「議事録を作成したけれど、誰のハンコをもらえばいいのか分からない」
「法律上、本当にハンコが必要なのだろうか？」
こういった疑問や悩みを持っている方も多いのではないでしょうか？
本記事では、議事録における印鑑の必要性について、会議の種類別のルールや具体的な押印の実務、電子化の方法について解説しました。
企業の法務コンサルティングやバックオフィス支援を行っている筆者が、会社法や登記実務に基づいた正確な情報のみをご紹介します。
迷いやすい実印と認印の使い分けや、Web会議での対応方法も分かりますので、ぜひ最後までご覧ください。
【結論】議事録への印鑑は「会議の種類」で必要性が変わる
議事録に印鑑が必要かどうかは、開催された会議が「取締役会」なのか「株主総会」なのか、あるいは一般的な「社内会議」なのかによって大きく異なります。
法律で厳格に押印が義務付けられているものもあれば、実は法律上の義務はないものの、会社の社内ルール（定款）によって押印が必要とされているケースもあります。
ここではまず、会議の種類ごとに、印鑑の必要性に関する基本的な考え方を整理して解説します。
取締役会議事録：法律で署名・押印が義務付けられている
取締役会を開催した際に作成する議事録については、会社法によって署名または記名押印が明確に義務付けられています。
具体的には、会社法第369条第3項において、取締役会の議事録には出席した取締役および監査役が署名、または記名押印をしなければならないと定められています。
これは、取締役会での決定事項が会社の経営に重大な影響を及ぼすため、誰がその決定に関与し、内容に承認を与えたかを明確にする必要があるためです。
したがって、取締役会議事録に関しては「ハンコは不要」という判断は基本的にできません。
もし押印が欠けている場合、その議事録は法的に不備があるとみなされ、後々のトラブルや登記申請が通らないといった問題に発展するリスクがあります。
取締役会議事録の署名義務に関する法的根拠は、e-Gov法令検索にて詳細を確認できます。 https://elaws.e-gov.go.jp/
株主総会議事録：法的な義務はないが定款の確認が必要
一方で、株主総会の議事録に関しては、会社法上で出席者の署名や押印の義務は定められていません。
会社法施行規則第72条では、議事録の作成と内容の記載については規定されていますが、そこにハンコを押すことまでは求められていないのです。
しかし、実務上は多くの会社で株主総会議事録に押印が行われています。
これは、会社の根本規則である「定款」において、「議長および出席した取締役は、これに署名または記名押印する」といった規定を設けているケースが非常に多いためです。
法律上の義務はなくとも、自社の定款に定めがある以上は、それに従って押印を行う必要があります。
まずは自社の定款を確認し、どのようなルールになっているかを把握することが大切です。
一般的な社内会議：法的な押印義務はなく社内規定に従う
経営会議や部長会、プロジェクトの定例会議といった一般的な社内会議の議事録については、法律による押印の義務は一切ありません。
これらの会議における議事録の形式や承認フローは、会社が独自に決めることができます。
そのため、押印が必要かどうかは、社内規定やその会議の重要度によって判断されることになります。
近年では、業務効率化やペーパーレス化の観点から、社内会議の議事録についてはハンコを廃止し、メールやチャットツールでの承認、あるいはワークフローシステム上での「承認ボタン」をもって合意とする企業が増えています。
法的リスクの少ない社内会議であれば、必ずしも物理的な印鑑にこだわる必要はなく、柔軟な運用が可能です。
そもそも議事録の正しい書き方がわからないという方は、こちらの記事を合わせてご覧ください。議事録のテンプレートも無料でダウンロードできます。
取締役会議事録における印鑑のルールと押印者
取締役会議事録への押印は法律上の義務であることをお伝えしましたが、具体的に「誰が」「どの印鑑で」押すべきかについては、細かいルールが存在します。
特に、登記申請が絡む場合や、リモートワークでWeb会議を行った場合の対応など、実務担当者が迷いやすいポイントがいくつかあります。
ここでは、取締役会議事録における具体的な印鑑のルールと、状況に応じた適切な対応方法について解説します。
出席した取締役および監査役全員の押印が必要
取締役会議事録に押印しなければならない対象者は、その取締役会に「出席した」取締役と監査役の全員です。
代表取締役だけでなく、平取締役や社外取締役、そして監査役も含まれます。
欠席した役員については、当然ながら議事録の内容を確認することができないため、押印の必要はありません。
注意が必要なのは、監査役の扱いです。
監査役設置会社においては、監査役も取締役会に出席する義務があり、議事録への押印義務も負っています。
たまに「監査役は決議に参加しないから押印しなくて良いのでは？」と勘違いされることがありますが、監査役は取締役の職務執行を監査する立場として、適正に手続きが行われたことを確認するために押印が必須となります。
原則は認印でOKだが実印が必要なケースもある
取締役会議事録に押すハンコの種類については、会社法上で「実印でなければならない」という規定はありません。
したがって、基本的には個人の認印（実印登録していない印鑑）で問題ありません。
ただし、その議事録を法務局への登記申請に使用する場合において、代表取締役が法務局に印鑑を届け出ていないケース（就任承諾書を援用する場合など）では、実印での押印と印鑑証明書の添付が求められることがあります。
また、社内の重要書類としての証拠能力を高めるために、社内規定で「役員は実印を押印すること」と定めている会社もあります。
基本は認印で構いませんが、登記手続きの内容や社内ルールによっては実印が必要になることを覚えておきましょう。
代表取締役選定時は実印と印鑑証明書が必須
取締役会議事録に実印が必須となる最も典型的なケースは、代表取締役を選定（選任）したときです。
代表取締役を選定した取締役会議事録を添付して登記申請を行う際、商業登記規則に基づき、出席した取締役および監査役の実印による押印と、それぞれの印鑑証明書の添付が必要になります。
これは、会社の代表者を決めるという極めて重要な決定において、架空の議事録が作られるのを防ぐための厳格なルールです。
ただし、変更前の代表取締役が再任される場合や、会社の実印（法務局届出印）を押印している場合など、一定の条件を満たせば他の取締役は認印でも良いという例外規定もあります。
代表交代の局面では手続きが複雑になるため、司法書士などの専門家に確認しながら進めるのが確実です。
改正商業登記規則の解説や、押印に関する実務的な取り扱いについては、こちらの資料が参考になります。 https://www.horei.co.jp/book/owabi_img/2021/kaiseikaishahou.pdf
Web会議（リモート）で開催した場合の押印対応
近年普及したWeb会議（ZoomやTeamsなど）で取締役会を開催した場合でも、議事録作成と署名・押印の義務は変わりません。
しかし、物理的に一箇所に集まっていないため、紙の議事録を回覧してハンコを集めるには郵送の手間と時間がかかります。
Web会議の議事録作成時間を大幅に短縮したい方は、ChatGPTで会議を文字起こしして議事録を作成する方法を解説した記事もおすすめです。
このような場合、実務上は以下の2つの方法がよく採られます。
ひとつは、議事録をPDFなどで作成し、電子署名（電子印鑑ではなく、法的な効力を持つ電子署名）を用いる方法です。
もうひとつは、持ち回り決議（書面決議）とは異なりますが、後日郵送等で各役員の承認印をもらう方法です。
また、政府の見解として、物理的な押印が困難な場合でも、電子署名法に準拠した電子署名を行えば、会社法上の署名または記名押印の要件を満たすと解釈されています。
電子署名法第3条に関する解釈やQ&Aについては、デジタル庁・法務省・法務省の公式資料をご確認ください。 https://www.digital.go.jp/assets/contents/node/basic_page/field_ref_resources/517ca59b-6ea4-4179-a338-8d1b51a4d40b/20210901_digitalsign_qa_01.pdf
株主総会議事録における印鑑のルールと例外
株主総会議事録は、取締役会とは異なり、会社法上は作成者の氏名記載のみで足りるとされていますが、実務ではハンコを押すことが一般的です。
これには定款の規定や、登記手続き上の要請が関係しています。
ここでは、なぜ株主総会議事録に押印するのか、そして具体的に誰のハンコが必要になるのかについて、ケースバイケースで解説します。
会社法上は不要でも「定款」で押印を定めている場合が多い
先述の通り、会社法では株主総会議事録への押印義務を明記していませんが、日本の企業の多くは定款を作成する際に、モデル定款などを参考にしています。
その一般的なモデル定款には、「議事録には議長および出席した取締役が記名押印する」という条文が含まれていることがほとんどです。
定款は会社の憲法とも言えるルールブックですので、法律で義務がなくても、定款に書いてある以上は従わなければなりません。
もし定款に押印の規定があるにもかかわらず、ハンコのない議事録を作成してしまうと、定款違反の状態となり、コンプライアンス上の問題となります。
株主総会が終わって議事録を作成する際は、必ず自社の定款の「議事録」に関する条項を確認するようにしてください。
定款に定めがある場合に押印すべき人物（議長・出席取締役）
定款の規定に従って押印する場合、対象となるのは一般的に「議長」と「出席した取締役」です。
多くの会社では、代表取締役が株主総会の議長を務めることが定款で定められています。
そのため、代表取締役（議長）と、その他の出席取締役がハンコを押すことになります。
一方で、取締役会議事録とは異なり、監査役の押印まで求めている定款は比較的少数です。
ただし、定款の内容は会社によって千差万別ですので、「出席した取締役および監査役」となっている場合は、当然監査役のハンコも必要になります。
誰のハンコが必要かは、完全に「自社の定款の書き方次第」であることを理解しておきましょう。
登記申請が必要な議事録には「会社実印（届出印）」が必要
株主総会で役員の変更や定款の変更、増資などを決議した場合、その議事録は法務局への変更登記申請の添付書類となります。
この際、議事録には原則として「会社の実印（法務局への届出印）」が押されている必要があります。
これは議事録の内容が会社として正式に作成されたものであることを証明するためです。
具体的には、議長の押印として会社実印を使用するのが一般的です。
また、議事録の作成者が代表取締役である場合には、その氏名の横に会社実印を押します。
登記に使用する議事録は、形式に不備があると法務局で受理されず、修正のために再度ハンコをもらい直すという事態になりかねないため、事前に司法書士等へ確認することをおすすめします。
迷いやすい「印鑑の種類」と「押し方」の基本マナー
議事録に押印する際、どのハンコを使えばいいのか、また失敗したときはどう修正すればいいのか、といった実務的な疑問に直面することがあります。
ハンコ文化には独自のルールやマナーがあり、間違った押し方をすると書類の信頼性を損なう可能性もあります。
ここでは、議事録作成担当者が知っておくべき、印鑑の種類や正しい押し方の基本について解説します。
議事録には実印・認印のどちらを使うべきか
前述した通り、法的に実印が必須となるケース（代表取締役選定など）を除けば、基本的には認印（個人の苗字の印鑑）で問題ありません。
しかし、議事録は会社法上の保存期間が10年と定められており、長期にわたって保管される重要書類です。
そのため、100円ショップなどで購入できる安価な印鑑（三文判）でも法的には有効ですが、企業の公式な記録としては、しっかりとした印材の認印を使用するのが好ましいとされます。
役員の方には、会社での押印用にきちんとした認印を一本用意してもらうか、あるいは会社側で役員用の印鑑を管理・保管しておくという運用を行っている企業も多く見られます。
シャチハタ（ゴム印）の使用は避けるべき理由
議事録への押印において、いわゆるシャチハタなどのスタンプ印（インク浸透印）を使用することは避けるべきです。
理由は大きく分けて2つあります。
1つ目は、インクの耐久性です。
議事録は10年間の保存義務がありますが、スタンプ印のインクは経年劣化で薄くなったり、消えてしまったりする可能性があります。
2つ目は、印面がゴムなどの柔らかい素材でできているため、押す力の強さによって印影が変形しやすく、本人の証明としての能力が低いとされる点です。
公的な書類や契約書と同様に、議事録においても朱肉を使って押すタイプの印鑑を使用するのがビジネス上の鉄則です。
複数ページになる場合の「契印（割印）」の正しい押し方
議事録が複数ページにわたる場合、それらがひとつの連続した文書であることを証明するために「契印（けいいん）」を押す必要があります。
一般的に「割印」と呼ばれることもありますが、厳密には契約書等の正本と副本にまたがって押すのが割印で、ページの綴り目に押すのは契印です。
ホッチキスで留めた冊子の場合は、見開きページの綴じ目に、署名者全員のハンコをまたがるように押します。
製本テープを使って袋とじにした場合は、裏表紙と製本テープの境目に、同様に全員分のハンコを押します。
これにより、後からページが差し替えられたり、改ざんされたりすることを防ぐ効果があります。
間違えた箇所を修正する「訂正印」のルール
議事録の内容に誤字脱字があり、ハンコを押した後に修正が必要になった場合は、「訂正印」を使って正式な手順で修正します。
修正液や修正テープを使用することは、重要書類では絶対にNGです。
正しい修正方法は、まず間違った文字を二重線で消し、その近くに正しい文字を書き込みます。
そして、その修正箇所に近い余白部分、あるいは二重線の上に被せる形で、議事録の押印者全員のハンコ（訂正印）を押します。
また、欄外に「〇文字削除、〇文字追加」と記載して、そこに全員のハンコを押す方法（捨印のような形式）もあります。
いずれにせよ、誰か一人の判断で勝手に直したのではなく、全員が修正に同意したことを示す必要があるため、修正の手間は非常に大きくなります。
議事録のハンコ業務をなくす「電子化（電子署名）」の方法
「役員が多忙でハンコをもらうのに数週間かかる」「テレワークなのにハンコのためだけに出社している」といった課題を解決するために、議事録の電子化が進んでいます。
AIを活用した業務効率化に関心がある方は、ChatGPT業務活用ガイド決定版もぜひご覧ください。
法改正により、現在では取締役会議事録や株主総会議事録を電子データで作成し、電子署名を付与することで保存することが認められています。
ここでは、議事録を電子化するメリットや具体的な方法、法的効力について解説します。
議事録の電子化・電子署名は法律的にも認められている
会社法第369条第4項および第318条第4項において、議事録は書面（紙）に代えて「電磁的記録」で作成することができると明記されています。
そして、電磁的記録で作成した場合には、署名・記名押印に代わる措置として、法務省令で定める「電子署名」を行うこととされています。
つまり、紙にハンコを押す代わりに、PDFファイルなどに電子署名を付与すれば、法的に全く問題のない正式な議事録として認められるのです。
これにより、紙の印刷、製本、郵送、押印といった物理的な作業をすべてなくすことが可能になります。
電子署名法第3条に関する解釈やQ&Aについては、デジタル庁・法務省・法務省の公式資料をご確認ください。 https://www.digital.go.jp/assets/contents/node/basic_page/field_ref_resources/517ca59b-6ea4-4179-a338-8d1b51a4d40b/20210901_digitalsign_qa_01.pdf
クラウド型電子契約サービスを活用して回覧の手間をなくす
議事録の電子化をスムーズに行うためには、クラウド型の電子契約サービス（電子署名サービス）を活用するのが一般的です。
作成した議事録のPDFファイルをクラウド上にアップロードし、押印（電子署名）が必要な役員全員にメールで通知を送ります。
役員は送られてきたリンクをクリックし、内容を確認した上で、画面上の「承認」や「署名」ボタンを押すだけで手続きが完了します。
これなら、役員が海外出張中であっても、インターネット環境さえあれば数分で署名が完了します。
回覧の順番待ちや、書類の紛失リスクもなくなり、議事録完成までのリードタイムを大幅に短縮できます。
クラウド型電子署名サービスが取締役会議事録に利用可能である旨の法務省見解については、こちらの解説記事も役立ちます。 https://shiodome.co.jp/js/blog/12591
電子署名を用いる場合の法的効力と保存要件
電子署名を用いる際には、それが「本人による署名であること」と「改ざんされていないこと」を証明できる仕組みが必要です。
多くの電子契約サービスでは、メール認証や二要素認証による本人確認と、タイムスタンプ技術による非改ざん証明を提供しており、これらは電子署名法に基づく法的効力を持ちます。
ただし、登記申請に使用する議事録を電子化する場合は注意が必要です。
法務局の登記手続きにおいては、商業登記電子認証局が発行した電子証明書など、より厳格な電子署名（マイナンバーカードを用いた署名など）が求められるケースがあるためです。
クラウドサービスの中には、この「商業登記に対応したクラウド署名」が可能なものも登場していますので、導入前に機能を確認しておくと良いでしょう。
電子署名の法的効力や利用に関する具体的なQ&Aは、総務省等が公開しているこちらの資料をご覧ください。 https://www.soumu.go.jp/main_content/000705576.pdf
議事録の印鑑に関してよくある質問
最後に、議事録の作成や押印の実務において、現場でよく挙がる質問とその回答をまとめました。
イレギュラーな事態や、判断に迷うグレーゾーンについて解説しますので、困ったときの参考にしてください。
議事録作成者が署名のみで押印しないのは有効ですか？
結論から言えば、会社法上は「署名または記名押印」とされているため、自筆のサイン（署名）があれば、ハンコ（押印）は必須ではありません。
「記名押印」とは、パソコンなどで名前を印字（記名）し、そこにハンコを押すことです。
一方、「署名」とは、本人が手書きで氏名を書くことを指します。
日本ではハンコ文化が根強いため記名押印が一般的ですが、法的には自筆署名だけでも有効性は認められます。
ただし、定款で「記名押印する」と限定されている場合は、署名だけでは定款違反になる可能性があるため、やはり定款の確認が必要です。
また、登記実務では印鑑証明書との照合が必要なケースがあるため、原則として押印を行っておくほうが無難です。
海外在住の役員がいる場合、サイン（署名）のみで良いですか？
海外在住の外国人役員などは、そもそも印鑑を持っていないことが一般的です。
このような場合、実務では「サイン（署名）」のみで対応することが認められています。
ただし、その署名が本人のものであることを証明するために、現地の公証人などが発行した「サイン証明書（署名証明書）」を議事録と合わせて保管、または登記申請時に添付する必要があります。
これを「拇印（ぼいん）」で代用しようとするケースもありますが、公的な証明力としては弱いため、重要な局面ではサイン証明書を取得するのが確実な方法です。
監査役の押印はすべての議事録に必要ですか？
取締役会議事録については、監査役も出席義務があるため、出席した監査役全員の押印が必須です。
これは、取締役の業務執行を監督するという監査役の役割上、決定プロセスを確認した証として不可欠だからです。
一方、株主総会議事録については、会社法上の義務はありませんし、定款でも監査役の押印まで求めていないケースが多いです。
したがって、全ての議事録に必要というわけではなく、「取締役会は必須、株主総会は定款次第」と覚えておくと良いでしょう。
ただし、コンプライアンス強化の観点から、自主的に全ての議事録に監査役の確認印をもらう運用にしている企業もあります。
【警告】あなたの会社は「ハンコ」で損をしている？議事録の電子化が”今すぐ”必要な決定的理由
「法律で決まっているから仕方ない」――。もし議事録のハンコについてそう思っていたら、それは会社の利益を損なう危険な思い込みかもしれません。実は、多くの企業が「なんとなく」の慣習でハンコを押し続け、膨大なコストと時間を浪費しています。ここでは、最新のデータと法的な裏付けをもとに、なぜ今すぐ「脱ハンコ」に踏み切るべきなのか、その決定的理由を解説します。
【現状】8割以上の企業がまだ「ハンコ」に縛られている
驚くべきことに、弁護士ドットコム株式会社が2024年に行った調査によると、電子契約を導入している企業であっても、約7割が議事録などの社内文書で未だにハンコを使用していることが判明しました。
多くの現場では「昔からの慣習を変えるのが面倒」「取引先に合わせている」といった理由で、思考停止的にハンコ業務が継続されています。しかし、これは単なる「手間の問題」ではありません。デジタル化が進む現代において、紙とハンコに固執することは、意思決定の遅れや、リモートワークの阻害要因となり、企業の競争力を削ぐ深刻なボトルネックとなり得ます。
引用元：
弁護士ドットコム株式会社「電子契約利用企業の実態調査」（2024年）によると、社内手続きで用いる書類において69.9%でハンコの使用実態があり、その理由として34.9%が「昔からの慣習」を挙げています。
【損失】「紙とハンコ」が抱える見えない巨大コスト
議事録を紙で作成しハンコを押すコストは、用紙代やインク代だけではありません。作成、印刷、製本、回覧、郵送、そしてファイリングして保管する――これら全ての工程にかかる「人件費」こそが最大の損失です。
実際にある企業では、契約業務や議事録を電子化したことで、年間数千万円規模のコスト削減に成功した事例もあります。さらに、紙の議事録は「検索できない」という致命的な欠点があります。過去の決定事項を確認するために、倉庫からバインダーを探し出す時間は、生産性ゼロの無駄な時間です。電子化すれば、キーワード一つで瞬時に過去のデータにアクセスでき、業務効率は劇的に向上します。
引用元：
株式会社ワンビシアーカイブズの試算によると、書面契約業務を電子化することで、人件費や郵送費を含めた年間コストを約62%削減できるケースがあると報告されています。（WAN-Sign導入効果試算より）
【真実】法務省も認める「クラウド型署名」の有効性
「電子化したいけれど、法的に大丈夫なのか不安」という声もよく聞かれます。しかし、この懸念はすでに過去のものです。
2020年、法務省はクラウドサービスを利用した「立会人型電子署名」であっても、取締役会議事録への署名として法的に有効であるという見解を明確に示しました。つまり、高価なICカードや複雑なシステムを用意しなくても、メール認証などを用いた一般的なクラウド契約サービスで、法的要件は十分に満たせるのです。
もはや「法律」は壁ではありません。唯一の壁は、社内の「変わろうとしない意識」だけなのです。
引用元：
法務省は2020年5月29日、経済界からの照会に対し、取締役会議事録への押印に代わる措置として、クラウド型（立会人型）電子署名が会社法上許容される旨の回答を行いました。（法務省 民商第134号）
まとめ
企業における議事録の作成や承認プロセスは、コンプライアンス遵守の要である一方、アナログなハンコ業務が残ることで業務効率を著しく低下させる要因となっています。
特に、法的な知識不足や社内リテラシーの問題から、電子化への移行に二の足を踏む企業は少なくありません。
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