「ビジネスメールを書くときに、どんな言葉を使えば良いのかわからない…」
「何度も書き直して時間だけがかかってしまう…。」
そんな悩みを抱えている方は多いのではないでしょうか？
本記事では、『Taskhub』を提供する弊社が実際に使用しているユニークなテンプレートをご紹介します。このテンプレートを使用することで、効率的に質の高いビジネスメールを書くことができます。
きっと役に立つと思いますので、ぜひ最後までご覧ください。
ビジネスメール作成プロンプトの利用ガイド
こんな人におすすめ！
- 営業職の方
- ビジネスメールを頻繁に活用し、顧客とのコミュニケーションを向上させたい方。
- 提案書やフォローアップのメールを効果的に作成したいと考えている方。
- マーケティング担当者
- 顧客へのメールキャンペーンを成功させ、ブランドの効果的な訴求を考えている方。
- メールの内容をターゲットに合わせたものにし、開封率や返信率を高めたい方。
- 人事部のスタッフ
- 求職者や社員とのコミュニケーションを円滑にし、プロフェッショナルな印象を与えたい方。
- 採用プロセスや内部コミュニケーションで効率的かつ効果的なメールを書く必要がある方。
この記事のプロンプトで得られる効果
- プロフェッショナルなメールの作成
- 適切な言葉遣いと構成で、受け手に信頼感を与えるメールが書けるようになります。
- 効率的なメールコミュニケーションの実現
- 時間を節約しながら、効率的にメッセージを伝えるスキルを身につけることで、業務効率が向上します。
- コミュニケーションの質向上
- 受け手との信頼関係を築き、より深い理解とスムーズなやりとりを促進します。
このプロンプトを活用することで、ビジネスメールに関する悩みが軽減され、業務効率化やコミュニケーションの質向上が期待できます。
それでは実際のプロンプトを見ていきましょう。
ビジネスメール作成にプロンプトを活用するメリット3選
ビジネスコミュニケーションにおいて、メールは依然として主要な役割を果たしています。最近のテクノロジーの発展により、この日常的なツールを新たに活用する方法が注目されています。その一つが「ビジネスメールをプロンプトとして活用する」方法です。本記事では、この手法がビジネスの現場でどのようなメリットをもたらすのかを具体的に解説していきます。
1. 時間の節約と効率化
ビジネスメールをプロンプトとして活用することで、業務の効率化が期待できます。例えば、AIを利用して定型文や過去のメール内容を瞬時に生成し、返信を書く時間を大幅に短縮できます。これにより、社員は他の重要業務に集中でき、全体の生産性が向上します。
時間はビジネスの世界では非常に貴重な資源です。効率的なメール運用は、それを有効に活用する手段となりえます。
2. コミュニケーションの一貫性向上
メールプロンプトを利用するもう一つの大きなメリットは、コミュニケーションの一貫性を保てる点です。プロンプトがあることで、全社員が同様のフォーマットやトーンでメールを送信でき、企業全体で統一感のあるメッセージを発信することが可能です。
特に顧客対応やクライアントとのやり取りにおいて、この一貫性は信頼を築くための重要な要素です。顧客は会社が一体となって対応しているという印象を持つことで、安心感と信頼感を得ることができます。
3. 学習とフィードバックの強化
最後に、ビジネスメールをプロンプトとして活用することで、社員のトレーニング効果が高まるという利点があります。AIは過去のメールを分析し、最適な返信例を提案します。このプロセスを通じて、不確実な状況でも適切に対応するスキルが自然と身につきます。
さらに、フィードバック機能を利用すれば、メールの質やトーンについての改善点を即座に確認することができ、社員個々の成長をサポートします。
結論として、ビジネスメールをプロンプトとすることは、業務プロセス全体の改善を促進します。効率性の向上、コミュニケーションの一貫性、そして学習機会の提供など、これらのメリットを活かすことで、ビジネスの成功をより確実なものとすることができます。
ビジネスメール作成プロンプトのご紹介
#命令
今回は、{ビジネスメール}を現場で活用できるシーンに合わせて、プロンプトに則って{ビジネスメール}を行なってもらいます。
#意識すること
* 以下の内容は必ず含めること
* 具体的な説明文（状況に応じて必要な文字数を算出して）
* 必要に応じて見出しを自ら生成して見出しに応じてテキストを生成して
* ビジネスメールを求めている人をペルソとしてを具体的に20文字程度で5個出力する→プロンプト活用事例はプロンプトに合わせて完成まで完結させるため文字数は問わない。）
* 自然な日本語を意識する。
* 難しい言葉は使わない
#ターゲット
＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝
状況に応じて入力してください
＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝
#用途
＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝
プロンプト活用の背景・状況に応じて入力してください
＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝ビジネスメール作成プロンプトの実行例を3つ紹介
それではプロンプトが出力した実例を見てみましょう。ご自身の活用イメージをより膨らませてみましょう。
前述のプロンプトテンプレートの命令文に、以下の「入力プロンプト」を入力し、実行しました。
例1: クライアントへの提案送付
入力プロンプト
- クライアントへのサービス提案書を送付するメールを作成してください。このプロンプトをご紹介したプロンプトに記載しています。
アウトプット
件名: [貴社名]向け提案書のご送付
本文:
[クライアント担当者様名],
お世話になっております。[自社名]の[あなたの名前]です。この度は、貴社のニーズに沿ったサービス提案書をご用意いたしました。添付ファイルをご確認いただけますと幸いです。
是非ご検討のほど、よろしくお願い申し上げます。
[あなたの名前]
例2: 新規プロジェクトの開始連絡
入力プロンプト
- 新しいプロジェクトが始まりますので、関係者に開始の連絡メールを送信してください。このプロンプトをご紹介したプロンプトに記載しています。
アウトプット
件名: 新規プロジェクト「[プロジェクト名]」の開始について
本文:
チーム各位,
お疲れ様です。[あなたの名前]です。新規プロジェクト「[プロジェクト名]」が正式にスタートいたしましたので、お知らせいたします。本プロジェクトの詳細は添付資料をご覧ください。
スムーズな進行のため、全員のご協力をお願い申し上げます。
[あなたの名前]
例3: ミーティング後のフォローアップ
入力プロンプト
- 本日のミーティングのフォローアップとして、参加者に内容をまとめたメールを送信してください。このプロンプトをご紹介したプロンプトに記載しています。
アウトプット
件名: 本日のミーティングのフォローアップ
本文:
参加者各位,
お疲れ様です。[あなたの名前]です。本日のミーティングにご参加いただき、ありがとうございました。以下にて議事録を共有いたしますので、ご確認ください。
次回のミーティングでお会いできるのを楽しみにしております。
[あなたの名前]
ビジネスメール作成プロンプトを活用する際の3つの注意点
ビジネスメールは企業間のコミュニケーションにおいて極めて重要な役割を果たします。その一方で、メールをプロンプト（指示や要求）として使用する際には慎重な対応が求められます。ここでは、ビジネスメールをプロンプトとして活用する際の具体的な注意点を3つ挙げ、説明します。
1. 明確な目的を持つ
ビジネスメールにおけるプロンプト活用での最初の注意点は、メールの目的を明確にすることです。漠然とした指示では受け手に混乱を招くだけでなく、必要な行動を促すことができません。メールを送信する前に、受取人に何をしてもらいたいのか、そしてその結果どうなることを期待しているのかをはっきりと伝える必要があります。
ポイント
- 具体性を持たせる: 「商品のレビューをお願いします」といった曖昧な指示の代わりに、「新製品についてのレビューを書き、来週の水曜日までにフィードバックを送ってください」と具体的に記載しましょう。
2. 正確な情報提供
情報が不正確だと受取人の対応が遅れたり、誤解を招いたりする可能性があります。メールには必要な詳細を適切に含めることで、受取人が求められる行動を正しく理解し、迅速に対応できるようにします。これには、データや事実の精査、フォーマットの整合性などが含まれます。
ポイント
- 確認作業: メールを送る前に、事実関係を再度確認し、必要に応じて関連する資料やリンクを添付すると良いです。これによって正確な情報に基づいた判断を促します。
3. 適切なトーンとマナー
ビジネスメールのプロンプトは、受取人に対して迅速な対応を期待するものであるため、適切なトーンとマナーを保つことが重要です。過度に命令的であったり、曖昧な指示を含んでいると不快感を与え、必要なアクションに対する反応が悪くなる可能性があります。
ポイント
- ポライトネス: 丁寧な言葉遣いや、感謝の意を示すフレーズを適切に使用することで、受取人が快く指示に基づいて行動するよう促します。「お忙しいところ申し訳ございませんが、ご対応をお願い申し上げます」といった文を使用することで、敬意を表しつつ指示を伝えることが可能です。
ビジネスメールをプロンプトとして活用する際には、これらの注意点を考慮することで、効果的かつ円滑なコミュニケーションを図り、ビジネスニーズに合致する結果を得ることができます。お互いに信頼を築き、明確な指示を通じて効率的な業務遂行を目指しましょう。
ChatGPTでビジネスメール作成をするプロンプトのまとめ
生成AI技術の進化が進む中、企業のデジタルトランスフォーメーション（DX）や業務の効率化において、生成AIの役割はますます重要性を増しています。
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Taskhubは、メールの作成や議事録の生成、画像からの文字起こしなど幅広い業務をサポートします。さらに、Azure OpenAI Serviceを基盤とした堅固なセキュリティを提供しています。
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