「自分が作った議事録は、なぜか分かりにくいと言われてしまう…」
「議事録が上手い人と同じ会議に出ているはずなのに、何が違うんだろう？」
「もっと効率よく、質の高い議事録を作れるようになりたい！」
こういった悩みを持っている方もいるのではないでしょうか？
本記事では、議事録が上手い人に共通する11の特徴と、そのスキルを身につけるための具体的なコツを会議の「前・中・後」のステップに分けて解説します。
さらに、各特徴には明日から実践できるネクストアクションを添えたので、「読んで終わり」にならずに今日から行動に移せます。
なぜ「議事録が上手い人」は評価されるのか？
議事録が上手い人が高く評価される背景には、書かれた議事録が単なる「記録」以上の役割を担っているからです。
| 議事録の役割 | 具体的な効果 |
|---|---|
| 決定事項の明文化 | 「言った・言わない」トラブルを防ぐ |
| タスクの可視化 | 「誰が・何を・いつまでに」が一目でわかる |
| 情報共有の効率化 | 欠席者も議事録を読むだけでキャッチアップできる |
| 経緯の保存 | 後から参加したメンバーが意思決定の背景を理解できる |
質の高い議事録を継続的に出せる人は、チーム全体の生産性に直接貢献しています。だからこそ、評価が高まるのです。
議事録が上手い人の特徴11選【ネクストアクション付き】
議事録が上手い人には、単にタイピングが速いという以上の共通点があります。
以下の11個の特徴と、それぞれに対応した明日すぐ実践できるアクションを確認してみましょう。
特徴1：会議前に目的とゴールを把握している
ゴールが分かっていれば、「議事録に何を記録すべきか」が自然と決まります。
目的が曖昧なまま会議に出ると、全発言を平等に記録しようとしてしまい、要点がぼやけた議事録になります。
具体例
ゴールが「A案・B案どちらを採用するか決める」なら、両案のメリット・デメリットと、最終的な決定理由が最重要項目。それ以外の雑談は記録しなくてよい。
明日やること
会議招集メール・アジェンダを読んで「この会議の結論は何か？」を一言でメモしてから入室する
特徴2：会議の背景や関連情報をインプットしている
背景知識があると、発言の意図を深く理解できます。「なぜ今この話が出ているのか」を察知できるため、表面的な言葉の記録ではなく、議論の本質を捉えた議事録になります。
具体的な事前インプットリスト
- 前回の議事録のToDo進捗
- 関連プロジェクトの現状
- 議題に出る専門用語の意味
明日やること
会議前に前回議事録を3分で読み返し、積み残しのToDo状況を確認してから出席する
特徴3：要点を的確に捉え、情報を取捨選択できる
全発言を書き起こす「逐語録」は議事録の可視性が損なわれたり、本来共有すべき要点が目立たなくなってしまいます。
上手い人は「記録すべき情報」と「そうでない情報」を瞬時に判断し、情報を削ぎ落とします。
判断の目安
迷ったときは「主語・述語・結論」に注目すると要点を掴みやすくなります。
| 記録する | 記録しない |
|---|---|
| 決定事項・結論 | 雑談・脱線 |
| 決定に至った理由 | 単なる相槌・リアクション |
| 重要な意見・反対意見 | 繰り返しの説明 |
| ToDo・担当者・期限 | 前回からの繰り返し情報 |
明日やること
次の会議で「これは記録が必要か？」と1回意識的に考えながらメモを取る
特徴4：情報を構造化し、論理的に整理できる
会議の議論は必ずしも整った順で進みません。話があちこちに飛んでしまっても、上手い人は頭の中で情報をテーマごとに分類し、議事録にまとめる際に再構成します。
構造化のイメージ
【NG例】時系列でダラダラ書く
10:02 Aさん「〜」
10:05 Bさん「〜」
10:08 「〜」...
【OK】テーマごとに整理
【議題1：新機能リリース日程】
- 決定：○月○日リリース
- 理由：マーケ施策との連動を優先
【議題2：告知文の準備】
- ToDo：山田さんが○日までに作成明日やること
議事録を書くとき、アジェンダの項目数だけ見出しを先に作ってから中身を埋める。
※事前準備として、アジェンダ名を入力する項目を3~4つ程準備しておく
特徴5：事実と意見・推測を明確に区別している
議事録は「公式な記録」です。事実と意見が混在すると、後から「そんなことは言っていない」というトラブルになります。
| 種別 | 書き方の例 |
|---|---|
| 事実 | 「先月比で利用率が10%向上した」 |
| 意見 | 「ユーザーに受け入れられているとの意見あり」 |
| 推測 | 「〜ではないかという見方が示された」 |
明日やること
議事録を清書するとき、「〜という意見が出た」「〜という共有があった」など、事実と意見を分ける表現を1つ意識して使う
特徴6：「決定事項」「ToDo」「担当者」が明確
議事録の価値の8割はここに集約されます。いくら議論の内容が詳しく書いてあっても、「結局何が決まって、誰が何をするのか」が不明な議事録は機能しません。
ToDo記載フォーマット（例）
【決定事項】
・新機能Aのリリースは○月○日とする
・次回定例は△月△日10:00から
【ToDo】
・リリース告知文の作成｜担当：山田｜期限：○月×日
・定例アジェンダの作成｜担当：鈴木｜期限：△月▲日※決定事項とToDoは議事録の冒頭に配置しましょう。読み手が最初に目にする場所に置くことで、最重要情報への到達が速くなります。
明日やること
次回から議事録テンプレートの一番上に「決定事項」「ToDo（担当・期限）」欄を作って固定する
特徴7：誰が読んでも分かりやすい言葉で表現できる
議事録は、会議に出ていない人・その分野の専門外の人も読みます。内輪用語・省略語の多用は、情報共有の障壁になります。
読みやすくするコツ
- 一文を短く（「〜で、〜だが、〜なので」と繋げない）
- 結論を先に書く（PREP法：結論→理由→例→結論）
- 専門用語は初出時に一言説明を添える
明日やること
清書時に1つだけ長い文を探して、句点で2文に分割する
特徴8：完成から共有までのスピードが速い
議事録の価値は「鮮度」に比例します。時間が経つほど記憶が薄れ、決定事項への対応も遅れます。目安は会議終了後24時間以内、できれば当日中。
夕方の会議で当日清書が難しい場合でも、「決定事項とToDoだけ速報で送り、詳細は翌朝」という運用でも大きく変わります。
明日やること
次の会議の後に「30分で清書して送る」タイマーをセットしてみる
特徴9：正確に聞き取るリスニング力が高い
「耳に入れる」と「内容を理解しながら聴く」は別物です。上手い人は発言の意図・背景・結論を意識しながら傾聴しています。
また、聞き取れなかった・曖昧だった場合は、会議の途中であっても確認を行います。
確認フレーズ例
「先ほどの〇〇の件ですが、〜という理解でよろしいでしょうか？」明日やること
次の会議で1回だけ、曖昧に感じた発言は会議終了前に確認する
特徴10：常に「読み手」を意識して作成している
「自分が記録したいこと」ではなく、「読み手が知りたいこと」を書く。これが上手い人の根幹にあるマインドセットです。
清書後に確認チェックリスト
- 会議に出ていない人が読んでも流れが分かるか？
- 決定事項とToDoはすぐ見つかる場所にあるか？
- 専門用語や略語の説明はされているか？
- 一文が長すぎる箇所はないか？
- 誤字脱字はないか？
明日やること
清書後、送信前に上のチェックリストを1回だけ確認する習慣をつける
特徴11：発言の「文脈」を補足して伝えられる
同じ発言でも、議論の流れによって意味やニュアンスが大きく変わります。文脈なしに発言だけを切り取って記録すると、読み手が「なぜこの決定になったのか」を理解できず、コミュニケーションロスが生じます。
具体例
「〜という流れで」「〜という懸念を受けて」といった一言を添えるだけで、読み手は議論の背景ごと理解できます。議事録は「何が決まったか」だけでなく、「なぜそう決まったか」まで伝えてはじめて、本当に使える記録になります。
| 文脈なし | 文脈あり |
|---|---|
| 「リリースを1週間延期する」 | 「品質面での懸念が相次いだ流れで、リリースを1週間延期する」 |
| 「山田さんが対応する」 | 「前回から引き続き山田さんが担当という流れで、今回も山田さんが対応する」 |
明日やること
次の議事録で決定事項を1つ選び、「〜という議論の流れで」という一文を冒頭に添えてみる
11個の特徴を一度にすべて実践しようとする必要はありません。まずは特徴1「会議前にゴールをメモする」だけ試してみてください。それがうまくなってきたら特徴2へ、というように一つずつ積み上げていくのが、着実に上達する一番の近道です。
議事録のテンプレートについては、こちらの記事で紹介しています。
【無料】議事録フォーマット7選！分かりやすく書くコツも徹底解説。
議事録が上手くなるための具体的なコツ【会議前・中・後】
特徴を理解したら、次は実践です。「会議前・中・後」の3フェーズで意識することを整理します。
【会議前】準備で質とスピードを上げる
議事録作成は会議中ではなく、会議前から議事録の勝負が始まります。
① アジェンダと参加者を確認する
どの議題が最重要か、誰がキーパーソンかを事前に把握しておきましょう。名前・顔・役職が一致しない場合は事前確認が重要です。
② 関連資料を読み込み、不明点を洗い出す
前回議事録・企画書・データ資料に目を通し、理解できない用語はリストアップします。会議中に慌てないための準備をしておきましょう。
③ 議事録テンプレートを準備する
| テンプレートの項目 |
|---|
| 会議名 |
| 日時・場所 |
| 参加者 |
| 作成者 |
| アジェンダ |
| 決定事項※冒頭に配置 |
| ToDo（担当・期限）※冒頭に配置 |
| 議論の詳細（議題別） |
| 保留事項・次回予定 |
【会議中】効率よくポイントを押さえる
① 「決定事項」「ToDo」「ネクストステップ」を最優先で記録
全発言を追うのではなく、「何が決まったか」「次に誰が何をするか」を最優先で記録します。
議論の途中でも合意が形成された際には、その箇所を記録しましょう。
② 5W1Hを意識する
| 要素 | 確認すべき内容 |
|---|---|
| When | 期限・スケジュール |
| Who | 発言者・担当者 |
| What | 決定事項・タスク |
| Why | 理由・背景 |
| How | 進め方・方法 |
③ 許可を得て録音・録画を活用する
複雑な議論や正確性が求められる会議では、許可を得て録音を「メモの補助」として活用しましょう。
ただし録音があるからとメモを怠らないように注意してください。
【会議後】素早く清書し共有する
① 会議終了後、できれば1時間以内に清書
メモは「素材」に過ぎません。記憶が鮮明なうちに構造化・削ぎ落とし・文章化の3工程を進める。録音データは全部聞き直すのではなく、不確かな箇所だけをピンポイントで確認。
② 読み手視点で見直す
「分かりやすさ」は情報の網羅性より要点の明確さで決まります。冗長な表現・本筋と無関係な雑談は大胆に削除。
③ 速やかに共有し、認識齟齬を確認する
送信時のひと言添えの例：
「お疲れ様です。本日の議事録を共有します。特に『決定事項』と『ToDo』のご確認をお願いします。認識の齟齬があれば○日までにご連絡ください。」ボイスメモ×生成AIで議事録作成を効率化する
最後にAIを使った議事録効率化の方法も紹介します。
スマホ録音＋生成AIで「叩き台」を作る方法
実は、専用ツールがなくても、スマホのボイスメモ機能や会議ツールのレコーディング機能で音声を録るだけで、AIが議事録の叩き台を作ってくれます。手作業での文字起こしが不要になり、清書作業に集中できます。
手順
① 会議中にスマホのボイスメモ（またはZoom/Teamsのレコーディング）で録音
② 音声ファイルをChatGPTなどの生成AIにアップロード
③ 「この会議の音声を文字起こしして、決定事項・ToDo・議論の要点を整理した議事録を作成してください」と指示
④ 出力された叩き台を人間の目で確認・修正して完成実際に生成AIを全庁導入した静岡県庁のデジタル戦略課・木下さんは、AI活用の効果についてこう語っています。
「生成AIを使うことで、作成者の主観に左右されない客観的な視点での資料作成が可能になり、庁内で共有される資料の客観性や均一性が保たれるようになりました。」
引用：Taskhubマガジン
議事録は「誰が作っても同じ水準」であることが理想です。AIを叩き台として使うことで、個人のスキル差に左右されない、均質な議事録を組織全体で実現しやすくなります。
無料版生成AIを使う場合の注意点
ChatGPTなどの無料版・一般公開版のAIは、入力したデータがAIの学習に使われる可能性があります。
会議の内容には、顧客情報・価格・未公開の戦略情報など、社外秘の情報が含まれることも多いため、無料版に会議音声をそのままアップロードするのは慎重にする必要があります。
TaskhubならAI議事録作成まで一気通貫で完結
Taskhubは、Taskhub上で録音して、そのまま議事録作成まで自動化できます。しかも、入力されたデータはAIの学習には一切使用されないため、機密性の高い会議でも安心して使えます。
「録音する→文字起こし→議事録の叩き台作成」までをひとつのツールで完結できるため、会議後の工数を大幅に削減できます。
Taskhubの議事録機能についてはこちら
まとめ
議事録が上手い人と、そうでない人の差は、才能ではなく「やっていること」の差です。
- 会議前：ゴールを把握して、テンプレートを準備する
- 会議中：決定事項とToDoを最優先で記録する
- 会議後：30分以内に清書して、当日中に共有する
この基本サイクルを習慣にするだけで、議事録の質は大きく変わります。さらに、生成AIやTaskhubのようなツールを活用すれば、時間も労力も大幅に削減できます。
まずは今日の会議から、1つだけ試してみてください。
