「会社から資料作成を任されたけど、どうやって進めていいかわからない…。」
「PowerPointは使えるけど、見栄えの良い資料が作れなくて困っている。」
「短時間で効率的に資料を作成する方法が知りたい！」
こういった悩みを持っている方もいるのではないでしょうか？
本記事では、初心者でもわかりやすい資料作成のポイントと、すぐに実践できるテクニックを、誰でもタスク形式で使える生成AIツール『Taskhub』を提供する弊社がご紹介します。
ビジネスの現場ですぐに活用できる内容となっていますので、ぜひ最後までご覧ください。
資料作成プロンプトの利用ガイド
ChatGPTを効果的に活用するためのプロンプト集をご紹介します。下記のプロンプトは品質を保証するものではありません。ご自身の用途に合わせてカスタマイズしながら、最も使いやすいプロンプトを作成してみてください。
こんな人におすすめ！
- 資料作成に時間をかけすぎて、本来の業務に支障が出ている営業職の方
- プレゼン資料の構成に悩む企画担当者の方
- 効率的な文書作成方法を模索している事務職の方
この記事のプロンプトで得られる効果
- 資料作成時間を最大50%削減
- 論理的で説得力のある文書構成の実現
- 読み手を意識した分かりやすい表現への改善
これらのプロンプトを活用することで、資料作成の効率が大幅に向上し、より質の高いドキュメントを作成できるようになります。時間的な余裕が生まれることで、本来の業務により多くのリソースを割くことが可能になります。
それでは実際のプロンプトを見ていきましょう。
ChatGPTで資料作成を効率化！プロンプトを活用する3つの主なメリット
1. 作業時間の大幅な短縮とコスト削減
ChatGPTを活用することで、資料作成の時間を最大70%程度削減できます。特に以下の点で効果を発揮します：
- 企画書や提案書の土台となる文章を即座に生成
- プレゼン資料のアウトラインを短時間で作成
- 業務効率化によるコスト削減効果
2. アイデア出しと構成の充実化
ChatGPTとの対話を通じて、より充実した資料作成が可能になります：
- ブレインストーミングのパートナーとして活用
- 多角的な視点からの提案や意見の取得
- 論理的な文書構成のアドバイス取得
3. クオリティの均一化と品質向上
経験や能力に関係なく、一定水準以上の資料作成が可能になります：
- ビジネス文書としての適切な表現の提案
- 専門用語や業界用語の適切な使用
- 文法チェックや表現の改善提案
これらのメリットにより、チーム全体の生産性向上とクオリティの向上が期待できます。
資料作成プロンプトのご紹介
#命令
今回は、資料作成を現場で活用できるシーンに合わせて、以下のプロンプトに則って資料作成を行なってください。
#意識すること
* 以下の内容は必ず含めること
* 資料の目的と概要
* ターゲットとなる読み手の特徴
* 具体的な説明文（状況に応じて1500-2000文字程度）
* 結論・まとめ（300-500文字程度）
* 資料の構成は以下の要素を含むこと
* 見出し（大・中・小）を適切に配置
* 箇条書きやナンバリングの活用
* 図表の挿入位置（必要な場合）
* 文章スタイル
* 平易な日本語を使用
* 一文を40文字以内に収める
* 専門用語は初出時に説明を付ける
#必要事項
- 作成する資料の種類（報告書、企画書、マニュアルなど）
- 想定される読み手の立場
- 資料の目的
- 必要なページ数または文字数
#誰をターゲットにするのか
[具体的なターゲットを入力]
#用途
例：
- 社内会議での発表資料作成
- クライアントへの提案書作成
- 業務マニュアルの作成
- 経営報告書の作成
- 商品企画書の作成資料作成プロンプトの実行例を3つ紹介
それではプロンプトが上手く機能した実例を見てみましょう。ご自身の活用イメージをより膨らませてみましょう。前述のプロンプトテンプレートの命令文に、以下の入力プロンプトを記入し、実行しました。1. ビジネスプレゼンテーション作成の例
入力プロンプト：
「新規事業のビジネスプレゼンテーションを作成してください。ターゲット層は20-30代の若手ビジネスパーソンです。スライド構成と各スライドの要点を箇条書きで出力してください。」
アウトプット：
【スライド構成】
1. タイトルスライド
- プロジェクト名：「NextGen Work Style」
- サブタイトル：働き方改革を加速させるAIソリューション
2. 市場分析
- 現状の課題と市場規模
- ターゲットユーザーの pain point
3. ソリューション提案
- 主要機能と特徴
- 競合との差別化ポイント2. 企画書作成の例
入力プロンプト：
「新商品の企画書を作成してください。商品はスマートホームデバイスです。市場分析、製品特徴、販売戦略を含めて作成してください。」
アウトプット：
【企画書：スマートホームハブ「ConnectLife」】
1. 製品概要
- IoT機器の一元管理
- AI搭載による生活パターン学習
- 省エネ最適化機能
2. 市場分析
- スマートホーム市場：年間成長率15%
- 主要ターゲット：30-40代共働き世帯3. 営業資料作成の例
入力プロンプト：
「BtoBサービスの営業資料を作成してください。製品は法人向けクラウドストレージサービスです。主な特徴と導入メリットを含めてください。」
アウトプット：
【営業資料：Enterprise Cloud Storage】
■製品特徴
1. 無制限のストレージ容量
2. エンタープライズレベルのセキュリティ
3. リアルタイム同期機能
■導入メリット
- コスト削減：最大60%のTCO削減
- 業務効率化：検索時間80%削減
- セキュリティ向上：ISO27001準拠資料作成プロンプト活用時の3つの注意点
1. 出力内容の事実確認を必ず行う
ChatGPTは便利なツールですが、時として誤った情報や古いデータを出力することがあります。特にビジネス資料やプレゼンテーション資料の作成では、以下の確認が重要です：
- 数値データの正確性
- 引用元の信頼性
- 最新の情報との整合性
ベストプラクティス: ChatGPTの出力を叩き台として活用し、必ず人間による確認と編集を行いましょう。
2. 企業機密情報の取り扱いに注意
プロンプトに含める情報については、セキュリティの観点から以下の点に注意が必要です：
- 社内機密情報の入力を避ける
- 個人情報の取り扱いに留意
- 業界特有の機密事項への配慮
重要: 資料作成時は、一般公開されている情報のみをプロンプトに含めるようにしましょう。
3. 目的に応じた適切なプロンプト設計
効果的な資料作成のためには、明確な指示と構造化されたプロンプトが不可欠です：
- 資料の目的と対象読者の明確化
- 必要な要素（データ、図表、説明文など）の具体的な指定
- 出力フォーマットの詳細な指定
プロンプト例:
以下の条件で[資料の種類]を作成してください：
- 目的：[具体的な目的]
- 対象：[想定読者]
- 必要な要素：[項目をリスト化]
- 形式：[フォーマット指定]
これらの注意点を意識することで、ChatGPTを効果的に活用した質の高い資料作成が可能になります。
ChatGPTで資料を作成する際のプロンプトのまとめ
生成AIの活用は、ビジネスシーンにおいて必要不可欠なものとなっています。しかし、多くの方がプロンプトの書き方に悩み、効果的な活用ができていないのが現状です。
Taskhubは、そんな生成AI活用の課題を解決する画期的なプラットフォームです。200種類以上の実用的なAIタスクを搭載し、専門的な知識がなくても、すぐに業務効率化を実現できます。
特に資料作成においては：
- プレゼン資料の構成立案
- 企画書のブラッシュアップ
- 議事録の要約・整理
- データの可視化提案
など、幅広いニーズに対応しています。
セキュリティ面でもAzure OpenAI Serviceを採用し、企業での利用に適した堅牢な基盤を整えています。
プロンプトエンジニアリングの知識がなくても、タスク型インターフェースで直感的に操作可能です。AIコンサルタントによる手厚いサポートも提供しているため、導入時の不安も解消できます。
記事で紹介したプロンプトをすぐに活用したい方は、Taskhubのサービス概要資料を無料でダウンロードいただけます。実践的な活用例や具体的な機能紹介など、すぐに業務で使える情報が満載です。
