「年次評価レポートって書き方が分からない…」
「評価の根拠や実績をうまくまとめられず、時間だけが過ぎていく…。」
こういった悩みを持っている方もいるのではないでしょうか？
本記事では、効果的な年次評価レポートの作成方法と、具体的なテンプレート例を、誰でもタスク形式で使える生成AIツール『Taskhub』を提供する弊社が実際に使っているフォーマットをご紹介します。
単なる業務の羅列ではなく、成果と成長が伝わる評価レポートの作り方について詳しく解説していきますので、ぜひ最後までご覧ください。
年次評価レポート作成プロンプトの利用ガイド
このページで紹介するプロンプトは、あくまでも参考例として作成したものです。品質を保証するものではありませんので、ご自身の用途に合わせてカスタマイズしながら最も使いやすいプロンプトを作成してみてください。
こんな人におすすめ！
- 評価の文章作成に時間がかかる人事担当者
- 部下の長所を的確な言葉で表現したい管理職
- 客観的で公平な評価文を書きたいチームリーダー
この記事のプロンプトで得られる効果
- 評価レポート作成時間を大幅に短縮できる
- 具体的で説得力のある評価コメントが作成できる
- 一貫性のある公平な評価基準で文章を作成できる
年次評価レポートの作成は、多くの管理職や人事担当者にとって大きな負担となっています。適切な言葉選び、客観性の保持、時間の確保など、様々な課題に直面することでしょう。このプロンプト集を活用することで、そうした悩みを効率的に解決し、質の高い評価レポートを作成することができます。
年次評価レポート作成におけるプロンプト活用の3つのメリット
1. 評価の一貫性と客観性の向上 🎯
年次評価レポートをプロンプトで作成することで、以下のような効果が期待できます：
- 評価基準の標準化による公平な人事評価の実現
- 感情的な判断を抑制し、事実に基づいた評価文の作成
- 評価者による表現のブレを最小限に抑制
2. 作成時間の大幅な短縮と生産性向上 ⏱️
プロンプトを活用することで、次のような業務効率化が可能です：
- テンプレート化された文章生成による作業時間の削減
- 過去の優良な評価文例の効率的な再利用
- 複数の評価対象者のレポートを効率的に作成
3. 具体的で建設的なフィードバック提供 💡
プロンプトを活用することで、以下のような質の向上が見込めます：
- 具体的な改善ポイントの明確化
- 定量的な実績と定性的な評価のバランスの取れた記述
- キャリア開発につながる建設的な提案の充実
これらのメリットにより、人事評価プロセスの効率化と質の向上を同時に実現できます。
年次評価レポート作成プロンプトのご紹介
# 命令
以下の要件に基づいて、年次評価レポートを作成してください。
# 対象者
{評価対象者の名前}
{部署名}
{役職}
{評価期間}
# 必要事項
1. 業績評価
- 主要な成果と達成度
- 数値目標の達成状況
- プロジェクトの遂行状況
2. 能力評価
- リーダーシップ
- チームワーク
- 専門性
- 問題解決能力
3. 行動評価
- 会社の価値観との整合性
- イニシアチブ
- コミュニケーション能力
# 意識すること
- 具体的な事例を含める
- 数値データを活用する
- 客観的な評価を心がける
- 改善点と強みを明確に示す
- 建設的なフィードバックを提供する
# ターゲット
例：
1. 新任マネージャーとして初めて部下を評価する管理職
2. 複数の部下の評価を効率的に行いたい部門長
3. 客観的な評価基準を設定したい人事部担当者
4. 成長支援を重視した評価を行いたいチームリーダー
5. 評価面談の準備を進める現場マネージャー
# 用途
例：
- 年次の人事評価実施
- キャリア開発計画の策定
- 昇進・昇格の判断材料
- 給与改定の根拠資料
- 部門間での評価基準の統一年次評価レポート作成プロンプトの実行例を3つ紹介
それではプロンプトが上手く機能した実例を見てみましょう。ご自身の活用イメージをより膨らませてみましょう。前述のプロンプトテンプレートを、以下のテーマに沿って記入しました：
- 業績評価の客観的な分析
- 目標達成度の定量的な評価
- 次年度への改善提案
例1：営業部門の年次評価レポート
アウトプット：
対象期間：2023年度
部門：法人営業部
主要成果：
- 年間売上目標120%達成
- 新規顧客獲得数 前年比+35%
- 顧客満足度調査 4.2/5.0
改善ポイント：
- 商談成約率のさらなる向上
- デジタルマーケティングとの連携強化例2：製品開発部門の実績評価
アウトプット：
期間：2023年度
重点プロジェクト達成状況：
- 新製品開発3件完了（目標比100%）
- 特許出願5件（目標比125%）
- 開発コスト 予算内で完了
次年度への課題：
- 開発サイクルの短縮
- 市場ニーズの早期把握体制の構築例3：人事部門の年間評価
アウトプット：
評価期間：2023年度
主要KPI達成状況：
- 従業員満足度 78%（目標75%）
- 研修プログラム完了率 95%
- 離職率 5%（前年7%から改善）
戦略的優先事項：
- リーダーシップ開発プログラムの拡充
- ハイブリッドワーク制度の最適化
これらのアウトプット例を参考に、各部門や状況に応じてカスタマイズしながら活用することができます。
年次評価レポート作成をChatGPTで効率化する際の3つの注意点
1. データの機密性と情報セキュリティの確保
年次評価レポートには、個人情報や企業の機密情報が含まれることが多いため、ChatGPTへの入力時には以下の点に注意が必要です：
- 個人を特定できる情報は必ず匿名化する
- 機密性の高い数値データは、比率や範囲で置き換える
- 企業の重要な戦略情報は一般的な表現に置き換える
2. 評価基準と目標設定の明確化
ChatGPTに適切なレポートを生成させるために、以下の情報を明確に指定する必要があります：
- 業績評価の具体的な指標（KPI）
- 達成目標と実績の数値データ
- 評価期間における重要なプロジェクトや取り組み
- 会社固有の評価基準やフレームワーク
3. 出力内容の検証とカスタマイズ
ChatGPTが生成した内容は、以下の観点で必ず確認とカスタマイズが必要です：
- 事実関係の正確性
- 評価の一貫性と公平性
- 企業の評価方針との整合性
- フィードバックの建設性
これらの注意点を踏まえることで、ChatGPTを活用した年次評価レポートの作成をより効果的に行うことができます。
ChatGPTで年次評価レポートを作成する際のプロンプトのまとめ
昨今、生成AIの活用が企業の業務効率化に大きな変革をもたらしています。特に年次評価レポートのような定型業務において、その効果は顕著です。
この記事で紹介したプロンプトを活用することで、年次評価レポートの作成時間を大幅に短縮し、より質の高いアウトプットを実現することができます。
より効率的にプロンプトを活用したい方には、Taskhubがおすすめです。Taskhubは200種類以上の実用的なAIタスクを搭載した生成AI活用プラットフォームで、年次評価レポートの作成をはじめとする様々な業務効率化を実現します。
Azure OpenAI Serviceを基盤とした安全性と、日本初のタスク型インターフェースによる使いやすさを兼ね備え、導入後すぐに効果を実感できます。また、AIコンサルタントによる手厚いサポート体制も整っているため、安心して利用を開始できます。
この記事で紹介したプロンプトをコピーして、すぐにTaskhubで活用してみましょう。より詳しい活用方法や事例については、Taskhubのサービス概要資料を無料でダウンロードいただけます。
