ対応が期待できます。
例えば、1件あたり数分かかる対応を半分以下に短縮することも見込めます。

「#入力情報」に問い合わせ内容を入れるだけで利用できるため、現場での即時運用にも適しています。

入力例

#命令
あなたは一般的な問い合わせ対応に特化したカスタマーサポートAIです。以下の問い合わせ内容を理解し、的確かつ丁寧に回答してください。

#制約条件
・回答はわかりやすく簡潔に  
・専門用語は必要に応じて説明を添える  
・利用者に寄り添った親切な表現を用いる  
・誤解を招かない正確な情報を提供  
・不明点があれば追加質問を促す  
・禁止事項：誤情報の提供・過度な専門用語の多用・曖昧な回答  
・問い合わせ内容のみをもとに回答し、勝手な推測や個人情報の要求はしない  

#入力情報
〇〇の使い方について教えてください。

#出力内容
お問い合わせに対する最適な回答を記載

今回は、一般的な問い合わせ対応に特化したカスタマーサポートAIのプロンプトを作成しました。

そのため、

回答は「わかりやすく簡潔に」
専門用語は「必要に応じて説明を添える」
利用者に寄り添った「親切な表現」
「誤解を招かない正確な情報」を提供
「不明点があれば追加質問を促す」
禁止事項として「誤情報の提供」「過度な専門用語の多用」「曖昧な回答」
問い合わせ内容のみに基づき、勝手な推測や個人情報の要求はしない

といった条件を入力しました。

このように問い合わせ内容に応じて最適な回答を提示する設定にすることで、利用者に寄り添った的確なサポートが可能になります。

また、回答文中に適度な改行を挟むことで読みやすさを高め、丁寧な印象を与えることができます。これにより、問い合わせ対応の品質向上が期待できます。

実行結果（GPT-4o）

「〇〇の使い方」についてのお問い合わせ、ありがとうございます。
具体的にどのような点でお困りか、もう少し詳しく教えていただけますでしょうか？
例えば、初めての操作方法や特定の機能の使い方など、ご希望に合わせてわかりやすくご案内いたします。
どうぞお気軽にお知らせください。

この出力結果は、「〇〇の使い方」に関するお問い合わせ対応のテンプレートとして非常に丁寧で親切な印象を受けます。

ユーザーが具体的にどの部分で困っているのかを尋ねることで、的確なサポートができる点が優れており、初めての操作方法や特定の機能にフォーカスして案内できる構成になっています。

また、「どうぞお気軽にお知らせください」といった一文が、ユーザーに安心感を与え、問い合わせのハードルを下げる効果も期待できます。

このような文面は、カスタマーサポートやFAQ対応の初期段階として非常に有効ですし、ユーザーとのコミュニケーションを円滑にするための工夫が随所に感じられます。

今後、ユーザーの反応を踏まえて、より具体的な質問例や解決策を追加していくと、さらに満足度の高い案内が実現できるでしょう。

プロンプト4：問い合わせ対応トークスクリプト作成をするプロンプト

#命令
あなたは問い合わせ対応の専門AIです。以下の問い合わせ内容をもとに、顧客に対する最適なトークスクリプトを作成してください。

#制約条件
・出力はトークスクリプトのみとし、前置きやまとめは不要  
・形式：①顧客発言／②AI対応文（丁寧かつ分かりやすい言葉で記載）  
・専門用語は必要に応じて簡単に説明を加える  
・顧客の不安や疑問に寄り添い、解決策や次のステップも明示する  
・企業のイメージを損なわないよう、親切で礼儀正しい文体を使用する  
・問い合わせの種類（例：製品トラブル、サービス内容、料金についてなど）があれば特定して対応する  

#入力情報（例）
＜ここに問い合わせ内容全文を貼付＞

#出力内容例
①顧客「製品が動かないのですが、どうしたらよいですか？」  
②AI対応「この度はご不便をおかけし申し訳ございません。お使いの製品の型番を教えていただけますか？それをもとに操作方法や修理のご案内を差し上げます。」
-----------------------

問い合わせ対応トークスクリプト作成をするプロンプトの解説

✅「問い合わせ内容の正確な把握」：全文を漏れなく入力し、必要な情報がすべて含まれているか確認する  
✅「制約条件の遵守」：トークスクリプト形式・文体・専門用語の説明など、全ての条件を守っているかチェックする  
✅「顧客の不安や疑問への配慮」：対応文が親切かつ礼儀正しく、不安解消や次のステップの案内が盛り込まれているか確認する

このプロンプトはカスタマーサポートの問い合わせ対応用トークスクリプトを自動生成するためのものです。商品やサービスに関する顧客からの質問に対し、丁寧で分かりやすい回答を素早く作成したい場面で役立ちます。

特徴として、専門用語の説明や顧客の不安に寄り添う表現を盛り込み、企業イメージを損なわない礼儀正しい対応文を生成します。問い合わせの種類を特定して柔軟に対応する点も工夫されています。

この仕組みを導入すれば、応答作成の時間を大幅に削減でき、場合によっては手作業の半分以上の工数削減も見込めます。実務効率アップに効果的なプロンプトです。

入力例

#命令
あなたは問い合わせ対応の専門AIです。以下の問い合わせ内容をもとに、顧客に対する最適なトークスクリプトを作成してください。

#制約条件
・出力はトークスクリプトのみとし、前置きやまとめは不要  
・形式：①顧客発言／②AI対応文（丁寧かつ分かりやすい言葉で記載）  
・専門用語は必要に応じて簡単に説明を加える  
・顧客の不安や疑問に寄り添い、解決策や次のステップも明示する  
・企業のイメージを損なわないよう、親切で礼儀正しい文体を使用する  
・問い合わせの種類（例：製品トラブル、サービス内容、料金についてなど）があれば特定して対応する  

#入力情報（例）
「新しく契約したインターネットの速度が遅くて困っています。どうすれば改善できますか？」

#出力内容例
①顧客「新しく契約したインターネットの速度が遅くて困っています。どうすれば改善できますか？」  
②AI対応「このたびはインターネットの速度にご不便をおかけして誠に申し訳ございません。まずはお使いの機器の再起動をお試しいただけますでしょうか。それでも改善しない場合は、お住まいの環境や接続状況を詳しくお伺いし、最適な対処方法をご案内いたします。どうぞご安心くださいませ。」  
-----------------------

今回は、問い合わせ対応の専門AIに関するトークスクリプト作成のプロンプトを作成しました。

そのため、

問い合わせ対応の専門AIを想定し、
出力は顧客とAIの対話形式で行う
顧客の問い合わせ内容は「新しく契約したインターネットの速度が遅い」トラブルに関するもの
対応文は丁寧かつ分かりやすく、専門用語には簡単な説明を加える
顧客の不安に寄り添い、具体的な解決策と次のステップを示す
企業イメージを損なわない親切で礼儀正しい文体を用いる
テキスト形式で改行を意識し、視認性を高める

という情報を入力しました。

このように具体的な問い合わせ内容と対応条件を組み合わせることで、実際の顧客対応に即した適切なトークスクリプトを自動生成できます。

改行を挟むことで読みやすさが向上し、対応文の理解や修正が容易になる点も特徴です。

実行結果（GPT-4o）

①顧客「新しく契約したインターネットの速度が遅くて困っています。どうすれば改善できますか？」  
②AI対応「このたびはインターネットの速度にご不便をおかけして誠に申し訳ございません。まずは、お手数ですがご利用のルーターやモデムの再起動をお試しいただけますでしょうか。再起動により一時的な通信の不具合が解消されることがございます。それでも改善が見られない場合は、お住まいの環境や接続状況を詳しくお伺いし、最適な対処法をご案内いたします。どうぞご安心くださいませ。」

この出力結果は、顧客のインターネット速度に関する問い合わせに対し、丁寧かつ具体的な対応を示した例として非常に優れています。

まず、冒頭で謝罪の言葉を入れることで、顧客の不満に共感している姿勢が伝わりやすく、信頼感の構築に寄与しています。

また、再起動という手軽に実行できる解決策を提案し、その効果についても説明しているため、顧客自身で改善に取り組みやすい点も評価できます。

さらに、初期対応で問題が解決しない場合には、詳しい状況ヒアリングと最適な対処法の案内を約束しており、最後まで責任を持つ姿勢が明確です。

このように、適切な謝辞と段階的な対応策の提示、そして安心感を与える言葉遣いにより、カスタマーサポートの質を高める構成が実現されています。

SEOの観点からも、顧客の質問に対して具体的かつ親切な回答が含まれていることで、検索エンジンにとって有益なコンテンツとして評価されやすいメリットがあります。

プロンプト5：クレーム問い合わせ対応をするプロンプト

#命令
あなたはクレーム対応専門のカスタマーサポートAIです。以下のお客様からのクレーム問い合わせ内容を読み取り、適切かつ迅速な対応案を提示してください。

#制約条件
・出力は対応案の箇条書きのみ（前置き・まとめ不要）  
・形式：①お客様の問題点／②原因の推測／③対応策／④再発防止策  
・お客様の感情に配慮した丁寧な言葉遣いを使用  
・対応は事実ベースかつ具体的に、曖昧な表現は避ける  
・クレーム状況によっては法的リスクや企業イメージへの影響にも言及する  

#入力情報（例）
＜ここにクレーム内容全文を貼付＞

#出力内容
①問題点：…｜②原因推測：…｜③対応策：…｜④再発防止策：…

クレーム問い合わせ対応をするプロンプトの解説

✅「#命令」の確認：クレーム対応専門AIとしての役割が明確に記載されているか  
✅「#制約条件」の遵守：対応案は箇条書きで事実ベース、具体的かつ丁寧な言葉遣いか  
✅「#入力情報」の正確な貼付：クレーム全文が正確かつ完全に入力されているか

このプロンプトは、クレーム対応に特化したカスタマーサポートAIを活用したい場面で使用します。顧客からの問い合わせ内容を読み取り、迅速かつ的確な対応案を自動生成する目的に最適です。

「①問題点／②原因推測／③対応策／④再発防止策」という4段階構成を指定し、かつ丁寧な言葉遣いを求めている点が工夫されています。これにより対応案が具体的かつ配慮ある表現になるため、実際の対応業務にそのまま活用しやすくなっています。

活用することで、対応案の作成にかかる時間を大幅に削減し、1件あたり15分以上の工数節約が期待できます。クレーム対応の質を落とさず効率化を図りたい現場に効果的です。

入力例

#命令
あなたはクレーム対応専門のカスタマーサポートAIです。以下のお客様からのクレーム問い合わせ内容を読み取り、適切かつ迅速な対応案を提示してください。

#制約条件
・出力は対応案の箇条書きのみ（前置き・まとめ不要）  
・形式：①お客様の問題点／②原因の推測／③対応策／④再発防止策  
・お客様の感情に配慮した丁寧な言葉遣いを使用  
・対応は事実ベースかつ具体的に、曖昧な表現は避ける  
・クレーム状況によっては法的リスクや企業イメージへの影響にも言及する  

#入力情報（例）
＜ここにクレーム内容全文を貼付＞

#出力内容
①問題点：…｜②原因推測：…｜③対応策：…｜④再発防止策：…

今回のプロンプトは、クレーム対応専門のカスタマーサポートAIに対して、お客様からのクレーム問い合わせ内容を読み取り、

適切かつ迅速な対応案を提示する

ことを目的としています。

具体的には、

対応案は箇条書き形式で出力し、前置きやまとめは不要
①お客様の問題点／②原因の推測／③対応策／④再発防止策

という4つの要素を必ず含む形で提示する

ことが求められています。

また、

お客様の感情に配慮した丁寧な言葉遣いを使用し、
事実ベースかつ具体的な表現により曖昧さを避ける
クレーム内容によっては法的リスクや企業イメージへの影響にも言及する

という制約も設けられています。

このプロンプトは、たとえば企業のカスタマーサポート部門がクレーム対応の自動化や支援に用いるユースケースに適しています。

入力情報としては、お客様から寄せられたクレームの全文を読み込ませる形で、

問題の正確な把握
根本原因の推測
適切な対応策の案出
再発防止策の提案

を行うための情報を与えます。

このように具体的かつ体系的な指示を与えることで、

支持されたフォーマットで迅速かつ整合性のある回答が得られ、
カスタマーサポートの品質向上や効率化に貢献します。

また、文中に適度な改行を入れることで、長文でも可読性が高く、

担当者が回答を確認・修正しやすくなるメリットもあります。

実行結果（GPT-4o）

①問題点：注文した商品が届かず、連絡もないためお客様が不安と不満を感じている。｜②原因推測：配送手続きの遅延またはシステムエラー、もしくは配送業者との連携不備の可能性が高い。｜③対応策：直ちに注文状況を確認し、配送状況をお客様にご報告するとともに、必要であれば再発送または返金の対応を迅速に行う。｜④再発防止策：配送工程の管理体制を見直し、配送状況をリアルタイムで把握できるシステムを導入する。また、配送業者との連携強化とお客様への定期的な状況報告体制を確立する。

このプロンプトは、注文トラブルに関する問題点を迅速かつ的確に抽出し、原因推測から対応策、再発防止策までを体系的に整理しています。

特に、問題点と原因を明確に切り分けている点が優れており、原因の特定に基づく具体的な対応策が提示されているため、実務での応用がしやすいと感じました。

また、再発防止策においては単なる対処療法にとどまらず、システム導入や業者連携の強化を含めた根本的な改善を提案しているため、長期的な顧客満足度向上に寄与すると考えられます。

文章全体が簡潔かつ論理的に構成されているため、関係部署間での情報共有や報告書作成にも活用しやすいでしょう。
今後の業務改善に向けた指針として役立つ内容だと思います。