「議事録の作成が面倒でいつも時間がかかってしまう…。」
「大事な会議の内容を漏れなく記録したいけど、うまくまとめられない…。」
こういった悩みを持っている方もいるのではないでしょうか？
本記事では、効率的な議事録作成のための具体的なプロンプト例と実際のプロンプトのアウトプット例を、誰でもタスク形式で使える生成AIツール『Taskhub』を提供する弊社が実際に使っているプロンプトをご紹介します。
きっと役に立つと思いますので、ぜひ最後までご覧ください。
議事録作成プロンプトの利用ガイド
私たちが提供するプロンプトは、あくまでも基本的なテンプレートです。AI技術は日々進化しており、同じプロンプトでも異なる結果が得られる可能性があります。より良い結果を得るためには、ご自身のニーズに合わせてカスタマイズすることをお勧めします。
こんな人におすすめ！
- 議事録作成に時間を取られすぎている営業職の方
- 会議の要点をうまく整理できない新入社員の方
- 複数の会議の内容を効率的に管理したい管理職の方
この記事のプロンプトで得られる効果
- 会議の要点を漏れなく、簡潔にまとめることができる
- 議事録作成時間を大幅に短縮できる
- 一貫性のある議事録フォーマットを維持できる
これらのプロンプトを活用することで、以下のような議事録にまつわる悩みを解決することができます：
- 会議内容の見落としや記録漏れ
- 議事録作成による業務効率の低下
- フォーマットの不統一による情報共有の非効率
ChatGPTで議事録を作成する3つのメリット
1. 効率的な議事録の要約と重要ポイントの抽出
議事録をプロンプトとして活用することで、長文の会議内容から本質的なポイントを素早く抽出できます。特に以下のような効果が期待できます：
- 会議の主要なアクションアイテムの明確化
- 意思決定プロセスの可視化
- 複数の議事録からの共通課題の発見
2. 一貫性のある議事録フォーマットの自動生成
プロンプトを活用することで、以下のような品質の統一された議事録を作成できます：
- 会議目的と成果の明確な記載
- 参加者の発言を適切に要約
- 次回のアジェンダの自動提案
- タスク管理との連携
3. 議事録データの戦略的活用による業務改善
蓄積された議事録をナレッジベースとして活用することで：
- 過去の意思決定の追跡と分析
- 部門間の情報共有の促進
- 新入社員のオンボーディングにも活用可能
- プロジェクト管理の効率化
これらのメリットにより、生産性の向上と業務効率化を実現できます。
議事録作成プロンプトのご紹介
#命令
[会議名/日時]の議事録を作成してください。以下の要件に従って、簡潔かつ実用的な議事録を作成します。
#意識すること
- 要点を明確に記載
- 決定事項と保留事項を区別
- 次回のアクションアイテムを明示
- 参加者全員の発言を公平に扱う
- 専門用語は補足説明を付ける
#必要事項
- 会議の基本情報（日時、場所、参加者）
- 議題ごとの討議内容
- 決定事項
- 次回までのタスク
- 次回会議予定
#誰をターゲットにするか
例：
- 新入社員で初めて議事録を取る担当者
- リモートワーク中のチームメンバー
- プロジェクトマネージャー
- 部門責任者
- 経営層への報告担当者
#用途
例：
- チーム内の情報共有
- プロジェクト進捗の記録
- 意思決定プロセスの明確化
- タスク管理の基礎資料
- コンプライアンス対応の証跡議事録作成プロンプトの実行例を3つ紹介
それではプロンプトの実行例を見てみましょう。ご自身の活用イメージをより膨らませてみましょう。
前述のプロンプトテンプレートの命令文に、以下の入力プロンプトを記入し、実行しました。例1：プロジェクトミーティング
入力プロンプト：
先ほどのプロジェクトミーティングの議事録を作成してください。参加者は5名で、主な議題は新商品開発についてでした。
アウトプット：
# プロジェクトミーティング議事録
日時: 2023年XX月XX日 14:00-15:00
参加者: 田中部長、鈴木課長、山田主任、佐藤氏、伊藤氏
## 議題
1. 新商品開発の進捗状況
2. 市場調査結果の共有
3. 今後のスケジュール
## 決定事項
- 商品コンセプトの最終確定
- プロトタイプ制作の開始時期
- マーケティング戦略の方向性例2：定例会議
入力プロンプト：
週次定例会議の議事録フォーマットを作成してください。部門間の情報共有が主な目的です。
アウトプット：
# 週次定例会議議事録
開催日: 毎週月曜日 10:00-11:00
場所: 会議室A
## 部門別報告
### 営業部
- 今週の成果
- 来週の目標
- 課題事項
### 製造部
- 生産状況
- 品質管理報告
- 改善提案例3：クライアントミーティング
入力プロンプト：
クライアントとの打ち合わせ内容を議事録にまとめてください。商談は新規サービスの提案についてでした。
アウトプット：
# クライアントミーティング議事録
日時: 2023年XX月XX日 15:00-16:00
場所: クライアント本社
## 打ち合わせ内容
1. 新規サービスの概要説明
2. 予算案の提示
3. 導入スケジュールの確認
## クライアントからの要望
- コスト削減の可能性
- 具体的な導入効果
- 運用サポート体制
## 次回アクション
- 見積書の再提出
- 詳細仕様書の作成ChatGPTで議事録作成！プロンプト活用時の3つの重要な注意点
議事録作成にChatGPTを活用する際の重要な注意点について、実践的なポイントをご紹介します。
1. 機密情報の取り扱いに要注意
ChatGPTに入力した情報は、OpenAIのサーバーに送信されることを常に意識する必要があります。
- 社外秘情報や個人情報は必ず事前に削除
- 製品名や金額など機密性の高い情報は匿名化
- 社内限定の専門用語は一般的な表現に置き換え
❌ 悪い例：
「山田部長から新製品ABC-100の売上目標50億円という発言がありました」
⭕ 良い例：
「部長から新規プロジェクトの売上目標について発言がありました」2. 文脈や背景情報の明確な指示が必須
AIは前後の文脈を理解できないため、明確な指示が重要です。
- 会議の目的や議題を冒頭で明示
- 参加者の役割や立場を簡潔に説明
- 重要なポイントや結論を箇条書きで提示
議事録作成時の指示例：
「これは商品企画会議の議事録です。
参加者：企画部2名、営業部3名、開発部2名
主な議題：
1. 新商品の開発スケジュール
2. マーケティング戦略の検討
3. 予算配分の確認」3. 出力形式の具体的な指定が重要
期待する議事録のフォーマットを明確に指示することで、より使いやすい出力が得られます。
- 箇条書きや見出しなど、書式を具体的に指定
- タイムラインや決定事項の優先順位を明確化
- アクションアイテムや期限の表示方法を指示
指定例：
「以下の形式で議事録を作成してください：
・日時：
・場所：
・参加者：
・議題：
・決定事項：
・次回アクション：
・備考：」
これらの注意点を意識することで、ChatGPTを活用した効率的な議事録作成が可能になります。ただし、最終的な確認と編集は人間が行うことを忘れずに。
ChatGPTで議事録を作成する際のプロンプトのまとめ
生成AIの活用が企業の業務効率化に大きな可能性を秘めている中、多くの企業が議事録作成の効率化に課題を抱えています。
Taskhubは、そんな企業の課題を解決する生成AI活用プラットフォームです。200種類以上の実用的なAIタスクを搭載しており、特に議事録作成においては、音声の文字起こしから要約、フォーマット整形まで一気通貫でサポートします。
セキュリティ面では、Azure OpenAI Serviceを採用し、企業利用に耐えうる堅牢な基盤を整備。専門のAIコンサルタントによる導入支援も充実しており、スムーズな運用開始をサポートします。
本記事で紹介したプロンプトを活用することで、より効率的な議事録作成が可能になります。実際の活用事例や詳細な機能については、Taskhubのサービス概要資料を無料でダウンロードいただけますので、ぜひご確認ください。
