「カスタマーサポートのFAQを作りたいけど、何から始めればいいの？」
「よくある質問をまとめてみても、ユーザーが本当に知りたい情報が載っていない気がする…。」
こういった悩みを持っている方もいるのではないでしょうか？
本記事では、効果的なFAQ作成のための3つのステップと実践的なテンプレート例を、誰でもタスク形式で使える生成AIツール『Taskhub』を提供する弊社が実際に活用している方法をご紹介します。
カスタマーサポート業務の効率化に役立つ内容となっていますので、ぜひ最後までご覧ください。
カスタマーサポートFAQ作成プロンプトの利用ガイド
以下のプロンプトは品質を保証するものではありません。ご自身の用途に合わせてカスタマイズしながら、最も使いやすいプロンプトを作成してみてください。
こんな人におすすめ！
- カスタマーサポート部門で、よくある質問の整理に時間を取られている方
- 新規サービス立ち上げ時のFAQ作成に悩んでいるサービスオーナーの方
- 既存のFAQを効率的に改善・アップデートしたい運用担当者の方
カスタマーサポートFAQ作成プロンプトで得られる効果
- ユーザーの視点に立った、分かりやすいFAQの作成が可能に
- よくある質問のパターン化と効率的な回答作成が実現
- 一貫性のある文章表現とトーンで、プロフェッショナルな印象を与えるFAQの作成が可能
このプロンプトを活用することで、FAQの作成時間を大幅に短縮しながら、品質の高いサポートコンテンツを作成することができます。ユーザーの疑問に的確に応える、効果的なFAQづくりをサポートします。
カスタマーサポートFAQ作成におけるプロンプト活用の3つのメリット
1. 効率的なFAQコンテンツの量産が可能
カスタマーサポートにおいて、よくある質問（FAQ）の作成は重要な業務です。プロンプトを活用することで、以下のような効率化が実現できます：
- 既存の問い合わせデータから、パターン化されたFAQ回答の自動生成
- 複数の類似質問に対する一貫性のある回答作成
- 商品知識やサービス説明の標準化されたテンプレート作成
2. ユーザー目線に立った分かりやすい回答の作成
プロンプトを活用することで、以下のようなユーザーフレンドリーな回答作成が可能になります：
- カスタマーサポートの応対品質の向上
- 専門用語を平易な言葉に置き換えた説明文の生成
- ユーザーの理解度に合わせた段階的な説明の提供
3. 問い合わせ内容の分析と改善点の発見
FAQのデータ活用により、以下のような分析と改善が可能になります：
- よくある質問のトレンド分析
- カスタマーサポート業務の効率化
- ユーザーの不満や要望の早期発見と対応
- FAQコンテンツの最適化とアップデート
これらのメリットにより、カスタマーサポートの品質向上とコスト削減の両立が実現できます。
カスタマーサポートFAQ作成プロンプトのご紹介
#命令
以下の条件に基づいてカスタマーサポートFAQを作成してください。
#意識すること
- 顧客が理解しやすい平易な言葉を使用
- 回答は簡潔かつ具体的に
- 一般的な質問から専門的な質問まで段階的に配置
- 実用的で即座に活用できる情報を提供
- 定期的な更新を前提とした構成
#必要事項
- 想定される質問（最低10項目）
- 各質問に対する明確な回答（200-300字程度）
- 関連する追加情報やリンク
- カテゴリー別の整理
- 検索しやすい見出し設定
#ターゲット
====================
[対象となる顧客層や業種を具体的に記入]
====================
#用途
====================
[FAQの使用目的・活用シーンを具体的に記入]
====================
上記の情報に基づき、以下の形式でFAQを作成してください：
1. カテゴリー名
Q: [質問内容]
A: [回答内容]
追加情報：[補足説明]
※各セクションは見やすく整理し、必要に応じて箇条書きや番号付きリストを使用してください。カスタマーサポートFAQ作成プロンプトの実行例を3つ紹介
それではプロンプトが上手く機能した実例を見てみましょう。ご自身の活用イメージをより膨らませてみましょう。
前述のプロンプトテンプレートの命令文に、以下の「入力プロンプト」を記入し、実行しました。例1：オンラインショッピングサイトの返品に関するFAQ
入力プロンプト：
オンラインショッピングサイトの返品ポリシーについてのFAQを3つ作成してください。質問と回答の形式で、親しみやすい口調でお願いします。
アウトプット：
Q1. 商品が届いたけど、イメージと違っていた場合は返品できますか？
A1. はい、商品到着後14日以内であれば返品可能です。ただし、衣類の試着以外で使用された商品や、タグを切られた商品は返品できませんのでご注意ください。
Q2. 返品の送料は誰が負担するのですか？
A2. 商品不良の場合は当社負担、お客様都合の返品の場合はお客様負担となります。返品時の送料は通常600円～1,200円程度です。
Q3. 返金はいつされますか？
A3. 返品商品の到着・確認後、3営業日以内に返金処理をさせていただきます。クレジットカード決済の場合は、カード会社の締め日により返金時期が異なる場合がございます。
例2：スマートフォンアプリのログインに関するFAQ
入力プロンプト：
スマートフォンアプリのログイントラブルに関するFAQを3つ作成してください。初心者にもわかりやすい説明で作成してください。
アウトプット：
Q1. パスワードを忘れてしまいました。どうすればいいですか？
A1. ログイン画面の「パスワードをお忘れの方」をタップしてください。登録済みのメールアドレスを入力すると、パスワード再設定用のリンクをお送りします。
Q2. メールアドレスを変更したらログインできなくなりました
A2. 以前のメールアドレスでログインした後、設定画面からメールアドレスの変更手続きを行ってください。直接新しいメールアドレスでログインすることはできません。
Q3. 何度もログインに失敗してアカウントがロックされました
A3. セキュリティ保護のため、5回連続でログインに失敗するとアカウントが一時的にロックされます。30分後に再度お試しいただくか、カスタマーサポートまでご連絡ください。
例3：動画配信サービスの視聴に関するFAQ
入力プロンプト：
動画配信サービスで発生する一般的な視聴トラブルについてのFAQを3つ作成してください。解決手順を具体的に示してください。
アウトプット：
Q1. 動画の再生が途中で止まってしまいます。どうしたらいいですか？
A1. 以下の手順で改善をお試しください：
1. インターネット接続を確認する
2. アプリを一度終了し、再起動する
3. キャッシュを削除する
4. それでも改善しない場合は、Wi-Fi環境を確認してください
Q2. 画質が悪いのですが、設定は可能ですか？
A2. はい、可能です。再生中の画面で画質設定アイコンをタップすると、お好みの画質（自動/低画質/標準/高画質）を選択できます。ただし、インターネット環境により利用できる画質が制限される場合があります。
Q3. 字幕の表示/非表示を切り替えたいのですが？
A3. 動画再生中に画面をタップし、画面下部に表示される字幕アイコンから切り替えができます。字幕の言語選択も同じメニューから可能です。ChatGPTでカスタマーサポートFAQを作成する時の重要な注意点
カスタマーサポートのFAQ作成でChatGPTを活用する際の主な注意点について解説します。効果的なFAQを作成するために、以下の3つのポイントに特に注意を払う必要があります。
1. 正確な情報提供の確認と検証
ChatGPTが生成する回答は、時として不正確な情報を含む可能性があります。そのため、以下の対応が必要です：
- 生成されたFAQの内容を必ず人間のカスタマーサポート担当者が確認する
- 製品仕様やサービス内容に関する最新情報と照合する
- 法的な記述や重要な数値については特に慎重に確認する
2. ユーザーフレンドリーな表現への調整
ChatGPTの出力は、時として専門的すぎたり、機械的な表現になることがあります：
- 顧客目線での分かりやすい言葉遣いに修正
- 業界用語や専門用語は必要に応じて平易な説明を追加
- 親しみやすく、温かみのある文章トーンへの調整
3. 定期的な更新とメンテナンス
FAQ内容は定期的なメンテナンスが必要です：
- 製品アップデートや仕様変更に応じたFAQの更新
- ユーザーからの新しい問い合わせパターンの反映
- 回答内容の最適化と改善の継続的な実施
これらの注意点を意識することで、より質の高いカスタマーサポートFAQを作成することができます。また、チャットボット、カスタマーサポート、FAQシステムなど、様々なサポートツールとの連携も考慮に入れることで、より効果的なサポート体制を構築することができます。
ChatGPTでカスタマーサポートのFAQを作成する際のプロンプトのまとめ
効果的なカスタマーサポートを実現するためには、的確なFAQの作成が不可欠です。しかし、FAQの作成には多大な時間と労力がかかり、また質の高い内容を維持することも課題となっています。
そこで注目されているのが、生成AIを活用したFAQ作成支援です。Taskhubは、FAQ作成における課題を解決し、効率的かつ質の高いFAQ作成を実現する生成AI活用プラットフォームです。200種類以上の実用的なAIタスクを搭載し、日本初のタスク型インターフェースにより、誰でも簡単にFAQ作成に特化したAI機能を使いこなすことができます。
FAQの新規作成はもちろん、既存FAQの改善提案や、顧客の問い合わせ傾向の分析まで、カスタマーサポート業務を包括的にサポート。Azure OpenAI Serviceを基盤としたセキュアな環境で、企業の重要な顧客データも安全に処理できます。
本記事で紹介したプロンプトを活用することで、より効率的で質の高いFAQ作成が可能になります。まずは、Taskhubのサービス概要資料を無料でダウンロードして、あなたのカスタマーサポート業務の効率化を始めてみませんか？
