「タスク管理リストは必要だと分かっているけど、何から始めていいか分からない…。」
「手書きやExcelで作ってみたけど、続かなくて挫折してしまった…。」
こういった悩みを持っている方もいるのではないでしょうか？
本記事では、誰でも簡単に始められるタスク管理リストの作成方法と、効率的な運用のコツを、誰でもタスク形式で使える生成AIツール『Taskhub』を提供する弊社がご紹介します。
タスク管理の初心者の方から、より効率的な管理方法を探している方まで、きっと役立つ情報が見つかるはずです。ぜひ最後までご覧ください。
タスク管理リスト作成プロンプトの利用ガイド
提供するプロンプトは一例であり、必ずしも期待通りの結果を保証するものではありません。ご自身の業務内容や目的に応じてカスタマイズを行い、最適なプロンプトを見つけ出していただければ幸いです。
こんな人におすすめ！
- タスクが多すぎて優先順位が付けられない会社員の方
- 期限管理に悩むプロジェクトマネージャーの方
- 日々のToDoリスト作成に時間を取られる個人事業主の方
このプロンプトで得られる効果
- タスクの整理・分類が効率的に行える
- 優先順位付けが明確になり、重要な作業に集中できる
- 期限管理が容易になり、納期遅れを防止できる
タスク管理の悩みの多くは、「整理の仕方がわからない」「優先順位の判断に迷う」「期限管理が曖昧になる」といった点にあります。このプロンプトを活用することで、これらの課題を効率的に解決し、生産性の向上につなげることができます。
それでは実際のプロンプトを見ていきましょう。
タスク管理をChatGPTで効率化！プロンプト活用で実現する3つのメリット
1. 柔軟な優先順位付けとデッドライン管理の実現
ChatGPTのプロンプトを活用することで、タスクの優先度やデッドラインを考慮した効率的なタスク管理が可能になります。
- タスクの重要度と緊急度を自動で分析
- プロジェクトの期限に応じた最適なスケジュール提案
- ToDoリストの自動整理と優先順位の最適化
2. カテゴリー別の体系的なタスク整理
プロンプトを使用することで、複雑なタスクを効率的に整理・分類できます。
- 仕事/プライベート/趣味などの明確な区分け
- プロジェクト単位でのタスクのグルーピング
- サブタスクの自動生成による詳細な作業分解
3. 進捗管理と振り返りの効率化
定期的なタスクの進捗確認や振り返りをプロンプトで自動化できます。
- 完了タスクと未完了タスクの可視化
- タスクの達成率の自動計算
- 次のアクションプランの提案機能
これらのメリットを活用することで、より効果的なタスク管理が実現できます。
タスク管理リスト作成プロンプトのご紹介
#命令
タスク管理リストの作成をお願いします。以下の条件に従って、実用的で効果的なタスク管理リストを作成してください。
#意識すること
- タスクの優先順位を明確にする
- 期限を具体的に設定する
- 実行可能な粒度に分解する
- 進捗状況が把握しやすい形式にする
- シンプルで理解しやすい表現を使用する
#必要事項
- タスク名
- 期限
- 優先順位
- 担当者
- 進捗状況
- 備考欄
#用途
例：
- 日常的な業務管理
- プロジェクト進捗管理
- 締め切り管理
- チームメンバーのタスク配分
- 個人の目標管理
タスク管理リストは、上記の要素を含め、見やすく実用的な形式で作成してください。表形式を推奨しますが、状況に応じて最適な形式を選択してください。タスク管理リスト作成プロンプトの実行例を3つ紹介
それではプロンプトの実例を見てみましょう。ご自身の活用イメージをより膨らませてみましょう。
前述のプロンプトテンプレートの命令文に、以下の入力プロンプトを記入し、実行しました。1. 引越し準備のタスク管理
入力プロンプト:
「1ヶ月後の引越しに向けて必要なタスクリストを作成してください。優先度と期限付きで出力してください。」
アウトプット:
引越し準備タスクリスト
最優先（2週間以内）
- □ 新居の契約書類の確認と署名
- □ 引越し業者の選定と予約
- □ 現在の賃貸契約の解約手続き
優先（3週間以内）
- □ 各種住所変更手続きの準備
- □ 不要品の仕分けと処分
- □ 梱包資材の購入
通常（4週間以内）
- □ 電気・ガス・水道の切り替え手続き
- □ インターネットの契約変更
- □ 荷造りの開始2. プロジェクト管理用タスク
入力プロンプト:
「新規ウェブサイト立ち上げプロジェクトのタスクリストを、担当者と期限付きで作成してください。」
アウトプット:
ウェブサイト立ち上げタスクリスト
Phase 1: 企画（Week 1-2）
- □ サイトマップ作成 @田中 [期限: 8/1]
- □ コンテンツ企画 @山田 [期限: 8/5]
- □ デザインコンセプト策定 @佐藤 [期限: 8/10]
Phase 2: 制作（Week 3-4）
- □ ワイヤーフレーム作成 @佐藤 [期限: 8/15]
- □ コンテンツ作成 @山田 [期限: 8/20]
- □ デザイン制作 @鈴木 [期限: 8/25]
Phase 3: テスト（Week 5）
- □ 動作確認 @全員 [期限: 8/30]
- □ 最終チェック @田中 [期限: 9/1]3. 日常的なタスク管理
入力プロンプト:
「平日の仕事と家事のタスクリストを、時間帯別に作成してください。」
アウトプット:
平日タスクリスト
朝（6:00-9:00）
- □ ゴミ出し（火・金）
- □ 朝食準備
- □ メール確認
日中（9:00-17:00）
- □ 優先業務対応
- □ 定例ミーティング
- □ 報告書作成
夕方～夜（17:00-22:00）
- □ 買い物
- □ 夕食準備
- □ 翌日の準備
週次タスク
- □ 掃除（土曜日）
- □ 洗濯（水・日）タスク管理リストをChatGPTで作成する際の3つの重要ポイント
1. 具体的な期限と優先順位を明確に指定する
タスク管理において最も重要なのは、期限と優先順位の設定です。ChatGPTにプロンプトを入力する際は、以下のように明確に指定しましょう。
例：
「以下の条件でタスク管理リストを作成してください：
- 期限：1週間以内
- 優先度：高/中/低で分類
- カテゴリー：仕事/プライベート」これにより、効率的なタスク管理が可能になり、生産性の向上につながります。
2. タスクの詳細度と進捗管理方法を具体化する
漠然としたタスク設定では、実行段階で混乱が生じやすくなります。
以下のポイントを含めてプロンプトを作成することを推奨します：
- サブタスクへの分解
- 所要時間の見積もり
- チェックポイントの設定
- 進捗状況の記録方法
これにより、より実践的なタスク管理リストが作成でき、目標達成までの道筋が明確になります。
3. 定期的な見直しと更新を促す仕組みを組み込む
タスク管理は作成して終わりではありません。以下の要素をプロンプトに含めることで、より効果的な管理が可能になります：
- 週次/月次のレビュー時期の設定
- タスクの完了基準の明確化
- 優先順位の変更可能性の考慮
- 進捗状況の可視化方法
このように定期的な見直しの仕組みを組み込むことで、より実効性の高いタスク管理が実現できます。
以上の3つのポイントを意識してプロンプトを作成することで、より効果的なタスク管理リストを作成することができます。特に「タスク管理」「リスト作成」「プロジェクト管理」「生産性向上」といった要素を意識しながら、実践的で使いやすいリストを作成していくことが重要です。
ChatGPTでタスク管理リストを作成する際のプロンプトのまとめ
生成AI技術の発展により、ビジネスシーンでのAI活用が加速度的に広がっています。しかし、多くの企業では「どのように活用すればいいのか分からない」「セキュリティ面が不安」といった課題を抱えているのが現状です。
そんな中で注目を集めているのが、生成AI活用プラットフォーム「Taskhub」です。Taskhubは、200種類以上の実用的なAIタスクを搭載した、日本初のタスク型インターフェースを採用したサービス。メール作成、議事録作成、画像からの文字起こしなど、ビジネスで必要な様々なタスクをAIがサポートします。
特筆すべき点として以下が挙げられます：
- 直感的なインターフェースで誰でも簡単に操作可能
- Azure OpenAI Serviceを採用した高度なセキュリティ
- AIコンサルタントによる手厚い導入・運用サポート
- 導入後すぐに効果を実感できる即効性
プロンプトエンジニアリングの知識がなくても、すぐに業務効率化を実現できるTaskhubの活用事例や詳細な特徴については、サービス概要資料から確認することができます。AI活用に興味のある方は、ぜひ無料でダウンロード可能な資料をご覧ください。
